Як імпортувати завдання з Microsoft Outlook

Корпорація Майкрософт надає просту у використанні функцію імпорту, яка переносить створені вами в Outlook завдання в Project 2013. Після того, як ви почнете думати про те, що має бути виконано в проекті, завдання починають нагадувати розведення кроликів; те, що може початися як ряд простих завдань у Outlook, часто стає повноцінним проектом. Ось тут і приходить імпорт.

Функція імпорту завдань Outlook, по суті, є картою імпорту, яка попередньо налаштована для роботи з полями завдань Outlook. Щоб імпортувати завдання Outlook у Project, виконайте наведені нижче дії.

Відкрийте план, у який потрібно вставити завдання, або відкрийте новий проект (виберіть «Файл»→ «Новий», натисніть «Пустий проект» і натисніть «Створити»).

Перейдіть на вкладку «Завдання» на стрічці, клацніть нижню частину (зі стрілкою вниз) кнопки «Завдання» в групі «Вставка» та натисніть «Імпортувати завдання Outlook».

Якщо з’явиться попередження Microsoft Outlook, натисніть Дозволити.

З’явиться діалогове вікно Імпорт завдань Outlook.

Установіть прапорець біля кожного завдання, яке потрібно імпортувати, або натисніть кнопку Вибрати все, щоб імпортувати всі завдання Outlook.

За замовчуванням Outlook зберігає завдання в папці «Завдання». Вибір прапорця Папка: Завдання — це ще один спосіб вибрати всі завдання в Outlook.

Натисніть кнопку OK.

Завдання імпортуються, а потім відображаються в кінці списку завдань із підсвічуванням змін.

Коли ви імпортуєте завдання з Outlook, імпортуються також його назва, тривалість та примітки (якщо є). Якщо завдання в Outlook не має тривалості, а ви встановили автоматичний розклад як режим завдання проекту, Project створює завдання з приблизним одноденним періодом часу.

Вставка гіперпосилань

Ви можете вставити гіперпосилання в структуру проекту, що забезпечує зручний спосіб швидкого відкриття іншого проекту, іншого файлу будь-якого типу або веб-сторінки.

Ви можете вставити гіперпосилання та створити завдання, яке можна використовувати для представлення термінів або витрат іншого проекту чи підпроекту в плані, оскільки інформація про терміни та вартість не передається з проекту з гіперпосиланням. Гіперпосилання частіше використовуються для посилань на документацію для існуючого завдання, таку як технічна документація, припущення або зовнішня інформація.

Щоб вставити гіперпосилання на інше в проект, виконайте такі дії:

Введіть назву нового завдання в порожню клітинку імені завдання.

Клацніть правою кнопкою миші клітинку імені нового завдання, для якої потрібно відобразити завдання з гіперпосиланням.

Виберіть Гіперпосилання.

З’явиться діалогове вікно Вставити гіперпосилання.

У полі «Текст для відображення» введіть текст, який має відображатися для гіперпосилання.

Переконайтеся, що в цьому тексті чітко вказано, яка інформація узагальнюється.

У області Посилання на клацніть піктограму Існуючий файл або веб-сторінку.

Ви можете посилатися на будь-який документ або на веб-сторінку.

У списку Шукати в знайдіть і виберіть файл, до якого потрібно вставити гіперпосилання.

Натисніть кнопку OK.

Текст посилання буде вставлено, а в полі «Індикатор» з’явиться символ гіперпосилання. Ви можете просто клацнути цей символ посилання, щоб відкрити інший файл.

Вставлення одного проекту в інший

Ви також можете вставляти завдання з одного проекту в інший. Ви робите це, вставляючи весь існуючий проект в інший проект. Вставлений проект є підпроектом. Цей метод корисний, коли різні члени проектної групи керують різними фазами більшого проекту.

Можливість збирання підпроектів в одному місці дозволяє створити загальний розклад, з якого ви можете переглядати в одному місці всі частини більшого та складнішого проекту.

Якщо ви вставляєте кілька підпроектів, створіть пул ресурсів, які ви зробите доступними для всіх підпроектів для узгодженості призначення ресурсів.

Виконайте такі дії, щоб вставити інший файл проекту до розкладу:

У поданні діаграми Ганта виберіть у списку завдань завдання, над яким потрібно вставити інший проект.

Виберіть «Проект»→ «Підпроект».

Команда Підпроект знаходиться в групі Вставити.

За допомогою панелі навігації та списку файлів знайдіть файл, який потрібно вставити, і клацніть його, щоб вибрати його.

Якщо ви хочете зв’язати інший файл, щоб будь-які оновлення відображалися в копії проекту, який ви вставляєте, переконайтеся, що прапорець Посилати на проект встановлено.

Натисніть кнопку Вставити, щоб вставити файл.

Вставлений проект з’являється над завданням, яке ви вибрали під час початку процесу вставки.

Завдання найвищого рівня вставленого проекту з’являється на рівні завдання, яке ви вибрали під час вставлення проекту, а всі інші завдання під ним у порядку структури. Якщо потрібно, скористайтеся інструментами «Відступ» і «Відступ» на панелі інструментів «Форматування», щоб розмістити вставлені завдання на належному рівні в проекті.