Як фільтрувати дані в Access 2016

Іноді вам потрібно побачити групу записів, які мають спільне значення в одному полі в Access. Можливо, всі вони перераховують конкретне місто, певну посаду або всі продукти мають однакову вартість. Завжди готовий допомогти, Access містить спеціальний інструмент для цієї мети: команду «Фільтр».

Фільтр використовує ваші критерії та відображає всі відповідні записи, створюючи міні-таблицю лише тих записів, які відповідають вашим вимогам. Це як миттєвий запит без усієї роботи та планування. Звичайно, він не такий гнучкий або потужний, як запит, але це все, що вам потрібно, коли ви шукаєте досить просту відповідь.

Інструмент «Фільтр» з’являється в розділі «Сортування та фільтрування» на вкладці «Головна» стрічки, і ви можете вибрати такий простий фільтр:

• Фільтр

• Відбір

• Розширений фільтр за формою

• Розширений фільтр/сортування

• Перемкнути фільтр

Кожен тип фільтрів виконує однакову основну функцію, але дещо по-різному. Параметр «Розширений фільтр/сортування», який можна знайти, натиснувши кнопку «Додатково», відкриває вікно, у якому ви можете створити запит — вибрати таблиці та поля для фільтрації, встановити критерії для використання фільтра під час пошуку конкретних записів тощо.

Фільтри працюють у таблицях, формах і запитах. Хоча ви можете застосувати фільтр до звіту, фільтрація звітів може бути непростим завданням. Звичайно, те, що ви прочитали тут, можна застосувати до цього процесу, якщо ви захочете спробувати це самостійно. І те, що ви навчитеся застосовувати до таблиці, також можна застосувати під час роботи із запитами та формами.

Фільтрування за вмістом поля

Головна команда «Фільтр» дозволяє фільтрувати записи, щоб ви переглядали лише записи, які відповідають певним критеріям. Припустимо, наприклад, що ви хочете побачити всі записи для людей, які живуть у певному місті. Ось як це зробити:

У таблиці, яка вас цікавить, клацніть маленький трикутник на назві поля для поля, яке потрібно відфільтрувати (у цьому випадку місто).

Access відображає спливаюче меню.

Не клацайте правою кнопкою миші заголовок у верхній частині стовпця (там, де вказано місто). Клацнувши правою кнопкою миші, відобразиться інше спливаюче меню, наповнене чудовими речами, які ви можете зробити з цим стовпцем таблиці.

Фільтрування одного поля на основі записів цього поля.

Якщо ви хочете пропустити деякі записи зі свого фільтра, зніміть їх галочки у спливаючому меню.

Ви також можете

• Зніміть галочки з окремих записів.

  або

• Зніміть прапорець Вибрати все, щоб зняти прапорці з усіх елементів.

Зніміть усі прапорці, щоб ви могли легко перевірити лише ті записи, чиї відповідні записи ви хочете побачити. Після перевірки всіх записів ви побачите всі записи.

Поставте галочки біля тих записів, які ви хочете використовувати при створенні фільтра для поля.

Access здійснює пошук у вибраному полі та відображає лише ті записи, які відповідають критеріям фільтра.

Натисніть кнопку OK.

Відображаються всі записи, які відповідають встановленим критеріям (за допомогою перевірених елементів). Це може бути кілька записів, багато записів або лише один.

Щоб повернутися назад і переглянути всі вихідні (невідфільтровані) записи, ви можете або

• Натисніть кнопку «Перемкнути фільтр» у розділі «Сортування та фільтрування» на стрічці, щоб видалити останній застосований фільтр.

  або

• Знову клацніть крихітний трикутник назви поля та виберіть Очистити фільтр із імені поля.

  Якщо ви не пам’ятаєте, які поля ви відфільтрували, ви можете визначити їх за невеликим символом воронки, що з’являється поруч із назвою поля в поданні таблиці.

Уся таблиця, заповнена записами, повертається до перегляду.

Фільтрувати за вибором

Команда «Вибір» є найпростішою з команд «Сортування та фільтрування». Припускається, що ви знайшли один запис, який відповідає вашим критеріям. Використання фільтра «Вибір» схоже на те, щоб схопити когось із натовпу й вигукнути: «Гаразд, усі, хто тут схожий на цього хлопця, вишикуйтеся».

