Як усунути 10 проблем Common Access 2019

Ось десять найпоширеніших проблем Microsoft Access та їх вирішення. Не втрачайте надію, якщо вашої проблеми немає в цьому списку. Швидше за все, якщо у вас виникла проблема, хтось уже стикався з нею і знайшов рішення. Тому Інтернет є цінним ресурсом.

Це просто ненормально — нормалізація порожніх таблиць Access

Одна з найскладніших речей (але найважливіша під час створення бази даних) - це правильно побудувати структури таблиць. Цей процес відомий як нормалізація. Правильно нормалізована база даних ніколи не повинна мати лише одну таблицю, що містить зайву інформацію. Розгляньте наступну таблицю:

Ви бачите зайву інформацію? Ви маєте право. Це ім’я та адреса клієнта. Що викликає надмірність? Знову правильно! Це два номери телефону клієнта Джонса. Правильним способом нормалізації цієї таблиці було б розділити її на дві таблиці — одну для імені та адреси клієнта, а другу — для номерів телефонів. Це позбавило б необхідності повторювати другий запис Джонса в таблиці Customers.

Якщо у вас виникли проблеми з нормалізацією порожніх таблиць, заповніть кожну таблицю п’ятьма-десятьма записами. Перегляд таблиць з даними зазвичай полегшує виявлення проблем нормалізації.

Ось як розпочати нормалізацію таблиць:

Перегляньте кожну таблицю так, як вона зараз структурована.
Ви повторюєте будь-яку інформацію без потреби (як ви бачили з адресою та іменем клієнта раніше)?

Якщо у вас дублюється інформація, визначте, чому ви її повторюєте (наприклад, кілька телефонних номерів для одного клієнта).

Розбийте одну таблицю на дві таблиці, щоб усунути надмірність.

Повторюйте кроки з 1 по 3 для кожної таблиці, доки не буде усунено надлишковість.

Ви можете виявити, що поділ однієї таблиці на дві все ще не усуває всі надмірності в таблиці. У цьому випадку продовжуйте розділяти таблиці, доки не зникне надлишковість.

Ви вводите 73.725, але Access змінює його на 74

Автоматичне заокруглення може вивести з вас денне світло, але виправити це легко. За замовчуванням Access налаштовує всі числові поля на прийом довгих цілих чисел. Як ви, можливо, пам’ятаєте зі своїх шкільних математичних днів, ціле число — це від’ємне або додатне ціле число. Щоб врахувати десяткові дроби, ви змінюєте налаштування розміру поля, щоб воно приймало десяткові дроби. Ось як:

Відкрийте таблицю в режимі конструктора, а потім клацніть поле, яке не співпрацює.

На вкладці «Загальні» області «Властивості» в нижній частині екрана клацніть поле «Розмір поля».

Натисніть стрілку вниз у кінці поля, а потім виберіть Одинарний, Подвійний або Десятковий зі спадного меню, що з’явиться.

Збережіть таблицю, і ваша проблема автоматичного округлення закінчена.

Щоб отримати докладні відомості про різницю між одиничним, подвійним і десятковим розмірами полів, натисніть клавішу F1, перебуваючи у полі властивостей «Розмір поля». Екран «Довідка» містить детальний опис кожного розміру поля, чисел, які воно зберігатиме, і обсягу місця, зарезервованого для цього розміру. Для використання довідкової системи Access вимагає підключення до Інтернету.

Слова, які вони змінюють, — проблеми з автозаміщенням Access

Іноді ці «корисні» функції в Access можуть стати неприємністю. Одна з таких функцій називається автозаміщення. Можливо, ви знайомі з Microsoft Word, де це часто є чудовою річчю. Проте бази даних часто містять абревіатури, номери деталей тощо. Автозаправка може мати польовий день з такими «словами». Ви можете навіть не усвідомлювати цього, вводячи свої дані.

У вас є два варіанти вирішення цієї проблеми.

• Скасуйте ефекти автозаправки в міру їх появи. Натисніть Ctrl+Z відразу після того, як автозаправка пошкодила введення даних. Access повертає дані до того, як ви їх ввели. На жаль, щоб це спрацювало, ви повинні помітити, що Access змінив те, що ви ввели.
• Повністю вимкніть автовиправлення. Щоб вимкнути автозаміщення, виконайте такі дії:

1. Натисніть вкладку Файл у верхньому лівому куті екрана Access.

2. Натисніть кнопку Параметри в меню внизу ліворуч на екрані.

З’явиться діалогове вікно Параметри Access.

3. Натисніть Перевірка зі списку ліворуч.

