Як створювати та класифікувати нотатки в Outlook 2019

Багато людей використовують липкі нотатки, щоб створити собі нагадування про фрагменти інформації: від паролів веб-сайтів до пам’ятних цитат. Outlook 2019 включає нотатки, які є електронним еквівалентом цих нотаток. Ви можете зберігати все, що забажаєте, у нотатці, але їх краще використовувати для невеликих фрагментів даних, як-от коди підтвердження бронювання або ідентифікаційні номери членства. Ви можете залишити нотатку відкритою (якщо Outlook відкритий), щоб вам нагадували щоразу, коли ви її побачите, або закрити нотатку, щоб вона не заважала вам.

Щоб створити нотатку, виконайте такі дії:

Відкрийте розділ «Примітки» Outlook.

Для цього клацніть значок «Більше» (…) у нижньому лівому куті вікна, а потім у меню, що з’явиться, натисніть «Примітки».

Виберіть Головна → Нова нотатка або натисніть Ctrl+N.

З'являється нова порожня нотатка.

Перегляньте ці інші комбінації клавіш Outlook 2019 .

У новій порожній нотатці, що з’явиться, введіть все, що хочете.

Перші кілька слів першого рядка відображатимуться як заголовок значка, тому постарайтеся бути там описовим. Якщо, звичайно, ви не намагаєтеся замаскувати інформацію, як-от пароль; тоді вам може знадобитися якийсь оманливий текст як перший рядок. Один розумний користувач зберігає свої паролі в замітці під назвою «Дні народження сім’ї», думаючи, що хтось, хто підглядає, щоб вкрасти її паролі, не піклується про сімейні дні народження і пропустить це повз.

Закрийте нотатку, натиснувши кнопку X у верхньому правому куті. Він зберігається автоматично.

Ось кілька корисних порад щодо нотаток Outlook:

• Щоб знову відкрити нотатку: двічі клацніть її. Він залишається відкритим, доки ви його не закриєте або поки не вийдете з Outlook.
• Щоб перемістити нотатку: перетягніть її за рядок заголовка (кольорова панель у верхній частині), розташувавши її в будь-якому місці екрана, навіть за межами вікна Outlook. Він залишається там, доки ви не закриєте Outlook.
• Щоб відредагувати нотатку: відкрийте її та відредагуйте.
• Щоб змінити розмір нотатки: натисніть і перетягніть її нижній правий кут.
• Щоб видалити нотатку: Виберіть її та виконайте одну з таких дій: Виберіть Головна → Видалити, натисніть клавішу Delete на клавіатурі або клацніть правою кнопкою миші нотатку та виберіть Видалити з меню, що відкриється.

Як і у випадку з видаленим контактом, видалена нотатка переміщується до папки «Видалені».

Щоб отримати видалену нотатку, відкрийте розділ « Пошта» Outlook , відобразіть вміст папки «Видалені», знайдіть нотатку та перетягніть її на піктограму «Примітки» у нижньому лівому куті вікна. Ви також можете клацнути його правою кнопкою миші, вибрати «Перемістити до папки», а потім вказати, куди ви хочете його перемістити.

Як класифікувати нотатки Outlook

Оскільки примітка є таким багатоцільовим елементом, вам може бути корисно створити категорії, щоб відрізняти один тип нотатки від іншого.

Призначаючи колір нотатці, ви можете вказати, який тип інформації вона містить. Наприклад, ви можете зробити фінансові записки зеленими, а сімейні записки — синіми.

Щоб призначити нотатці категорію кольору

Клацніть правою кнопкою миші нотатку та виберіть Категоризувати. З'явиться меню вибору кольорів.

Натисніть потрібний колір.

Якщо ваш основний обліковий запис електронної пошти/за умовчанням має тип IMAP, ви не зможете використовувати категорії. Якщо ви не бачите Категоризувати в меню правою кнопкою миші, ось чому.

Якщо ви раніше використовували цю категорію, на цьому ви закінчили. Значок і фон нотатки змінюють цей колір. Однак, коли ви вперше використовуєте певний колір, відкриється діалогове вікно Перейменувати категорію, щоб ви могли призначити ім’я. Outlook не надає жодного особливого значення кольору; ви робите це самостійно. Якщо з’явиться запит, змініть ім’я в полі Ім’я. Потім натисніть OK.

Якщо ви хочете перейменувати категорію, ви можете зробити це, виконавши наведені нижче дії.

Виберіть Головна → Категорії → Усі категорії.

Відкриється діалогове вікно Категорії кольорів.

Клацніть потрібну категорію та натисніть Перейменувати.

Ім’я стає доступним для редагування.

Введіть нову назву та натисніть Enter.

Зверніть увагу на зображенні вище, що ви також можете створювати та видаляти категорії та змінювати колір, призначений категорії. (Це може бути корисно, наприклад, якщо ви хочете змінити колір, який використовується для представлення певної категорії, але ви не хочете втратити інформацію про категорію, уже призначену для наявних нотаток.) ​​Можна мати до 25 категорій.

Нотатці може бути призначено кілька категорій. Кожна категорія є перемикачем для кожної нотатки. Піктограма нотатки показує лише колір для категорії, яка їй була присвоєна останньою, але вона також зберігає іншу категорію. Щоб видалити категорію з нотатки, виберіть нотатку, натисніть Домашня сторінка → Категоризувати, а потім клацніть категорію, щоб вимкнути для цієї нотатки.

Категорії також використовуються функціями Календар і Завдання в Outlook. Створюючи категорії, подумайте про те, як би ви також хотіли класифікувати зустрічі та події.