Як стати заповненим ресурсами в Project 2013

Після створення та організації завдань у своєму проекті наступним кроком, як правило, є створення його ресурсів. Але перш ніж створювати ресурси в Project 2013 волею-неволею, ви повинні зрозуміти, як вони впливають на ваш проект.

Розуміння ресурсів

Перш за все, ресурс — це актив, який допомагає реалізувати проект, незалежно від того, чи є актив людина, устаткування, матеріал чи постачання. Одним із аспектів ефективної роботи з ресурсами є керування робочим процесом будь-якого ресурсу, який має обмежений час для вашого проекту. Коли ви створюєте ресурси, ви вказуєте їх доступність за годинами дня або днями тижня.

Наприклад, одна особа може бути доступною 50 відсотків часу або 20 годин у стандартному 40-годинному робочому тижні, тоді як інша людина може бути доступна повний робочий день (40 годин). Коли ви призначаєте такі види ресурсів своєму проекту, ви можете використовувати різноманітні представлення даних, звіти та інструменти, щоб побачити, чи не перевантажено якийсь ресурс у будь-який момент проекту.

Ви також можете побачити, чи сидять люди, крутячи великими пальцями, коли вони можуть допомогти з іншим завданням. Ви навіть можете врахувати ресурси, які працюють над кількома проектами у вашій організації, і переконатися, що вони використовуються ефективно.

Іншим аспектом ефективної роботи з ресурсами є розуміння того, як кількість ресурсів, які ви призначаєте для роботи над завданням, впливає на тривалість цього завдання. Іншими словами, якщо у вас є певний обсяг роботи, але мало людей, які виконають цю роботу, виконання типового завдання займає більше часу, ніж за наявності кількох людей.

Тип завдання визначає, чи змінюється тривалість завдання на основі кількості призначених йому ресурсів.

Нарешті, ресурси додають витрати на проект. Щоб врахувати витрати у вашому проекті — наприклад, людину, яка багато годин працює над завданням, комп’ютери, які ви повинні придбати, або послуги, які вимагають оплати — ви повинні створити ресурси та призначити їх для одного чи кількох завдань.

Типи ресурсів: робота, матеріал і вартість

Для цілей планування ресурсів Project визнає лише ці три типи ресурсів:

• Робота: цю людину, наприклад, програміста чи сантехніка, можна перепризначити, але не вичерпати. Робочі ресурси призначаються завданням для виконання роботи.

• Матеріал: матеріал має одиничну вартість і не витрачає робочі години, але його можна вичерпати. Прикладами матеріальних витрат є сталь, дерево та книги.

• Вартість: використання ресурсу вартості дає вам гнучкість вказувати застосовні витрати, такі як проїзд або доставка, щоразу, коли ви використовуєте цей ресурс.

Вирішити, який тип ресурсу використовувати під час додавання ресурсу зовнішнього постачальника або обладнання до проекту, може бути складним. Якщо ви хочете уникнути додавання годин роботи до проекту, коли цей ресурс використовується, не налаштовуйте ресурс як робочий. Замість цього використовуйте підхід до ресурсів витрат або фіксованих витрат.

Як ресурси впливають на час виконання завдань

Відповідно до параметрів за замовчуванням Project 2013 планування, орієнтоване на зусилля, вимкнено як для завдань, запланованих вручну, так і для автоматично запланованих. Тож незалежно від того, скільки робочих ресурсів ви призначаєте, тривалість завдання залишається незмінною, а Project накопичує більше годин роботи для завдання, щоб відобразити більше зусиль.

Однак у деяких випадках типу завдання з фіксованою одиницею або фіксованою роботою додавання або видалення ресурсів, призначених для завдання, має впливати на час, необхідний для виконання завдання. По суті, стару сентенцію «Дві голови краще, ніж одна» можна змінити на «Дві голови швидше, ніж одна».

Припустимо, що одну людину доручено виконати завдання Dig Ditch, яке вимагає чотирьох годин зусиль. Двоє людей, яким призначено завдання Dig Ditch, виконають роботу за дві години, оскільки кожен ресурс працює дві години одночасно, що забезпечує чотири години зусиль за половину часу.

Щоб планування завдання працювало таким чином, спочатку потрібно змінити завдання на завдання, заплановану автоматично, за допомогою кнопки Автоматичний розклад у групі Розклад на вкладці Завдання. Потім потрібно ввімкнути планування з урахуванням зусиль, двічі клацнувши завдання, перейшовши на вкладку «Додатково» в діалоговому вікні «Інформація про завдання», встановивши прапорець «Зусилля», а потім натиснувши кнопку «ОК».

Призначення додаткових людей до завдань не завжди скорочує робочий час пропорційно, навіть якщо Project розраховує його саме так. Коли у вас більше людей, у вас також буде більше зустрічей, записок, дубльованих зусиль і конфліктів, наприклад. Якщо ви додаєте більше ресурсів до завдання, подумайте також про збільшення кількості зусиль, необхідних для виконання цього завдання, щоб врахувати неминучу неефективність робочої групи.

Як оцінити потреби в ресурсах

Зазвичай ви знаєте, скільки матеріальних ресурсів потрібно для виконання завдання: у більшості випадків ви можете використовувати стандартну формулу для обчислення кількості фунтів, тонн, ярдів або іншої кількості. Але як ви знаєте, скільки зусиль повинні вкладати ваші робочі ресурси, щоб виконати завдання в проекті?

Включіть певну кількість додаткових матеріальних ресурсів, якщо ви думаєте, що вони знадобляться вам для переробки або брухту.

Як і у випадку з багатьма аспектами інформації, яку ви вкладаєте в план проекту, визначення рівня зусиль значною мірою залежить від вашого власного досвіду роботи з подібними завданнями та ресурсами. Однак пам’ятайте про ці застереження:

• Вміння має значення. Менш кваліфікований або менш досвідчений ресурс, ймовірно, займе більше часу для виконання завдання. Експериментуйте — збільште тривалість на 20 відсотків для менш кваліфікованого ресурсу, наприклад, або зменшіть її на 20 відсотків для більш кваліфікованого ресурсу.

• Історія повторюється. Подивіться на раніше виконані проекти та завдання. Якщо ви відстежували час людей, ви, ймовірно, зможете побачити, скільки зусиль було потрібно, щоб виконати різні типи завдань в інших проектах і провести паралелі з вашим проектом. Ця методика оцінки тривалості зусилля подібна до аналогічної оцінки.

• Просіть і отримаєш. Попросіть самих ресурсів оцінити, скільки часу, на їхню думку, займе виконання завдання. Зрештою, люди, які виконують роботу, мають краще знати, скільки часу вона займає.

Виділіть резервний час у проекті, щоб врахувати непередбачені обставини, наприклад, те, що ресурси менш кваліфіковані, ніж ви планували. Щоб забезпечити дотримання етапних дат, багато людей додають завдання під назвою «Резерв на випадок непередбачених обставин» до своїх розкладів безпосередньо перед виконанням етапу або закінченням етапу.