З’являться ваші варіанти перевірки.

4. Натисніть кнопку Параметри автозаправки.

З’явиться діалогове вікно автозаправки.

5. Зніміть деякі або всі прапорці у діалоговому вікні «Автозаміна».

Ви можете вимкнути деякі або всі функції автозаміщення, залежно від того, що автозаміна робить, щоб дратувати вас зараз. Зніміть прапорець «Замінювати текст під час введення», якщо ви більше не хочете, щоб Access «виправляв» ваші «орфографічні помилки».

6. Натисніть OK двічі, щоб зберегти зміни.

Тепер ви можете вводити текст вашої проблеми правильно, без втручання автозаправки, і залишити його таким, яким ви його ввели.

Був, а тепер його немає — випадкове видалення даних у Access

Протягом багатьох років ви, напевно, багато чули: «База даних видалила мій запис!» Що ж, у мене є для вас новини: база даних нічого не робить, якщо ми, люди, не керуємо нею. І люди можуть зробити кілька помилок:

• Випадкове видалення: існує кілька способів випадкового видалення запису. Зазвичай натискається комбінація клавіш для видалення, наприклад Ctrl+– (видалити запис) або Ctrl+X (вирізати).

Команда «Скасувати» (Ctrl+Z) не відмінить видалення запису.

• Помилка даних: запис може видаватися видаленим, якщо хтось ненавмисно змінить особливо важливу частину інформації. Наприклад, припустимо, що відповідний запис містить дату замовлення 15.12.19, і хтось ненавмисно змінює дату на 15.12.09. Дата замовлення не відповідає очікуванням, тому може здатися, що запис видалено.
• Якщо помилка даних призводить до того, що запис видалено, існує кілька можливих виправлень, як описано в наступних розділах.

Скасувати

Не панікуйте. Перш ніж робити щось інше, натисніть Ctrl+Z. Це команда Скасувати. Якщо запис повернеться, вам пощастило. Скасувати скасування помилок при введенні даних, які можуть призвести до того, що запис видалено. Однак це спрацює лише в тому випадку, якщо ви Скасуєте відразу після помилки введення даних.

Пошук зниклого запису

Якщо ви спробуєте виконати команду «Скасувати», а запис не повертається, все ще є ймовірність, що помилка введення даних приховала його, помістивши його там, де ви не очікуєте. Відкрийте таблицю, яка містила запис, і знайдіть її іншим способом, ніж зазвичай. Шукайте щось незвичайне на подібних записах. Ось кілька прикладів:

• Якщо ви зазвичай шукаєте замовлення за датою, шукайте за клієнтом. Перевірте, чи існує замовлення, подібне до відсутнього, для цього клієнта і чи має незвичайну дату (скажімо, той самий місяць і день, що й замовлення, але з неправильним роком).
• Спробуйте переглянути всі замовлення на відповідну дату, щоб переконатися, що клієнт у кожному замовленні правильний. Можливо, клієнта ненавмисно змінили на відсутнє замовлення.

Відновлення з резервної копії

Якщо ви ніде не можете знайти запис, скопіюйте запис із резервної копії файлу бази даних.

Це рішення працює лише в тому випадку, якщо ви створили резервну копію бази даних з моменту початкового додавання запису. Якщо ви створюєте резервну копію вночі і запис було введено в той же день, коли він зник, цей запис не буде у вашій резервній копії.

Ви запускаєте запит Access, але результати є неочікуваними

Написання запитів - це вид мистецтва. Навіть експерти час від часу ламають. Нижче наведено кілька поширених рішень для неочікуваних результатів запиту:

• Перевірте критерії на точність. Для того, щоб ваш запит перетворився на помилку, достатньо лише одного неправильного натискання клавіші. Перевірте свої критерії на наявність орфографічних або синтаксичних помилок, а потім знову запустіть запит.
• Спробуйте властивість Unique Values. Ви коли-небудь бачили дві копії кожного запису в результатах свого запиту, коли очікували лише одного? Швидке виправлення часто відбувається завдяки використанню властивості Unique Values. Ця властивість повідомляє Access вже припинити подвоєння — і, якщо результати запиту містять групу точних дублікатів, повернути лише один рядок із групи. Ось як використовувати цю властивість:

1. Відкрийте проблемний запит у поданні конструктора.

З’явиться вкладка Дизайн на стрічці.

2. Натисніть кнопку Аркуш властивостей у групі Показати/Приховати стрічку на вкладці.

Вікно аркуша властивостей відкривається праворуч від сітки запиту.

3. Клацніть у сірій області між списками полів у верхній половині сітки запиту.

