Імпортуйте нову спеціальну таксономію в SharePoint Online Term Store

Як система керування вмістом, SharePoint Online надає чудові звичайні можливості керування метаданими через Term Store. Якщо ваша організація використовує таксономію для впорядкування даних, ви можете просто використати те, що у вас є, імпортувавши свою спеціальну таксономію до Term Store.

Якщо ви малий бізнес, використання таксономії для позначення вмісту може означати краще управління тим, як речі описуються у вашій компанії, а також допомогти побудувати соціальну структуру або вашу організацію.

Наприклад, скажімо, що ви вимагаєте від користувачів SharePoint ввести певну інформацію про файли, які вони завантажують до бібліотеки документів. Вони повинні ввести назву, автора, підрозділ, аудиторію та тему для кожного файлу. Ви можете використовувати таксономію, щоб, коли користувач вводить метадані в поле Аудиторія, він міг вибирати з ключових слів, які вже є в Сховище термінів, наприклад Внутрішнє або Зовнішнє.

Якщо користувач вибирає Внутрішнє, на вибір відображаються додаткові параметри, залежно від того, чи внутрішня аудиторія призначена для керівників чи менеджерів. У розділі "Тема" користувачі можуть вибрати ключові слова, наприклад, HR, Legal або IT. Ви також можете дозволити користувачам вводити власні ключові слова для опису теми.

Коли ви бачите, що часто використовувані ключові слова з’являються, це може сигналізувати вам, як адміністратору SharePoint Online, перемістити ці ключові слова в основний набір термінів. Мало того, це може спонукати вашу організацію почати думати про створення нової назви для продукту відповідно до того, які слова найкраще описують його для ваших людей і що ці слова означають для них.

Щоб імпортувати спеціальну таксономію до Term Store, виконайте такі дії:

Натисніть «Сховище термінів» на навігаційній панелі ліворуч у Центрі адміністрування SharePoint Online.

Переконайтеся, що ваше ім’я вказано в розділі «Адміністратори магазину термінів».

У розділі Зразок імпорту на правій панелі натисніть Переглянути зразок файлу імпорту.

Завантажте файл значень, розділених комами (.csv), і внесіть до нього зміни в Excel, щоб він відповідав своїй таксономії.

У Excel розташуйте терміни в ієрархії до семи рівнів.

Збережіть файл у вихідному форматі .csv.

Повернувшись до магазину термінів із Центру адміністрування SharePoint Online, наведіть курсор на групу, куди потрібно завантажити набір термінів, а потім клацніть стрілку, що з’явиться праворуч, щоб відобразити додаткові команди.

Виберіть Імпортувати новий набір термінів.

У вікні Імпорт набору термінів натисніть кнопку Огляд.

Перейдіть до файлу .csv, який ви зберегли на кроці 5, виберіть файл і натисніть кнопку Відкрити.

Ви повернетеся до вікна імпорту набору термінів.

Натисніть кнопку OK.

Ви повернетеся на портал Центру адміністрування SharePoint Online, де ви побачите набір термінів, який ви щойно імпортували, у списку під групою, яку ви вибрали на кроці 6.