Наприклад, уявіть, що ви хочете знайти всіх волонтерів, які живуть у Лендісвіллі. Ви можете використовувати фільтр Вибір таким чином:

Клацніть поле, яке містить інформацію, яку потрібно знайти.

У даному випадку це поле Місто.

Прокручуйте список, поки не знайдете поле, яке буде відповідним прикладом для вашого фільтра.

Клацніть, щоб вибрати значення, яке ви шукаєте, клацніть правою кнопкою миші клітинку, що містить виділення, а потім виберіть Дорівнює будь-якому . (У цьому випадку це буде дорівнює Landisville.) Ви також можете вибрати клітинку, а потім натиснути кнопку «Вибір» на вкладці «Головна» (у розділі «Сортування та фільтр»), щоб отримати доступ до того самого списку варіантів.

Access миттєво відобразить таблицю, що містить лише записи, що відповідають вибору.

Access показує лише ті записи, які відповідають критерію Фільтрувати за вибором.

Після завершення використання фільтра натисніть кнопку «Перемкнути фільтр» на панелі інструментів.

Ваша таблиця або форма повертаються до свого звичайного відображення.

На цьому етапі гри ви можете зберегти список усього, що відповідає вашому фільтру. На жаль, простота та зручність використання фільтра тепер знову переслідують вас. Щоб назавжди записати відфільтрований пошук, вам потрібно створити запит.

Ви також можете скористатися меню «Фільтр», яке показує параметри сортування та список перевірених значень полів. Коли ви відобразите спливаюче меню, зніміть прапорець Вибрати все, а потім виберіть значення, яке потрібно шукати. Потім виберіть Текстові фільтри з того самого спливаючого меню. Той самий список параметрів (дорівнює, не дорівнює, починається з тощо) з’являється у вигляді спливаючого меню, і ви можете зробити свій вибір.

Фільтр за формою

Ви можете посилити пошук, використовуючи додаткові фільтри, щоб відсівати небажані збіги, але це вимагає маси додаткових зусиль. Щоб простіше виділити групу записів відповідно до значень у кількох полях, спробуйте Фільтрувати за формою.

Фільтр за формою використовує більше ніж один критерій для просіювання записів. У певному сенсі це схоже на простий запит. Він настільки схожий на запит, що ви навіть можете зберегти свій Фільтр за критеріями форми як повноцінний запит!

Припустимо, наприклад, що вам потрібен список усіх співробітників вашої компанії, які працюють у певному відділі та мають певну посаду. Ви можете виконати два фільтри вибору (у полях Відділ і Посада, використовуючи як приклад базу даних співробітників) і записати результати кожного, щоб отримати свій список, або ви можете виконати лише один пошук за допомогою Фільтрувати за формою і переглянути всі записи, які відповідають вашим критеріям (на основі їх записів у кількох таблицях) за один крок.

Щоб скористатися фільтром за формою, виконайте такі дії:

На вкладці «Домашня сторінка» стрічки натисніть кнопку «Додатково» в розділі «Сортування та фільтр».

З’явиться меню.

У меню виберіть «Фільтрувати за формою».

Таблиця замінюється одним рядком клітинок, по одній під заголовком кожного поля у вашій таблиці.

Клацніть порожню клітинку під назвою поля для першого стовпця, який потрібно відфільтрувати.

Використовуйте смуги прокрутки, щоб перевести стовпець на екран, якщо він вимкнений праворуч і його не видно.

Стрілка вниз переходить до стовпця, який ви натискаєте.

• Зазвичай Access відображає кнопку зі стрілкою вниз біля першого поля в таблиці.

• Якщо ви раніше використовували команду «Фільтр» із таблицею, Access поміщає кнопку зі стрілкою вниз в останнє поле, яке ви відфільтрували.

  

  Фільтр за формою пропонує сітку та розкривні списки для встановлення критеріїв для кожного поля.

Натисніть стрілку вниз, щоб побачити список значень, які містить поле.