Тепер на аркуші властивостей мають відображатися властивості запиту. (Подивіться прямо під рядком заголовка аркуша властивостей, щоб підтвердити це.)

4. Клацніть рядок Унікальні значення на аркуші властивостей.

У кінці рядка «Унікальні значення» з’явиться стрілка спадного списку.

5. Виберіть Так зі спадного списку та запустіть запит.

Подвоєння повинно зникнути.

• Виправте логіку вибору. Жонглування купою з’єднань І та АБО в запиті може швидко зіпсувати навіть найвитриваліших дизайнерів баз даних.
• Виправити зв’язки між таблицями. Якщо результати запиту показати шлях занадто багато записів, і запит використовує два або більше таблиці, неналежні відносини (звані також приєднується) є імовірною причиною.
• Перевірте типи зв’язків таблиць. Якщо ваш запит включає дві або більше таблиць, і ви отримуєте менше записів, ніж очікували, ймовірною причиною є неправильні зв’язки між таблицями. Наприклад, якщо у вас є база даних замовлень і виконується запит із переліком усіх клієнтів та їхніх замовлень, за замовчуванням ви побачите лише тих клієнтів, які зробили замовлення. Щоб побачити всіх клієнтів, незалежно від того, зробили вони замовлення чи ні, виконайте наведені нижче дії.

1. У режимі конструктора клацніть правою кнопкою миші об’єднання (лінію, що з’єднує дві таблиці) і виберіть «Властивості об’єднання» у меню, що з’явиться.

2. Перегляньте пропоновані типи об'єднань і виберіть той, який каже щось на кшталт «Включити ВСІ записи з «Клієнтів» і лише ті записи з «Замовлення», де об'єднані поля рівні».

Фактичний текст, який ви бачите, відрізняється залежно від назв ваших таблиць. Щоб запитувати шанувальників, це називається зовнішнім з’єднанням. Дуже круто.

3. Натисніть OK і запустіть запит.

Тепер ви повинні мати всі записи з таблиці «Клієнти», незалежно від того, чи є відповідні записи в таблиці «Замовлення».

Якщо ваш запит включає кілька критеріїв, кілька обчислюваних полів і численні зв’язки, спробуйте розбити завдання на кілька менших кроків, а не намагатися вирішити проблему відразу. Покроковий підхід дозволяє зосередитися на кожній частині за раз, переконавшись, що кожен працює ідеально, перш ніж переходити до наступного.

Якщо ваш запит все одно не працює, що б ви не робили, попросіть когось ще подивитись. Я часто годинами працював над складною проблемою запиту, показував її комусь іншому і чув ці чарівні слова: «Це просто. Просто зроби це». І проблема вирішена. Поновлення погляду на проблему часто вирішує її швидко.

Страшне діалогове вікно параметра в Access

У певний момент, відкриваючи запит, форму або звіт, ви побачите діалогове вікно параметра, якщо ви не хочете бачити діалогове вікно параметра. Ви кидаєте руки в повітря і проклинаєте всесвіт? Звичайно, ні! Кожного разу, коли ви несподівано бачите діалогове вікно параметра (ви можете встановити його навмисне), це означає, що Access не може знайти поле, на яке посилається ні форма, ні звіт, ні запит за формою чи звітом. Скажіть, що проблема в звіті. Щоб усунути неполадки, почніть із запиту за звітом. Відкрийте цей запит у поданні таблиці та подивіться, чи отримуєте ви параметр. Якщо ви так, то яке поле він просить? Це поле є полем, яке Access не може знайти. Отже, перемістіть запит у режим дизайну та знайдіть стовпець із полем, яке Access не може знайти. Проблемне поле зазвичай є обчислюваним полем, яке посилається на інші поля. Чи правильно написано ім’я кожного поля та таблиці? Якщо ні, виправте орфографічні помилки. Чи має бути кожне поле в таблиці? Наприклад, якщо ваш довідник читається Замовлення. Прізвище, а поле Прізвище є в таблиці Клієнти, виправте помилку, ввівшиКлієнти.Прізвище .

Якщо запит виконується без параметра, проблема в звіті. Отже, відкрийте звіт у поданні конструктора та перевірте кожен елемент керування у звіті, який прив’язаний до поля. Якщо Access не може знайти одне з полів, які має відображатися, він помістить зелений трикутник у верхньому лівому куті елемента керування. Перевірте кожен зелений трикутник. Якщо ви знайшли зелений трикутник, перевірте правопис поля, на яке посилається елемент керування. Наприклад, якщо елемент керування має відображати Прізвище (без пробілу), а посилання в елементі керування говорить Прізвище (пробіл), тоді видаліть пробіл, щоб елемент керування у звіті відповідав імені поля із запиту. Також перевірте основний запит звіту, щоб підтвердити, що в запиті вибрано поле проблеми.

