Як імпортувати дані в Access 2016

Якщо ви хочете, щоб база даних, в якій ви розміщуєте дані, замінила джерело в Access 2016, то імпортуйте. Це варіант для вас, якщо ви створюєте базу даних Access, щоб замінити стару електронну таблицю, яка більше не відповідає вашим потребам. Також імпортуйте, якщо вихідні дані надано стороннім постачальником у форматі, відмінному від формату Access.

Наприклад, припустимо, що ви щомісяця отримуєте дані про продажі з касового апарату від стороннього постачальника у форматі електронної таблиці. Access — чудовий інструмент для створення звітів, тому ви можете імпортувати дані в Access і використовувати його інструменти звітності для створення звітів.

Нижче наведено кроки для імпорту або зв’язування джерел даних із базою даних Access:

1 Відкрийте базу даних Access, яка містить імпортовані дані.

Ви повинні побачити вкладку Зовнішні дані.

2 Натисніть вкладку Зовнішні дані на стрічці.

На стрічці з’явиться група кнопок «Імпорт і посилання».

Кожна кнопка пов’язана з майстром, який проведе вас через процес:

Поширені формати файлів, такі як Excel або Text (позначені як текстовий файл), мають власні кнопки.

Ви можете знайти менш поширені формати файлів за допомогою кнопки Більше.

3 Натисніть кнопку, яка відповідає формату вашого файлу.

На екрані з’явиться діалогове вікно «Отримати зовнішні дані», яке стосується вибраного формату файлу.

4Використовуйте кнопку «Огляд», щоб вибрати джерело даних, яке потрібно імпортувати або зв’язати з Access.

Зазвичай це файл. Це також може бути сайт SharePoint або папка Outlook.

Якщо вам не подобається вводити імена файлів, натисніть кнопку Огляд, щоб знайти файл.

5 Виберіть спосіб зберігання даних.

Тут ви вказуєте Access, чи імпортувати чи пов’язувати дані. Ви можете посилатися на всі формати файлів, крім XML.

6 Виконайте решту кроків у діалоговому вікні «Отримати зовнішні дані».

З цього моменту кроки залежать від формату даних, який ви імпортуєте. Уважно дотримуйтесь підказок. Найгірше, що може статися, це те, що ви отримаєте імпортовану (або пов’язану) таблицю, повну тарабарщини. Якщо так, перевірте формат вихідного файлу.

Наприклад, якщо джерелом є текстовий файл, і ви отримуєте брехню, вам може знадобитися підтвердити, що текстовий файл був збережений як файл із роздільниками (за допомогою символу — наприклад, коми — між полями). Також можливо, що вихідний файл має неправильний формат (наприклад, ви можете подумати, що це таблиця Excel, але це не так).

Якщо ви плануєте часто імпортувати файли цього типу або посилатися на них, установіть прапорець «Зберегти кроки імпорту». (Прапорець буде розташовано на останньому екрані майстра.) Після того, як ви поставте прапорець, вам буде запропоновано ввести назву для імпорту.

7Група «Імпорт» на вкладці «Зовнішні дані» на стрічці містить кнопку «Збережені імпорти». Ви можете використовувати цю кнопку, щоб викликати збережені імпорти та запускати їх так часто, як вам заманеться.

Щоб повторно запустити збережений імпорт, джерела даних мають залишатися у своїх початкових місцях із оригінальними назвами.