Як створити індекс у Word 2013

Зручною функцією Word 2013 є можливість створення індексу. Індекс являє собою список посилань , як зміст, але з більш докладно і на протилежному кінці документа. Крім того, покажчик організовано за темою або ключовим словом, на відміну від організаційного опису, який пропонує зміст.

Створення покажчика в Word — це двоетапний процес. Першим кроком є ​​визначення слів або фраз у документі, які потрібно проіндексувати. Друга частина передбачає використання цих посилань для автоматичного створення індексу для вас.

Усі дії та команди індексування виконуються в області вкладки Посилання в групі Індекс.

Виберіть текст для покажчика

Щоб позначити фрагмент тексту для включення до індексу, виконайте такі дії:

Виберіть текст, на який потрібно посилатися в покажчику.

Текст може бути словом або фразою або будь-яким старим фрагментом тексту. Позначте цей текст як блок.

У групі Індекс на вкладці Посилання натисніть кнопку Позначити запис.

З'явиться діалогове вікно Позначити індексний запис. Текст, який ви вибрали у своєму документі, з’явиться у полі Основний запис.

Введіть підзапис у діалоговому вікні Позначити індекс (необов’язково).

Підземка додатково уточнює основний запис. Підстатія особливо корисна, коли основним записом є широка тема.

Натисніть або кнопку Позначити або кнопку Відзначити всі.

Використовуйте кнопку «Позначити», якщо хочете позначити лише ті випадки, які, на вашу думку, принесуть найбільшу користь читачеві. Використовуйте кнопку «Позначити все», щоб знайти та позначити всі екземпляри тексту у вашому документі, щоб створити запис індексу для кожного окремого.

Коли ви позначаєте запис індексу, Word активує команду Показати/Сховати, де у документі з’являються такі символи, як пробіли, знаки абзацу та табуляції. Не дозволяйте цьому злякати вас. Крок 7 розповідає, як вимкнути цю функцію.

Продовжуйте прокручувати документ і шукати речі, які можна додати до покажчика.

Діалогове вікно «Позначити запис індексу» залишається відкритим, що дозволяє вам продовжувати створювати свій покажчик: просто виділіть текст у документі, а потім клацніть діалогове вікно «Позначити запис індексу». Вибраний текст з’явиться в полі Основний запис. Натисніть кнопку Позначити або Позначити все, щоб продовжити створення покажчика.

Після завершення натисніть кнопку Закрити.

Діалогове вікно Позначити індексний запис зникає.

Натисніть Ctrl+Shift+8, щоб скасувати команду Показати/Сховати.

Використовуйте клавішу 8 на клавіатурі, а не на цифровій клавіатурі.

Створіть індекс

Після позначення фрагментів тексту для включення до індексу наступним кроком є ​​створення індексу. Зробити це:

Розташуйте покажчик вставки там, де ви хочете, щоб індекс відображався.

Якщо ви хочете, щоб покажчик починався з нової сторінки, створіть нову сторінку в Word. Ви повинні помістити покажчик у кінці вашого документа, чого очікує читач.

Виберіть кнопку «Вставити індекс» у групі «Індекс» на вкладці «Посилання».

З’явиться діалогове вікно Індекс. Ось кілька рекомендацій:

• Вікно попереднього перегляду друку вводить в оману. Він показує, як виглядатиме ваш індекс, але не використовує фактичний вміст індексу.

• Використовуйте спадний список Формати, щоб вибрати стиль для вашого покажчика. Майже будь-який вибір із цього списку кращий, ніж приклад із шаблону.

• Параметр «Стовпці» вказує Word, скільки стовпців завширшки для створення індексу. Зверніть увагу, що стандартним є два стовпці, або ви можете вибрати один стовпець, який краще виглядає на сторінці, особливо для коротких документів.

• Ви можете скористатися параметром «Вирівнювання за правим краєм номерів сторінок».

Натисніть кнопку OK, щоб вставити покажчик у свій документ.

Перегляньте свій індекс. Зробіть це зараз. Натисніть Ctrl+Z, щоб скасувати, якщо вам не подобається макет. В іншому випадку ви закінчили.

Очевидно, індекс потрібно оновити, коли ви повертаєтеся назад і змінюєте свій документ. Щоб оновити покажчик документа, клацніть мишею на індексі. Потім виберіть командну кнопку «Оновити індекс» у групі «Індекс». Word миттєво оновлює індекс, щоб посилатися на будь-які нові номери сторінок і включати нові позначені записи індексу.

• Не соромтеся додавати заголовок до покажчика, оскільки Word не зробить цього за вас.

• Word розміщує індекс у власний розділ документа, використовуючи безперервні розриви розділів.