Найповільніша база даних Access у місті

База даних Access може опинитися на спільному диску компанії, тому вона доступна всім, хто її потребує. Проблема розміщення всієї бази даних Access на спільному диску полягає в тому, що вона часто працює повільно на робочій станції кожного користувача (це модне слово для окремого комп’ютера). Ви також, ймовірно, зіткнетеся з помилками, якщо кілька людей спробують використовувати базу даних одночасно. Скарги починають надходити, і ви не знаєте, що робити.

Рішення цієї проблеми полягає в розділенні файлу бази даних Access на два окремих файли:

• Передній план: містить усі об’єкти бази даних, крім таблиць

Передня частина знаходиться на робочій станції користувача.

• Задня частина: містить лише таблиці

Задня частина знаходиться на спільному сервері.

Передня частина пов’язана з таблицями у задній частині.

Все, чим ви насправді ділитеся, — це дані, тому дані — це все, що має бути на спільному диску. Налаштувавши речі таким чином, єдина інформація, яка повинна передаватися по мережі, — це дані, які запитує користувач. Така настройка значно прискорює роботу бази даних і дозволяє кільком користувачам вводити та редагувати дані одночасно.

Розділити набір даних не так складно, як ви думаєте. Access робить це швидко за допомогою майстра розщеплення баз даних. Щоб розділити базу даних, виконайте наведені нижче дії.

Створіть резервну копію бази даних, яку потрібно розділити.
Якщо щось піде не так (малоймовірно, але ви ніколи не можете бути занадто безпечними, коли справа доходить до даних!), ви можете спробувати ще раз із резервною копією.

Якщо необхідно, перемістіть базу даних, яку потрібно розділити, до папки на спільному диску.
Цей крок дозволяє програмі Database Splitter правильно налаштувати посилання на таблицю.

Відкрийте файл бази даних, який потрібно розділити зі спільної папки.
Перш ніж продовжувати, переконайтеся, що у вас є резервна копія цієї бази даних. Також переконайтеся, що всі об’єкти бази даних закриті.

Перейдіть на вкладку Інструменти бази даних на стрічці.
На стрічці з’явиться група «Перемістити дані». Він містить кнопку під назвою Access Database.

Натисніть кнопку Access Database.
З’явиться діалогове вікно майстра розщеплення баз даних.

Натисніть кнопку Розділити базу даних і дозвольте майстрові зробити свою справу.
Вам буде запропоновано ввести ім’я файлу бази даних. Введіть ім’я, сядьте і дивіться, як веселощі розгортаються на ваших очах.

Скопіюйте інтерфейсний файл (оригінальний файл, який ви розділили) на робочу станцію кожного користувача.
Попросіть користувачів відкрити файл зі своїх робочих станцій — і подивіться, як вони дивуються покращеній швидкості бази даних! Ти герой. Так!

У вас немає спільного диска або ви хочете позбутися його? Ви все одно можете мати декілька користувачів у своїй базі даних одночасно, розмістивши свої дані в хмарі.

Ваш файл бази даних Access такий великий, як будинок

З часом ви помітите, що ваш файл бази даних стає все більше і більше. Це є результатом видалення об’єктів і записів з часом. Якщо, наприклад, ви створюєте запит, а потім видаляєте його, оскільки він більше не потрібен, Access автоматично не видаляє простір, зайнятий цим запитом, із файлу бази даних. Те ж саме стосується записів. Коли ви видаляєте записи з таблиці, місце, яке ці записи займали у файлі бази даних, залишається. Згодом розмір файлу може стати в чотири або п’ять разів більшим, необхідним для зберігання даних та об’єктів у ньому.

Чому вас має турбувати, якщо розмір файлу збільшується? Ось дві причини:

• Менший файл бази даних працює швидше. Продуктивність є ключовим компонентом для задоволених користувачів бази даних. Ви хочете, щоб ваші форми завантажувалися швидко, а запити та звіти працювали якомога швидше.
• База даних, що регулярно згортається, є більш стабільною. Якщо база даних використовується часто, регулярне ущільнення допомагає запобігти пошкодженню файлів і таблиць.