У спадному списку відображаються всі унікальні значення в полі.

У списку значень клацніть значення, яке потрібно використовувати в цьому фільтрі.

Наприклад, якщо ви виберете Лендісвілл зі спадного списку в полі «Місто», «Лендісвілл» переміститься в стовпець «Місто». Access автоматично додає цитати — на одну деталь менше, яку потрібно запам’ятати!

Щоб додати інший параметр фільтра для вибраного поля, натисніть вкладку Або в нижньому лівому куті таблиці.

З’явиться нове вікно «Фільтрувати за формою», у якому можна додати альтернативну умову пошуку. Access також пропонує вкладку або в нижньому лівому куті дисплея.

Команда «Фільтрувати за формою» любить відповідати на прості запитання, наприклад «Покажи мені всіх волонтерів, які живуть у Ланкастері». Він також надає відповіді на більш складні запитання, як-от «Покажіть мені всі записи, які містять Th у полі AvailableDays і хто має Landisville у полі City», і легко виконує обидві завдання.

Щоб поставити більш складне запитання (наприклад, «Покажіть мені всіх волонтерів у Ланкастері, яким подобається збір коштів»), потрібен запит.

Натисніть вкладку Або, щоб додатково визначити критерії.

Для кожного додаткового поля, яке потрібно відфільтрувати, натисніть вкладку Або й повторіть кроки з 3 по 6.

У цьому прикладі друге поле, яке потрібно відфільтрувати, — це VolunteerInfo, а збір коштів було введено в поле поля.

Коли ви закінчите вводити всі критерії для фільтра, натисніть кнопку Перемкнути фільтр.

Access знаходить усіх волонтерів, яким подобається збір коштів, на основі фільтрації двох полів таблиці.

Остання думка про фільтр за формою:

Хоча ви можете стати фантазією, додавши пошукові запити або до душі, відслідковувати свої творіння стає дуже важко. Перш ніж зайти занадто далеко , нагадайте собі, що запити працюють краще, ніж фільтри, коли запитання стають складними.

Коли ви закінчите працювати зі своїм фільтром, натисніть кнопку Перемкнути фільтр. У цей момент ваша таблиця повертається до нормального стану (або, принаймні, до нормального стану таблиць даних).

Скасування фільтрації у формі

Що ви робите, коли помилково вводите критерії? Або коли ви вирішите, що дійсно не хочете включати Lancaster у свій фільтр відразу після того, як ви натиснули Lancaster? Немає проблем — на допомогу приходить команда Clear Grid!

Коли ви натискаєте команду «Очистити сітку» (знаходиться в меню «Додатково» розділу «Сортування та фільтр»), Access очищає всі записи в сітці «Фільтрувати за формою» і надає вам гарне, чисте місце, щоб почати знову.

Відфільтруйте, виключивши виділення

Фільтр Вибір також можна використовувати для виключення певних записів. Це чудово підходить для випадків, коли ви хочете на короткий час приховати купу записів, які мають унікальний атрибут (конкретний штат, місто або поштовий індекс).

Ось як зробити так, щоб фільтр вибору виключав записи для вас:

Прокручуйте таблицю, доки не знайдете значення, яке потрібно виключити.

Клацніть правою кнопкою миші поле, що містить значення, а потім виберіть «Не дорівнює ______» (де пробіл означає значення, яке ви клацнули правою кнопкою миші) у меню, що з’явиться.

Записи, які відповідають вибраному вами значенням, не заважають, щоб ви могли зосередитися на записах, які вас дійсно цікавлять.

Одним клацанням миші Access приховує всіх волонтерів, у яких значення в полі «Статус» має значення «Проспективний».

Ви також можете натиснути кнопку «Вибір» (у розділі «Сортування та фільтр» на вкладці «Головна») і вибрати в меню «Не дорівнює». Ви також помітите команди Містить і Не містить. Вони зручні для відбракування записів, які мають щось спільне, наприклад, конкретне слово або число в них. Ви також можете комбінувати фільтри, виключаючи не лише (наприклад) потенційних волонтерів, а й потенційних волонтерів, які живуть у певному місті чи штаті.