Як спілкуватися в чаті в Microsoft Teams

Можливо, ви будете змушені використовувати Microsoft Teams, оскільки вона включена в передплату вашої організації на Microsoft 365 або Office 365, або ви можете вирішити почати використовувати її самостійно. Незалежно від того, як ви починаєте використовувати Teams, ви, ймовірно, витратите свої початкові взаємодії, надсилаючи повідомлення іншим людям у вашій команді.

Миттєві повідомлення в Teams відбуваються в каналах. Канали – це місце, де люди можуть вводити повідомлення, додавати файли та ділитися посиланнями. Мені подобається думати про канал, як віртуальний кулер для води. Ви ходите туди, щоб поспілкуватися з колегами, дізнатися та поділитися плітками, і взагалі залишатися на зв’язку зі своїм колом спілкування.

Канал живе всередині команди, а команда може містити кілька каналів. Ви можете називати канал як завгодно. Я рекомендую використовувати назву, яка описує мету каналу. Наприклад, ви можете назвати свої канали channel01, channel02, channel03 тощо, але ці назви не є описовими. Ви створюєте канал, який люди у вашій команді використовуватимуть для обговорення сполучення автомобілів на роботу та з роботи? Назвіть канал Carpooling. Або ви хочете створити канал для бухгалтерії та інший для людських ресурсів? Назвіть їх відповідно бухгалтерія та кадри. Або, можливо, група людей хоче обговорити нову політику дозволу домашніх тварин в офіс. Створіть канал під назвою Pets. Ви зрозуміли суть.

Канал може містити кілька розмов, які відбуваються одночасно. Щоб спробувати зробити ці потоки розмов легшим для просування, Teams об’єднує їх у так званий поток. Нитка — це просто тема розмови. Коли хтось вводить абсолютно нове повідомлення, воно з’являється в каналі, а під ним розміщуються всі відповіді на це вихідне повідомлення. Якщо хтось інший введе інше повідомлення для іншої теми, воно стане власним ланцюжком, і всі відповіді на це повідомлення будуть згруповані під вихідним повідомленням. На малюнку видно, що я створюю абсолютно нову тему розмови («Привіт, світ!»). Якщо я хочу відповісти на існуючу тему, я б натиснув посилання «Відповісти» внизу ланцюжка, що починається з «Привіт і ласкаво просимо до команди!»

Надсилання нового повідомлення на загальний канал.

Відповідь на наявну тему розмови (потік) та створення нової теми – це лише питання, яке посилання на відповідь ви натискаєте та яке текстове поле ви починаєте вводити. Однією з помилок, які роблять багато людей, коли вперше використовують Teams, є відповідь у основне вікно повідомлень для каналу замість вікна відповіді для ланцюжка. Спочатку це може бути незрозумілим, але як тільки ви помітите дві коробки, це швидко стає другою натурою.

Надсилання повідомлень у каналах

Щоразу, коли ви створюєте нову команду, для неї автоматично створюється канал. Цей канал, який називається «Загальний», цілком прийнятно використовувати, щоб почати спілкуватися з іншими членами команди.

Щоб надіслати повідомлення в загальному каналі, виконайте такі дії:

Виберіть піктограму «Команди» на лівій навігаційній панелі, щоб переглянути всі свої команди.
Під кожною командою ви побачите список доступних вам каналів. Якщо це нова команда, ви бачитимете лише загальний канал, доки не буде створено більше каналів.

Окрім доступних вам каналів, у команді можуть бути приватні канали, до яких у вас немає доступу. Також можуть бути загальнодоступні канали, до яких ви ще не приєдналися. Список каналів, які ви бачите під командою, може включати не всі канали, які містить команда.

Виберіть Загальний канал, як показано.
Коли ви натискаєте канал, він відкривається в головній частині екрана.

Введіть повідомлення в текстовому полі внизу екрана та клацніть піктограму Надіслати (або натисніть клавішу Enter), як показано раніше.
Ваше повідомлення з’явиться на екрані загального каналу.

Вітаю! Ви надсилаєте повідомлення!

Зауважте над вашим повідомленням, що Microsoft Teams дає вам кілька підказок щодо додавання нових людей, створення додаткових каналів і відкриття розділу «Часті запитання» (FAQ). Ці кнопки, які з’являються в нових каналах, є для вас ярликами. Ви можете виконувати ці самі завдання, не використовуючи ці ярлики, і ви дізнаєтеся, як це зробити в наступних розділах.

Вибір загального каналу, який був автоматично створений під час створення команди.

Створення нового каналу

Оскільки ви все частіше користуєтеся Teams, ви, ймовірно, захочете створити канали чату на інші теми, щоб усе не відбувалося в одному «загальному» каналі. Наприклад, ви можете створити канал для вашої команди, щоб обговорювати фінанси, інший — для спільного використання автомобілів, а інший — для подій командного духу. Командні бесіди можна організувати нескінченними способами. Важливо лише те, що працює у вашій команді.