Команда «Ущільнити та відремонтувати» видаляє надлишки. Рекомендується регулярно згущувати свою базу даних (зазвичай добре один раз на тиждень). Завжди ущільнюйте його після будь-яких змін дизайну. Ось як:

Відкрийте роздуту базу даних і клацніть вкладку Інструменти бази даних на стрічці.
Група Інструменти з’являється в самому лівому куті стрічки.

У групі Інструменти клацніть на кнопці Стиснути та відновити базу даних.
У рядку стану (нижній правій частині екрана) відображається панель перебігу, яка сповіщає вас про те, як просувається компактний процес. Коли індикатор перебігу зникне, ущільнення завершено — і у вас залишиться набагато кращий (швидший і стабільніший) файл бази даних. Якщо ви розділили свою базу даних, не забудьте ущільнити як зовнішні, так і внутрішні файли.

Хочете, щоб файл бази даних ущільнювався щоразу, коли ви його закриваєте? Виконайте такі дії:

Натисніть вкладку Файл на стрічці.

Натисніть кнопку Параметри доступу на панелі меню внизу ліворуч на екрані.
З’явиться діалогове вікно Параметри Access.

У списку ліворуч натисніть Поточна база даних.
З'являться параметри для поточної бази даних.

Поставте прапорець «Стиснути при закритті».

Натисніть OK, щоб зберегти зміни.

Натисніть OK у вікні повідомлення.

Закрийте базу даних і зверніть увагу на нижній правий рядок стану.
База даних стискається перед закриттям!

Compact on close найкраще використовується лише для інтерфейсного файлу. Ущільнення серверної частини під час закриття може призвести до пошкодження серверного файлу, якщо в ньому буде інший користувач, коли ви закриєте його. Не вмикайте Compact на Close для серверного файлу.

Під час імпортування електронної таблиці в Access у вас виникають проблеми

Звичайною практикою є оновлення колекції електронних таблиць до бази даних Access після того, як рішення для електронних таблиць більше не відповідає вашим потребам. Також часто можна знайти імпортовані дані електронної таблиці (тепер таблиці) у безладному стані. Найпростіший спосіб вирішити цю проблему – очистити електронну таблицю перед її імпортуванням. Ось кілька порад щодо акуратного імпорту:

• Двічі перевірте інформацію, що надходить з будь-якої програми для роботи з електронними таблицями, щоб переконатися, що вона узгоджена та повна.
  Перш за все, переконайтеся, що всі записи в кожному стовпці (поле) мають однаковий тип даних (усі числа, весь текст або все інше).
• Видаліть усі заголовки та порожні рядки зверху електронної таблиці.
  Ідеальна електронна таблиця для імпорту матиме назви полів (заголовки стовпців) у рядку 1 і дані, які починаються з рядка 2.
• Переконайтеся, що заголовки стовпців електронної таблиці короткі та унікальні, щоб Access міг легко перекласти їх на назви полів під час імпорту.

Нам шкода; ваш файл бази даних Access пошкоджено

Він почався як день, як і будь-який інший. Однак у цей день ви отримуєте помилку, коли відкриваєте передній край вашої розділеної бази даних Access. Ви не можете відкрити жодних форм чи звітів. Смішно, як кілька маленьких повідомлень можуть зіпсувати тобі день. Ви починаєте замислюватися, чи створили резервну копію файлу даних минулої ночі та коли файл був насправді пошкоджений. Тоді ти починаєш думати, як ти виберешся з цієї халепи.

Не бійся. Існує просте рішення для пошкодженої бази даних. Ось кроки:

Перейдіть до папки, яка містить внутрішній файл.

Двічі клацніть файл, щоб відкрити його.
Access запуститься та спробує відновити файл. У правій частині рядка стану ви повинні побачити індикатор виконання ремонту. Якщо все пройшло добре, файл відкриється.

Закрийте файл із внутрішніми даними.

Знову відкрийте файл інтерфейсу, і все повинно працювати нормально.

Якщо після виконання попередніх інструкцій пошкоджений файл все одно не відкривається, у вас є серйозна проблема, для очищення якої можуть знадобитися деякі зусилля. Наступним кроком буде вдатися до створення резервної копії бази даних. Перевірте, яких даних не вистачає між резервною копією і тим, як ви згадали пошкоджений файл. Так, вам доведеться повторно ввести всі відсутні дані. Вибачте!

Якщо у вас немає резервної копії, вся надія не втрачена. Ви можете придбати програмне забезпечення, розроблене спеціально для відновлення пошкоджених файлів бази даних Access. Спробуйте пошукати в Інтернеті для відновлення пошкоджених файлів бази даних Microsoft Access. Переконайтеся, що програмне забезпечення працює з Microsoft Access 2019 і воно від законної компанії.