Імпортуйте електронну таблицю як список у SharePoint 2010

У вас уже є дані в електронній таблиці, які ви хочете стати списком SharePoint 2010? Ви на півдорозі! Перш ніж почати, переконайтеся, що ви зробили наступне:

• Очистіть список. Переконайтеся, що ваш список виглядає як таблиця, без порожніх стовпців або рядків.

• Переконайтеся, що у вашому списку є заголовки. Усі стовпці повинні мати заголовок стовпця.

• Переконайтеся, що дані ваших стовпців узгоджені. Наприклад, якщо стовпець містить коментар у тому, що інакше було б стовпцем дати, видаліть текст.

• Переконайтеся, що ваш перший рядок репрезентує решту даних. SharePoint читає цей перший рядок і робить припущення щодо інформації в цьому стовпці. Ось приклад чистої електронної таблиці, готової до імпорту.

  

SharePoint шукає, на його думку, перший текстовий стовпець і використовує його як поле псевдоназви (основне поле в списку, до якого приєднано меню «Редагувати»).

Тому спробуйте розмістити текстове поле з унікальними даними в позиції першого стовпця. На жаль, якщо вашим унікальним полем є число, наприклад серійний номер, це може викликати проблеми. Щоб обійти проблему, створіть список, скопіюйте та вставте дані з електронної таблиці.

Хорошим прикладом першого стовпця є унікальне ім’я людини або елемента, наприклад Назва події.

Поганим прикладом першого стовпця є категорія пункту чи відділу співробітника.

Щоб імпортувати електронну таблицю до спеціального списку:

Виберіть Дії сайту→ Переглянути весь вміст сайту.

Інші параметри включають посилання «Переглянути весь вміст сайту» на панелі інструментів швидкого запуску або посилання «Створити параметр» у меню «Дії сайту».

Виберіть команду «Створити», а потім виберіть параметр «Імпортувати таблицю» з категорії «Список» і натисніть кнопку «Створити».

У текстовому полі Ім’я введіть назву для свого списку.

Дотримуйтесь умов імен для імен списків: тримайте їх короткими та видаляйте пробіли.

(Необов’язково) У текстовому полі Опис введіть опис списку.

Натисніть кнопку «Огляд», перейдіть до електронної таблиці, виберіть її та натисніть кнопку «Імпорт».

З’явиться діалогове вікно із запитом, як позначено ваш діапазон. За замовчуванням — Діапазон таблиці, але інші параметри — Іменований діапазон або Діапазон комірок. Якщо ви не назвали свій діапазон в Excel або не задали як таблицю, виберіть параметр Діапазон комірок.

Якщо ви вибрали параметр «Діапазон комірок», клацніть поле «Вибрати діапазон» у діалоговому вікні, а потім клацніть електронну таблицю та виділіть потрібний діапазон.

Натисніть кнопку Імпорт у діалоговому вікні.

Після імпортування електронної таблиці перевірте типи стовпців, які вибрав SharePoint. Зазвичай SharePoint передбачає текст, номер і дату. Ви можете змінити деякі текстові поля на Вибір, Так/Ні тощо.

Не вистачає терпіння створювати всі власні стовпці один за одним, але у вас також немає поточного списку в іншому форматі? Створіть електронну таблицю із заголовками стовпців і принаймні одним рядком даних, а потім імпортуйте цю електронну таблицю та змініть властивості стовпців за потреби.