Як створити сповіщення електронною поштою для групи SharePoint

Якщо RSS вам не подобається, ви можете отримувати сповіщення електронною поштою, коли програми SharePoint змінюються, створивши сповіщення. Сповіщення — це чудовий спосіб відстежувати зміни, внесені вашими товаришами по команді в документи та елементи.

Щоб створювати сповіщення, вам потрібен дозвіл на створення сповіщень. Цей дозвіл зазвичай надається із готовою конфігурацією групи SharePoint Члени сайту .

Щоб створити сповіщення для програми, виконайте наведені нижче дії.

Перейдіть до програми, у якій ви хочете підписатися на сповіщення, а потім натисніть кнопку «Повідомити мене», що випадає, у розділі «Поділитися та відстежувати» на вкладці «Бібліотека» на стрічці (для програми на основі бібліотеки) або на вкладці «Список» на стрічці. (для програми на основі списку).
Якщо ви не бачите кнопки «Повідомити мене», швидше за все, ваш адміністратор не налаштував параметри вихідної електронної пошти. Якщо параметри вихідної електронної пошти не налаштовані в центрі адміністрування, кнопка «Сповісти мене» просто не відображатиметься користувачам. Однак якщо ви використовуєте SharePoint Online, вихідна електронна пошта вже налаштована Microsoft, і ви готові.

Виберіть «Налаштувати сповіщення для цієї бібліотеки» зі спадного списку.
З'явиться вікно Нове сповіщення.
Ви можете підписатися на сповіщення для елемента або документа, вибравши елемент або документ і вибравши Сповіщення мене на вкладці Елементи на стрічці.

У текстовому полі «Назва сповіщення» введіть назву сповіщення.
Зробіть своє ім’я значущим для вас у папці «Вхідні», наприклад « Документи, змінені сьогодні – сайт бюджетної групи» . Інакше ви не зможете відрізнити одне сповіщення від іншого.

У текстовому полі «Надіслати сповіщення кому» введіть імена людей, окрім вас, які мають отримати сповіщення.
Правильно, ви можете підписатися на сповіщення інших людей! Ви повинні мати дозвіл на керування сповіщеннями, який за замовчуванням надається власникам сайтів.
Організації та власники сайтів можуть захотіти підписатися на сповіщення кількох користувачів, щоб переконатися, що вони отримують важливі оновлення, а також заохочувати їх до участі в дошці обговорень, блозі чи вікі. Користувачі все ще можуть відмовитися, змінивши налаштування в налаштуваннях сповіщень.

У розділі Спосіб доставки виберіть, чи отримувати сповіщення електронною поштою чи текстовими повідомленнями на свій мобільний телефон.
Для обміну текстовими повідомленнями потрібно, щоб ваш адміністратор SharePoint налаштував цю службу за допомогою третьої сторони, тому ви не зможете надсилати сповіщення на свій телефон.

У розділі «Тип зміни» виберіть параметр, який відповідає типу сповіщень, які ви хочете отримувати — «Усі зміни», «Нові елементи додано», «Існуючі елементи» змінено або «Елементи» видалено.
Якщо ви відповідаєте за керування програмою, ви повинні отримувати сповіщення щоразу, коли елементи видаляються.

У розділі Надсилати сповіщення щодо цих змін виберіть, коли отримувати сповіщення.
Параметри, які ви бачите тут, відрізняються залежно від типу програми, з якою ви працюєте. Наприклад, додаток Tasks дозволяє отримувати сповіщення, коли завдання позначено як «Виконане» або щоразу, коли завдання з високим пріоритетом змінюється.

У розділі Коли надсилати сповіщення виберіть частоту доставки сповіщень.
Ви можете отримувати їх відразу, раз на день або раз на тиждень. Щоденні підсумки приємні; інакше ви, ймовірно, отримаєте забагато електронних листів.

Натисніть OK, щоб створити сповіщення.

Перегляньте цей приклад налаштування сповіщення.

Отримувати електронний лист, коли список або бібліотека змінюються.

Щоразу, коли користувачі кажуть, що їм потрібен робочий процес, щоб отримати сповіщення, спочатку спробуйте сповіщення. Ви будете здивовані, як часто сповіщення надають потрібні параметри.

Якщо ваш додаток має особистий або загальнодоступний режим перегляду, який містить фільтр, ви можете підписатися на зміни лише цього представлення. Наприклад, припустімо, що ви хочете отримувати сповіщення за допомогою текстового повідомлення, коли для елемента в програмі для відстеження проблем встановлено високий пріоритет. Ви створили б представлення, яке фільтрує програму за проблемами з високим пріоритетом. Виберіть відфільтроване представлення даних у розділі Надсилати сповіщення для цих змін під час створення сповіщення, і ви отримуватимете сповіщення, коли елементи відповідають критеріям фільтра.

Щоб отримувати сповіщення, у вашому профілі SharePoint має бути налаштована адреса електронної пошти. Якщо ваш сервер SharePoint розташований у вашій мережі, це зазвичай не проблема. Однак Office 365 може не бути інтегрований з інформацією про вашу мережу та електронну пошту. У таких ситуаціях ваш адміністратор може вручну налаштувати вашу адресу електронної пошти або надати вам дозвіл на це.

Ви можете керувати всіма своїми сповіщеннями з однієї сторінки замість переходу до кожного списку. Щоб керувати всіма сповіщеннями, які у вас є на певному сайті, а також змінити або видалити їх, виконайте наведені нижче дії.

Перейдіть до програми, де ви зараз підписалися на сповіщення.

На вкладці «Список» на стрічці в розділі «Поділитися та відстежувати» виберіть «Сповіщати мене» → «Керувати моїми сповіщеннями».

Виберіть посилання правильної назви сповіщення.
На сторінці «Керування моїми сповіщеннями» на цьому сайті з’явиться всі параметри, які ви переглядали під час створення сповіщення. Змініть налаштування за бажанням.
Ви не встановили сповіщення для початку? Ви все ще можете прочитати налаштування та змінити варіанти (див. список попередніх кроків). Ваші зміни не впливають на налаштування сповіщень для інших, якщо сповіщення створено для кількох користувачів одночасно.

Натисніть OK, щоб змінити сповіщення з новими налаштуваннями, або Видалити, щоб видалити сповіщення.
Видалення сповіщення, створеного для вас, не видаляє сповіщення від інших користувачів, які входять до групи, для якої створено сповіщення.

Якщо ви адміністратор сайту, ви можете керувати сповіщеннями всіх на сайті, натиснувши посилання Сповіщення користувачів у розділі Адміністрування сайту на сторінці налаштувань сайту.