Як створити підсумкові завдання та підзадачі в Project 2016

Коли ви подивитеся на структуру розбивки роботи проекту в Project 2016, також відому як WBS, або список завдань проекту, наприклад той, який показаний на наступному малюнку, ви побачите, що він організовує завдання за рівнями. Верхні рівні від WBS. Нижній рівень складається із завдань, які були розбиті з WBS.

Завдання, під яким у цій структурній структурі розміщено інші завдання, є підсумковим або батьківським завданням. Завдання з відступом під підсумковим завданням є підзавданнями або дочірніми завданнями. Підсумкові завдання виділені жирним шрифтом у плані проекту.

Ви можете визначити, коли підсумкове завдання має сімейство підзадач, що чіпляється за його поділки: коли підзавдання приховано, ліворуч від підсумкового завдання відображається невеликий чіткий трикутник. Коли ви натискаєте трикутник кінчиком вказівника, завдання розгортається, щоб показати весь клан підзадач, а підсумкове завдання додає чорний трикутник зліва.

Схема проекту, що показує підсумкові завдання та підзадачі.

На малюнку видно, що підсумкові завдання Бази даних та Інтерфейсу користувача мають приховані підзадачі. Зведені завдання оплати та підтвердження показують усі їхні підзадачі.

Вся інформація про сімейство завдань згортається в його підсумкове завдання найвищого рівня. Тому будь-яке завдання з підзадачами не має власної інформації про час або вартість: воно збирає свою загальну тривалість і вартість із суми своїх частин.

Ця функція згортання є кумулятивною: завдання найнижчого рівня згортається до свого батька, яке може згортатися в інше підсумкове завдання, яке згортається (наприклад) у підсумкове завдання проекту. Будь-яке завдання із завданнями нижче за нього отримує інформацію про тривалість та вартість із згортання підзадач, незалежно від того, наскільки глибоко воно вкладене в ієрархію.

Структура сімей у структурі також корисна, коли вам потрібно реорганізувати структуру: коли ви переміщуєте підсумкову задачу, усі її підзавдання з’являються відразу, незалежно від того, чи вона розгорнута!

Якщо підсумкове завдання заплановано вручну, функція зведення не працює, і Project відображає попередження про це. Панель Ганта для підсумкового завдання має червону панель попередження, яка показує розраховану тривалість підзадач, якщо вони не збігаються з тривалістю підсумкового завдання. Запис у полі «Завершити» підсумкового завдання також має червоне хвилясте підкреслення, що вказує на потенційну проблему планування.

Щоб впоратися з цією ситуацією, ви можете змінити зведене завдання на використання автоматичного планування, у такому випадку воно правильно обчислює зведені дані. Якщо ви хочете, щоб підсумкове завдання й надалі планувалося вручну, ви можете змінити дату його завершення або скористатися Інспектором завдань, щоб виправити підсумковий розклад завдань.

Скільки рівнів можна пройти в WBS?

У вас немає практичного обмеження на кількість рівнів завдань, які ви можете створити в структурі. Project дає змогу робити відступи до більших рівнів деталізації, ніж вам знадобиться для всіх розкладів, крім найскладніших.

Однак пам’ятайте: у якийсь момент вам доведеться мати справу з призначенням часу та ресурсів для кожного з цих завдань, а потім відстежувати їх прогрес. Занадто багато деталей може ускладнити керування вашим планом проекту. Наприклад, якщо ваш проект триває кілька місяців, ви не хочете відстежувати рівень, коли діяльність триває лише кілька годин. Найкраща практика передбачає, що ви завжди налаштовуєте свій графік на рівні, на якому ви хочете керувати своєю командою — зазвичай, робочі (робочі) дні або тижні.

Для більш тривалих проектів ви можете спланувати, використовуючи планування рухомих хвиль, метод поступового опрацювання кількості деталей для найближчої роботи та підтримувати на вищому рівні будь-яку роботу, яка знаходиться далі. Наприклад, якщо у вас є дворічний проект, у вас можуть бути детально сплановані перші три місяці, наступні три місяці на більш високому рівні, а решта плану проекту показує лише основні етапи та ключові результати. У міру виконання проекту ви починаєте додавати більше деталей протягом шести місяців і пізніше. Хороше практичне правило — зберігати хорошу кількість деталей протягом 90 днів.

Планування рухомих хвиль не є виправданням для збільшення масштабу; це лише розробка існуючого обсягу.

Підсумкове завдання проекту

Подібно до того, як корабель має лише одного капітана, лише одне завдання підсумовує всі інші завдання в проекті. Відображення підсумкового завдання проекту, яке представляє найвищий (найменш детальний) рівень інформації і часто є просто назвою проекту, наприклад, розгортання нового продукту. Коли ви наказуєте Project відобразити підсумкове завдання проекту, кожне завдання в проекті підпадає під нього в структурі, як показано тут.

Підсумкове завдання проекту.

Створюючи свій проект, ви можете легко створити зведене завдання проекту самостійно (з відступом для інших завдань) або використовувати функцію проекту для автоматичного створення його в будь-який час — навіть після того, як ви побудуєте всі фази свого проекту. Щоб Project автоматично відображав підсумкове завдання проекту, виконайте такі дії:

У поданні діаграми Ганта виберіть контекстну вкладку «Інструменти формату діаграми Ганта».

У групі «Показати/приховати» встановіть прапорець «Зведене завдання проекту».

Як бачите, завдання 0, Youth Center 10K Run/Walk, є підсумковим завданням проекту. Зверніть увагу, що смуга для підсумкового завдання проекту на діаграмі сіра, а смуги для інших підсумкових завдань чорні.

Якщо ви думаєте про це, заголовок верхнього рівня в структурі є сумою його частин: заголовок відображає загальну тему для всіх елементів під ним. Підсумкове завдання проекту просуває цю концепцію ще далі: це завдання згортає всі фактичні дані з інших завдань в один рядок. Таким чином, тривалість підсумкового завдання проекту відображає тривалість всього проекту. З грошової точки зору, загальна вартість підсумкового завдання проекту відображає загальні витрати на весь проект. Такі фігури можуть бути зручними, щоб мати під рукою — і це одна з цінностей підсумкового завдання.

Якщо вас бентежить тривалість підсумкового завдання, пам’ятайте, що тривалість підсумкового завдання – це різниця між датою початку найранішого завдання та датою завершення останнього завдання. Однак неробочі дні не зараховуються до тривалості зведеного завдання. Таким чином, тривалість підсумкового завдання дорівнює кількості робочих днів протягом виконання підзадач, а не кількості календарних днів між початком першого завдання та кінцем останнього.

Не всі використовують підсумкові завдання проекту. Ви можете просто створювати на найвищому рівні вашого плану завдання, які представляють основні результати або фази проекту — з підфазами та підзавданнями нижче — і не створювати одне завдання, яке стоїть вище за всіма іншими. Однак наявність підсумкового завдання проекту має певні переваги:

• Ви можете швидко переглянути підсумки для проекту одним поглядом у стовпцях даних у поданні діаграми Ганта та інших поданнях.
• Ви можете розмістити посилання на підсумкове завдання проекту в іншому проекті, щоб усі дані одного проекту відображалися в іншому. Наприклад, якщо ви створюєте п’ять розкладів для запуску нових продуктів у вашій компанії, ви можете легко створити головний розклад для всіх запусків продуктів компанії, зв’язавшись із підсумковими завданнями проекту в кожному з проектів.