Щоб створити новий канал у своїй команді, виконайте такі дії:

Виберіть піктограму «Команди» на лівій навігаційній панелі, щоб переглянути всі свої команди.

Клацніть три крапки праворуч від команди, до якої потрібно додати канал, щоб відкрити спадне меню «Додаткові параметри».

Виберіть Додати канал, як показано.

Якщо ця опція не відображається в спадному меню, ви не маєте дозволу на створення нового каналу. Якщо ви є гостем команди, ваші можливості створювати команди та канали можуть бути обмежені.

Вибір Додати канал у меню налаштувань для команди.

Введіть назву й опис каналу у діалоговому вікні, що з’явиться, а потім натисніть кнопку Додати, як показано.

Заповнення діалогового вікна для створення нового каналу.

Зауважте, що ви також можете встановити прапорець, щоб цей канал автоматично відображався для кожної людини в команді. Якщо ви не виберете цей прапорець, канал буде відображатися як прихований, і людям потрібно буде натиснути кнопку, щоб побачити його в списку каналів у команді.

Новий канал з’являється під командою, як показано.

Новий канал у команді.

Ви можете створити канали чату на будь-яку тему. Я бачив, як команди досягли великого успіху, виокремлюючи основні канали, пов’язані з роботою, із каналів, що не стосуються основної роботи, наприклад, моральні заходи в одному каналі та обговорення бюджету в іншому каналі.

Канал - це частина команди. Команда може містити кілька каналів, і кожен канал може містити власні потоки розмов.

Налаштування каналу

Ви можете налаштувати багато різних параметрів для каналу за допомогою діалогового вікна «Додаткові параметри». Як було показано раніше, ви отримуєте доступ до цих додаткових опцій, клацнувши крапку біля назви каналу, яким ви хочете керувати. На наступному малюнку показано спадне меню «Додаткові параметри», яке з’являється поруч із новим каналом, який ми створили. Параметри, які відображаються для каналу, який ви додаєте, включають наведені нижче параметри.

• Сповіщення каналу: ви можете налаштувати сповіщення, які ви отримуєте для цього каналу. Це важливо, оскільки ваша організація використовує Teams збільшується. Команди можуть швидко стати галасливими, коли всі спілкуються на різноманітні теми. Ви можете використовувати цей параметр, щоб зменшити шум для каналів, які є менш важливими для вас, і збільшити гучність для тем, на які вам потрібно приділяти пильну увагу. Відобразиться діалогове вікно сповіщень про канал.

Меню додаткових параметрів для каналу команди.

Налаштування сповіщень каналу.

• Приховати: виберіть цю опцію, щоб приховати канал зі списку каналів, які є у вашій команді. Ви завжди можете в будь-який час розкрити канал. Ви побачите невелике повідомлення, яке дає вам знати, скільки каналів ви приховали, і ви можете натиснути його, щоб побачити ці приховані канали.
• Керувати каналом: цей параметр дозволяє власникам каналу керувати дозволами для каналу, як показано. Ви можете дозволити іншим модерувати канал і контролювати, хто може публікувати нові повідомлення на каналі.

Керування модераторами та дозволами для каналу.

• Отримати адресу електронної пошти: чудова функція, яку я постійно використовую, — це можливість надсилати повідомлення електронної пошти безпосередньо на канал. Ви можете налаштувати канал так, щоб у разі надсилання електронного листа повідомлення з’являлося в каналі. (Я постійно надсилаю копії своїх електронних повідомлень на свої канали!) На наступному малюнку показано адресу електронної пошти для приватного каналу.

Отримання спеціальної адреси електронної пошти для надсилання електронної пошти безпосередньо на канал.

Щоразу, коли я надсилаю повідомлення електронної пошти на цю адресу, воно з’являється на каналі, як показано.

Перегляд електронного листа, надісланого на канал.

• Отримайте посилання на канал. Ви можете швидко перевантажитися кількістю команд і каналів у вашій організації. Якщо ви хочете розповісти людям про канал, ви можете надіслати їм пряме посилання на канал. Ви можете отримати посилання за допомогою цієї опції.
• Редагувати цей канал: коли ви вперше створювали канал, ви встановлюєте назву та опис. Ви можете змінити ці налаштування за допомогою цієї опції.
• Роз’єми: конектори – це додаткові програми. Думайте про них як про спеціальні розширення для Teams, які ви можете додати до каналу, щоб підключитися до інших програмних служб. Вони дозволяють підключати інші програми до свого каналу. Як показано, існує багато типів роз’ємів. Наприклад, ви можете підключити свій канал до Jira або Twitter або, здавалося б, будь-якої іншої програми в Інтернеті.
• Видалити цей канал: коли ви будете готові видалити канал, ви можете вибрати цю опцію, щоб видалити його.

Перегляд деяких доступних для каналу роз’ємів.