Як створити об’єднані листи в Word 2013

Листи є одним із найпоширеніших типів документів Word 2013, які об’єднуються електронною поштою. Зазвичай поля злиття використовуються для створення поштової адреси. У деяких листах поля також використовуються для налаштування самого листа.

Word 2013 містить два блоки коду, що заощаджують час, > і >. Ви знайдете кнопки для цих кодів на вкладці Розсилки.

Код > встановлює стандартну поштову адресу для вас, або ви можете вставити окремі коди, щоб створити блок поштової адреси самостійно. Наприклад, наступні еквівалентні:

У наступній вправі не використовується код рядка привітання, оскільки у файлі даних немає окремих полів для імені та прізвища, а код > найкраще працює, коли ці імена розділені.

Відкрийте документ для з літерою в ньому.

Виберіть Розсилки→ Почати злиття→ Листи.

Виберіть Розсилки→ Вибрати одержувачів→ Використовувати наявний список.

Відкриється діалогове вікно Вибір джерела даних.

Перейдіть до папки, що містить ваші файли даних для злиття. Виберіть файл злиття та натисніть Відкрити.

Відкриється діалогове вікно «Вибір таблиці», у якому вам буде запропоновано вибрати, який робочий аркуш ви хочете використовувати.

У діалоговому вікні Вибір таблиці переконайтеся, що вибрано Sheet1$ і натисніть кнопку OK.

Знак долара після назви аркуша — це спосіб Excel сказати, що ім’я є абсолютним, тобто воно не змінюється, коли ви посилаєтеся на нього у формулі. Для наших цілей у цій вправі це не має значення.

Перемістіть точку вставки на рядок безпосередньо під датою, а потім виберіть Розсилки→ Блок адреси.

Відкриється діалогове вікно Вставити блок адреси.

Якщо зразок в області попереднього перегляду неправильний, клацніть кнопку «Збіги поля» та вкажіть, які поля мають бути пов’язані з якими частинами блоку адреси.

Переконайтеся, що адреса в області попереднього перегляду виглядає правильно, а потім натисніть OK, щоб прийняти налаштування за замовчуванням.

У документі з’являється код >.

Натисніть Enter, щоб почати новий рядок після коду >, а потім введіть Dear і один раз натисніть пробіл.

На вкладці Розсилки клацніть стрілку вниз під Вставити поле об’єднання, а потім у меню, що з’явилося, натисніть Ім’я.

Код A > вставлено.

Введіть кому після коду, а потім клацніть, щоб перемістити точку вставки безпосередньо перед сховищем слів у першому абзаці.

Знову натисніть стрілку вниз під кнопкою Вставити поле об’єднання та натисніть Місто.

Код > вставляється в точку вставки.

Натисніть пробіл один раз, щоб додати пробіл після коду.

Лист виглядає як наступний приклад.

Виберіть Розсилки→ Попередній перегляд результатів.

Перша літера з’явиться такою, якою вона буде надрукована. Зверніть увагу, що між рядками адресного блоку є додатковий пробіл.

Виділіть усі рядки адресного блоку на попередньо переглянутому листі, а потім виберіть Головна→ Інтервал між рядками та абзацами→ Видалити пробіл після абзацу. Клацніть подалі від виділення, щоб скасувати його після завершення.

Це усуває проблему інтервалів для всіх літер у файлі злиття.

Клацніть в кінці останнього рядка адресного блоку та один раз натисніть Enter, створюючи додатковий рядок між адресою та привітанням.

Виберіть Розсилки→Наступний запис, щоб побачити попередній перегляд наступного листа.

Щоб літери виглядали краще, ви можете відцентрувати їх вертикально на сторінці.

Продовжуйте натискати «Далі запис», доки не побачите всі записи, а потім оберіть Розсилки→ Завершити та об’єднати→ Редагувати окремі документи.

Відкриється діалогове вікно «Об’єднання в новий документ».

Натисніть OK, щоб об’єднати всі копії в один документ.

Відкриється новий документ — Letters1.

Прокрутіть новий документ, щоб перевірити літери; потім закрийте його, не зберігаючи в ньому зміни.

Збережіть зміни в основному файлі злиття, а потім закрийте його.