Як створити спеціальні списки автозаповнення в Excel 2016

Так само, як ви можете використовувати автозаповнення Excel 2016 для заповнення ряду з кроками, які відрізняються від однієї одиниці, ви також можете змусити його заповнювати користувацькі списки за вашим власним дизайном.

Наприклад, припустимо, що вам часто доводиться вводити стандартну серію місць розташування міста як заголовки стовпців або рядків у нових електронних таблицях, які ви створюєте. Замість того, щоб копіювати список міст з однієї книги в іншу, ви можете створити спеціальний список, який містить усі міста в порядку, в якому вони зазвичай відображаються у ваших електронних таблицях.

Після створення спеціального списку в Excel ви можете ввести всі або частину записів у ряді, просто ввівши перший елемент у клітинку, а потім скориставшись маркером заповнення, щоб розширити ряд або вниз по стовпцю, або по рядку. .

Щоб створити користувальницьку серію, ви можете або ввести список записів у користувальницькій серії в послідовні клітинки робочого аркуша, перш ніж відкрити діалогове вікно «Настроювані списки», або ви можете ввести послідовність записів для спеціальної серії у списку «Записи списку». поле, розташоване в правій частині вкладки Custom Lists у цьому діалоговому вікні, як показано.

Створення спеціального списку міст для автозаповнення.

Якщо у вас уже є ряд даних для вашого спеціального списку, введених у діапазон комірок десь на аркуші, виконайте такі дії, щоб створити користувацький список:

Клацніть клітинку з першим записом у користувацькій серії, а потім перетягніть вказівник миші або сенсорного вказівника через діапазон, доки не буде виділено всі клітинки з записами.

Курсор розгорнутої клітинки тепер має включати всі клітинки із записами для спеціального списку.

Виберіть «Файл»→ «Параметри» → «Додатково» (Alt+FTA), а потім прокрутіть униз і натисніть кнопку «Редагувати власні списки», розташовану в розділі «Загальні».

Відкриється діалогове вікно «Спеціальні списки» з його вкладкою «Настроювані списки», де тепер ви повинні перевірити точність діапазону комірок, зазначеного в текстовому полі «Імпорт списку з комірок». (Діапазон у цьому полі містить першу клітинку та останню клітинку в поточному вибраному діапазоні, розділені двокрапкою — ви можете ігнорувати знаки долара після кожної частини адреси клітинки.) Щоб перевірити, чи діапазон комірок у списку імпорту з Текстове поле «Комірки» містить усі записи для спеціального списку. Натисніть кнопку «Згорнути діалогове вікно», розташовану праворуч від текстового поля «Імпортувати список із клітинок». Коли ви натискаєте цю кнопку, Excel згортає діалогове вікно користувацьких списків до текстового поля Імпорт списку з клітинок і розміщує область (так званих маршируючих мурах) навколо діапазону комірок.

Якщо ця область містить усі записи для вашого спеціального списку, ви можете розгорнути діалогове вікно користувацьких списків, натиснувши кнопку «Розгорнути діалогове вікно» (яка замінює кнопку «Згорнути діалогове вікно») і перейти до кроку 3. Якщо ця область не включає всі записів, клацніть клітинку з першим записом, а потім перетягніть, доки всі інші клітинки не будуть укладені в область. Потім натисніть кнопку Розгорнути діалогове вікно та перейдіть до кроку 3.

Натисніть кнопку «Імпорт», щоб додати записи у вибраному діапазоні комірок до поля «Записи списку» праворуч і до поля «Настроювані списки» з лівого боку вкладки «Настроювані списки».

Щойно ви натискаєте кнопку «Імпорт», Excel додає записи даних у вибраному діапазоні комірок у поля «Записи списку» та «Настроювані списки».

Двічі натисніть кнопку «ОК»: перший раз, щоб закрити діалогове вікно «Настроювані списки», а другий – діалогове вікно «Параметри Excel».

Якщо у вас немає записів для вашого спеціального списку, введених ніде на аркуші, ви повинні виконати другий і третій кроки, перераховані раніше, а потім виконати ці три додаткові кроки:

Клацніть поле Записи списку, а потім введіть кожен із записів для спеціального списку в тому порядку, у якому їх потрібно ввести в послідовні клітинки робочого аркуша.

Натисніть клавішу Enter після введення кожного запису для спеціального списку, щоб кожен запис відображався в окремому рядку в полі Записи списку, або розділяйте кожен запис комою.

Натисніть кнопку «Додати», щоб додати записи, які ви ввели в поле «Записи списку» праворуч, до поля «Настроювані списки», розташованого зліва на вкладці «Настроювані списки».

Зауважте, що коли Excel додає користувацький список, який ви щойно ввели, до поля Custom Lists, він автоматично додає коми між кожним записом у списку — навіть якщо ви натискали клавішу Enter після кожного запису. Він також автоматично відокремлює кожен запис на окремий рядок у полі Записи списку — навіть якщо ви розділяли їх комами замість символів повернення каретки.

Двічі клацніть кнопку OK, щоб закрити вікно «Настроювані списки» та діалогове вікно «Параметри Excel».

Після того, як ви створили користувацький список за допомогою одного з цих двох методів, ви можете заповнити весь ряд даних, ввівши перший запис списку в клітинку, а потім перетягнувши маркер заповнення, щоб заповнити решту записів. Якщо ви коли-небудь вирішите, що вам більше не потрібен створений вами користувацький список, ви можете видалити його, клацнувши список у полі Спеціальні списки в діалоговому вікні Спеціальні списки, а потім натиснувши кнопку Видалити. Потім Excel відобразить вікно сповіщення, яке вказує, що список буде остаточно видалено, коли ви натиснете кнопку OK. Зауважте, що ви не можете видалити жоден із вбудованих списків, які з’являються в цьому списку, коли ви вперше відкриваєте діалогове вікно Custom Lists.

Майте на увазі, що ви також можете заповнити будь-яку частину ряду, просто ввівши будь-який із записів у спеціальному списку, а потім перетягнувши маркер заповнення у відповідному напрямку (униз і вправо, щоб ввести наступні записи в списку або вгору та вліво, щоб ввести попередні записи).