Як створити книгу Excel 2016

Не всі робочі аркуші Excel 2016 створюються із шаблонів. Багато разів вам потрібно створити досить унікальні електронні таблиці, які не призначені для роботи як стандартні моделі, на основі яких створюються певні типи книг. Насправді, більшість електронних таблиць, які ви створюєте в Excel, можуть бути такого роду, особливо якщо ваш бізнес не покладається на використання високо стандартизованих фінансових звітів і форм.

Планування робочого зошита

Створюючи нову книгу з нуля, потрібно почати з розгляду макета та дизайну даних. Виконуючи це розумове планування, ви можете задати собі деякі з таких питань:

• Чи вимагає макет електронної таблиці використання таблиць даних (із заголовками як стовпців, так і рядків) або списків (лише із заголовками стовпців)?

• Чи потрібно розмістити ці таблиці та списки даних на одному робочому аркуші, чи їх можна розташувати в одному відносному положенні на кількох аркушах робочої книги (наприклад, на сторінках книги)?

• Чи використовуються в таблицях даних у електронній таблиці формули одного типу?

• Чи отримують деякі стовпці в списках даних у електронній таблиці вхідні дані з обчислення формули, чи вони отримують вхідні дані з інших списків (так звані таблиці пошуку ) у книзі?

• Чи відображатимуться будь-які дані в електронній таблиці, і чи відображатимуться ці діаграми на одному робочому аркуші (іменується вбудованими діаграмами ), чи вони відображатимуться на окремих аркушах робочої книги (так звані аркуші діаграм )?

• Чи є дані в електронній таблиці з таблиць в окремих файлах книги?

• Як часто дані в електронній таблиці будуть оновлюватися або додаватися?

• Скільки даних в кінцевому підсумку буде містити електронна таблиця?

• Чи будуть дані в електронній таблиці надані в основному в друкованому чи онлайновому вигляді?

Усі ці запитання є спробою змусити вас розглянути основне призначення та функції нової електронної таблиці, перш ніж почати її створювати, щоб ви могли придумати дизайн, який буде як економічним, так і повністю функціональним.

Економіка

Економія є важливим фактором, оскільки, коли ви відкриваєте книгу, усі її дані завантажуються в динамічну пам’ять вашого комп’ютера (відому просто як пам’ять ). Це може не створювати жодних проблем, якщо пристрій, на якому ви використовуєте Excel 2016, є одним із комп’ютерів останнього покоління з більшим обсягом пам’яті, ніж ви можете собі уявити за один раз, але це може створити серйозну проблему, якщо ви використовуєте Excel. на маленькому планшеті Windows з мінімумом пам’яті або смартфоні з обмеженою пам’яттю або поділіться файлом робочої книги з кимось, чий комп’ютер не так добре обладнаний. Крім того, залежно від того, скільки даних ви втиснули в книгу, ви навіть можете побачити, що Excel повзає і сканує, чим більше ви працюєте з ним.

Щоб уникнути цієї проблеми, переконайтеся, що ви не доповнюєте таблиці даних і списки у вашій книзі зайвими порожніми клітинками «пробіл». Тримайте таблиці якомога ближче одна до одної на одному робочому аркуші (з не більше ніж одним порожнім стовпцем або рядком як роздільником, який ви можете налаштувати, щоб зробити його шириною або висотою, як вам подобається) або — якщо дизайн дозволяє — збережіть їх в тій самій області послідовних аркушів.

Функціональність

Поряд з економією необхідно звернути увагу на функціональність електронної таблиці. Це означає, що при виборі місця розташування таблиць, списків і діаграм даних потрібно врахувати майбутнє зростання. Це особливо важливо у випадку зі списками даних, оскільки вони мають тенденцію зростати все довше і довше, оскільки ви продовжуєте додавати дані, вимагаючи все більше і більше рядків з тих самих кількох стовпців на аркуші. Це означає, що зазвичай слід розглядати всі рядки стовпців, які використовуються в списку даних, як «недопустимі». Насправді, завжди розміщуйте діаграми та інші допоміжні таблиці праворуч від списку, а не десь під останнім використаним рядком. Таким чином, ви можете продовжувати додавати дані до свого списку, не зупиняючись і спочатку переміщаючи якийсь непов’язаний елемент.

