Інформаційні панелі та звіти Excel: створіть свою першу зведену таблицю

Зведена таблиця в Excel дозволяє витрачати менше часу на підтримку інформаційних панелей і звітів і більше часу на інші корисні речі. Жодна утиліта у всьому Excel не дозволяє досягти цієї ефективної моделі даних краще, ніж зведена таблиця.

Щоб створити першу зведену таблицю, виконайте наведені нижче дії.

Клацніть будь-яку клітинку всередині свого джерела даних — таблиці, яку ви використовуватимете для подачі зведеної таблиці.

Виберіть вкладку «Вставка» на стрічці. Тут знайдіть піктограму зведеної таблиці, як показано на цьому малюнку. Виберіть зведену таблицю зі спадного списку під значком.

Це активує діалогове вікно Створення зведеної таблиці, як показано на цьому малюнку. Як бачите, у цьому діалоговому вікні потрібно вказати розташування вихідних даних і місце, куди потрібно розмістити зведену таблицю.

Зверніть увагу, що в діалоговому вікні «Створення зведеної таблиці» Excel намагається заповнити діапазон ваших даних. У більшості випадків Excel розуміє це правильно. Однак завжди переконайтеся, що вибрано правильний діапазон.

Ви також помітите на малюнку, що розташування за замовчуванням для нової зведеної таблиці — Новий робочий лист. Це означає, що ваша зведена таблиця буде розміщена на новому аркуші в поточній книзі. Ви можете змінити це, вибравши параметр Існуючий робочий аркуш і вказавши аркуш, на якому потрібно розмістити зведену таблицю.

Натисніть кнопку OK.

На цьому етапі у вас є порожній звіт зведеної таблиці на новому аркуші. Поруч із порожньою зведеною таблицею ви побачите діалогове вікно «Поля зведеної таблиці», показане на цьому малюнку.

Ідея полягає в тому, щоб додати потрібні поля в зведену таблицю за допомогою чотирьох зон, що знаходяться в списку полів зведеної таблиці — фільтри, стовпці, рядки та значення. Досить приємно, що ці зони випадання відповідають чотирьом областям зведеної таблиці, які ви розглядаєте на початку цього розділу.

Якщо клацання зведеної таблиці не активує діалогове вікно «Поля зведеної таблиці», ви можете активувати його вручну, клацнувши правою кнопкою миші в будь-якому місці всередині зведеної таблиці та вибравши Показати список полів.

Тепер, перш ніж ви почнете скидати поля в різні зони викидання, важливо задати собі два запитання; «Що я вимірюю?» і «Як я хочу це побачити?» Відповіді на ці запитання дають вам певні вказівки, коли визначатимете, які поля куди містити.

Для вашого першого звіту зведеної таблиці ви хочете виміряти продажі в доларах за ринками. Це автоматично повідомляє, що вам потрібно буде працювати з полями «Сума продажів» і «Ринок».

Як ти хочеш це побачити? Ви хочете, щоб ринки йшли вниз ліворуч у звіті, а сума продажів розраховувалась поруч із кожним ринком. Пам’ятаючи чотири області зведеної таблиці, вам потрібно буде додати поле «Ринок» до зони вилучення «Рядки», а поле «Сума продажів» — до зони вилучення «Значення».

Установіть прапорець Ринок у списку, як показано на цьому малюнку.

Тепер, коли у вашій зведеній таблиці є регіони, настав час додати продажі в доларах.

Установіть прапорець Сума продажу у списку, як показано на цьому малюнку.

Якщо вибрати нечисловий прапорець (текст або дата), це поле автоматично розміщується в області рядків зведеної таблиці. Якщо вибрати числовий прапорець, це поле автоматично розміщується в області значень зведеної таблиці.

Що станеться, якщо вам знадобляться поля в інших областях зведеної таблиці? Ну, замість того, щоб встановлювати прапорець поля, ви можете перетягувати будь-яке поле безпосередньо до різних зон перенесення.

Ще одна річ: коли ви додаєте поля до зон вилучення, вам може бути важко побачити всі поля в кожній зоні вилучення. Діалогове вікно Поля зведеної таблиці можна розгорнути, клацнувши та перетягнувши межі діалогового вікна.