Ця просторова проблема не є однаковою під час розміщення таблиці даних, яка буде підсумовувати значення як у рядках, так і в стовпцях таблиці — наприклад, таблиця продажів, яка підсумовує ваші місячні продажі за позиціями з формулами, які обчислюють місячні підсумки в останньому рядку. таблиці та формули, які обчислюють підсумки елементів в останньому стовпці. У цій таблиці ви не турбуєтеся про необхідність переміщення інших елементів, наприклад вбудованих діаграм або інших допоміжних або непов’язаних таблиць даних, оскільки ви використовуєте можливості Excel для розширення рядків і стовпців таблиці зсередини.

Коли таблиця розширюється або стискається, навколишні елементи переміщуються по відношенню до та разом з розширенням і стисканням таблиці. Ви робите таке редагування таблиці, оскільки вставлення нових рядків і стовпців таблиці перед формулами гарантує, що вони можуть бути включені в загальні обчислення. Таким чином, рядок і стовпець формул у таблиці даних діють як межа, яка плаває при розширенні або звуженні її даних, але яка утримує всі інші елементи на відстані.

Завершення оформлення робочого зошита

Після того, як ви більш-менш спланували, де все буде розміщено у вашій новій електронній таблиці, ви готові приступити до створення нових таблиць і списків. Ось кілька загальних вказівок щодо того, як створити нову таблицю даних, яка включає прості підсумкові обчислення:

• Введіть назву таблиці даних у першу клітинку, яка формує лівий і верхній краї таблиці.

• Введіть рядок із заголовками стовпців у рядку під цією клітинкою, починаючи з того ж стовпця, що й клітинка із заголовком таблиці.

• Введіть заголовки рядків у першому стовпці таблиці, починаючи з першого рядка, який міститиме дані. (Це залишає порожню клітинку, де стовпець заголовків рядків перетинає рядок заголовків стовпців.)

• Створіть першу формулу, яка підсумовує стовпці (все ще порожні) в останньому рядку таблиці, а потім скопіюйте цю формулу в усі інші стовпці таблиці.

• Створіть першу формулу, яка підсумовує рядки (все ще порожніх) записів комірки в останньому стовпці таблиці, а потім скопіюйте цю формулу в решту рядків таблиці.

• Відформатуйте клітинки, щоб утримувати значення таблиці, а потім введіть їх у клітинки або введіть значення, які потрібно обчислити, а потім відформатуйте їх клітинки. (Це дійсно ваш вибір.)

Під час створення нового списку даних на новому аркуші введіть назву списку в першу клітинку таблиці, а потім введіть рядок заголовків стовпців у рядку нижче. Потім введіть перший рядок даних під відповідними заголовками стовпців.

Відкриття нових чистих робочих зошитів

Хоча ви можете відкрити нову книгу на екрані Excel у поданні Backstage, коли ви вперше запускаєте програму, яку можна використовувати для створення нової електронної таблиці з нуля, ви будете стикатися з випадками, коли вам потрібно буде відкрити власну порожню книгу з робочого аркуша. сама область. Наприклад, якщо ви запустите Excel, відкривши наявну книгу, яку потрібно редагувати, а потім перейти до створення нової електронної таблиці, вам потрібно буде відкрити порожню книгу (що ви можете зробити до або після закриття книги, з якої ви запустили Excel ).

Найпростіший спосіб відкрити порожню книгу – натиснути Ctrl+N. Excel відповідає, відкриваючи нову книгу, якій дається загальна назва книги з наступним невикористаним номером (книга2, якщо ви відкривали Excel з порожньою книгою1). Ви також можете зробити те саме в режимі Backstage, вибравши Файл→Створити, а потім клацнувши ескіз порожньої книги.

Щойно ви відкриваєте порожню книгу, Excel робить вікно документа активним. Щоб потім повернутися до іншої відкритої книги (що б ви зробили, якби ви хотіли скопіювати та вставити деякі її дані в один із порожніх аркушів), натисніть її кнопку на панелі завдань Windows або натискайте Alt+Tab, доки не відобразиться значок файлу. вибирається в діалоговому вікні, що з’являється посередині екрана.

Якщо ви коли-небудь помилково відкрили порожню книгу, ви можете просто закрити її відразу, натиснувши Ctrl+W, вибравши Файл→Закрити або натиснувши Alt+FC. Потім Excel закриває вікно свого документа та автоматично повертає вас до вікна книги, яке було відкрито в той момент, коли ви помилково відкривали порожню книгу.