Як співпрацювати в SharePoint з Office 365

SharePoint — це веб-платформа для командної співпраці Microsoft. Підприємства використовують SharePoint Online для зберігання документів, керування проектами та дозволу колегам співпрацювати один з одним.

SharePoint Online не обов’язково є повсюдним (присутнім або повсюдно), але він намагається бути. Сайти SharePoint Online створені для доступу звідусіль — із настільного комп’ютера, ноутбука, планшета чи смартфона. Незалежно від пристрою, який ви використовуєте, вміст має бути доступним і зручним для користувачів.

Ця стаття представляє SharePoint Online, розповідає, як орієнтуватися на сайті команди, завантажувати файли та працювати з ними в бібліотеках документів, ділитися файлами з колегами, синхронізувати файли та оновлювати профіль Office 365.

Представляємо командні сайти

Сайт команди SharePoint — це спільна робоча область, де колеги можуть працювати над тими самими файлами, відстежувати проекти та взаємодіяти один з одним.

На малюнку показано типовий сайт команди SharePoint Online у ​​вікні Office 365. Ці сайти можуть виглядати по-різному залежно від того, як їх налаштували адміністратори сайту, але вони мають однакові спільні інструменти. Сайт команди надає засоби для відкриття програм Office 365, завантаження та завантаження файлів, а також для співпраці з колегами. На цих сторінках пояснюється, як увійти на сайт команди та орієнтуватися на екрані.

Сайт команди SharePoint Online.

Вхід на сайт команди

Щоб увійти на сайт команди SharePoint, потрібні пароль і мережева адреса. Ймовірно, ви отримаєте ці елементи від системного адміністратора вашого дружнього сусідства. Щоб увійти на сайт команди SharePoint, виконайте наведені нижче дії.

Відкрийте веб-браузер і перейдіть на сайт команди вашої організації.
Як виглядає веб-адреса веб-сайту вашої команди, залежить від того, чи використовує ваша компанія власне доменне ім’я (наприклад, company.com ) чи формат імен за замовчуванням Office 365 (який виглядає приблизно як yourcompany.sharepoint.com ).

Якщо вам буде запропоновано ввести облікові дані, введіть своє ім’я користувача, введіть пароль і натисніть OK.
Що станеться далі, залежить від того, як виглядає ваше локальне (локальне) середовище та від того, як адміністратор налаштував SharePoint. Ви можете перейти на сайт команди, не вводячи своє ім’я користувача та пароль.

Знайдіть свій шлях на сайті команди SharePoint Online

Зверніться до попереднього малюнка під час огляду типового сайту команди Sharepoint:

• Панель запуску програм: для запуску веб-програм Office 365. Через зовнішній вигляд його іноді називають вафельним меню.
• Сповіщення: для отримання адміністративних і визначених користувачами сповіщень.
• Налаштування: для зміни налаштувань користувача. Які варіанти ви отримаєте, залежить від вашого рівня привілеїв.
• Меню користувача: для входу, виходу та перегляду профілю.
• Пошук на сайті: для пошуку вмісту на сайті.
• Панель навігації : для доступу до популярного вмісту на сайті команди. Зазвичай адміністратор сайту визначає, що з’являється на панелі навігації.
• Списки: для переліку завдань, які потрібно виконати, включно з елементами проектної роботи та загальними завданнями. SharePoint пропонує готові шаблони для різних видів списків, багато з яких дозволяють призначати елементи списку певним користувачам SharePoint.
• Бібліотеки документів: для розміщення файлів, які ви та інші члени команди можете відкривати та працювати з ними.

Сайт SharePoint – це веб-сайт, як і будь-який інший. Ви можете створювати закладки у своєму браузері для місць у SharePoint, які ви часто відвідуєте.

Як працювати з бібліотеками документів

Бібліотека документів є основним сховищем даних на сайті SharePoint. Не дозволяйте слову документ обдурити вас. У бібліотеці документів можна зберігати будь-який тип файлу.

Використовуйте бібліотеку документів для зберігання файлів з метою спільної роботи. На цих сторінках пояснюється, як відкривати файли в бібліотеці документів, завантажувати файли, спільно редагувати файли та ділитися файлами.

Відкриття файлу в бібліотеці документів

Щоб знайти та відкрити файл, виконайте наведені нижче дії.

Використовуйте панель навігації, щоб знайти та вибрати файл, який потрібно відкрити.
Адміністратор міг розмістити ярлик до бібліотеки документів на домашній сторінці сайту команди або в іншому місці сайту.

Натисніть кнопку Відкрити (три крапки) поруч із назвою файлу, який потрібно відкрити.
З'явиться спливаюче вікно, як показано. Він показує вам попередній перегляд файлу, щоб ви могли переконатися, що відкриваєте правильний.

Натисніть кнопку Більше дій (знову три крапки).
На малюнку показано, де знаходиться кнопка Додаткові дії. З’явиться спливаюче меню з усіма можливими діями, які ви можете виконати з файлом, як показано.

Відкрийте файл.
Ви можете відкрити файл у настільній програмі Office або веб-програмі Office:

• • Настільна програма Office: виберіть перший варіант у спливаючому меню. Наприклад, якщо ви маєте справу з документом Word, виберіть Відкрити в Word. Файл завантажується на ваш комп’ютер, щоб ви могли працювати з ним там. Зміни, які ви вносите у файл на комп’ютері, автоматично завантажуються в копію, що зберігається в SharePoint.
  • Office Web App: виберіть другий варіант у спливаючому меню, у назві якого є слово « онлайн» . Відкриється веб-програма, щоб ви могли редагувати файл.

SharePoint надає багато варіантів для доступу до файлів на сайті команди.

Ось ярлик: щоб відкрити файл у веб-програмі Office, просто клацніть його назву в бібліотеці документів.

Як працювати з колегами над одним файлом

Іноді, коли ви намагаєтеся відкрити файл, ви не можете цього зробити, тому що хтось потрапив туди першим. Адміністратори вирішують, чи можуть декілька осіб одночасно редагувати файл.

Якщо файл дозволяє використовувати декілька редакторів, виконайте наведені нижче дії, щоб відкрити файл, який зараз редагується, і внесіть власні внески:

Відкрийте файл у бібліотеці документів.
Попередня тема цього розділу пояснює, як відкрити файл. На наступному малюнку показано файл Word, відкритий у веб-програмі Word.

Шукайте ознаки того, що файл зараз редагується колегою.
Як показано, Word Web App повідомляє вам імена (або імена) інших, які працюють над файлом. Якщо ви уважно подивіться, ви також можете побачити розташування курсору інших редакторів. SharePoint цілком підходить, дозволяючи кільком людям працювати над одним файлом.

Внесіть редакційні зміни до файлу.

Після завершення редагування натисніть кнопку «Назад» у веб-переглядачі або панель запуску програм Office 365, щоб повернутися на сайт групи.

Не турбуйтеся про збереження змін у файлі. Office 365 автоматично зберігає ваші зміни.

SharePoint Online повідомляє, коли колега спільно редагує файл.

Як завантажити файли в бібліотеку документів

Щоб завантажити файл зі свого комп’ютера в бібліотеку документів SharePoint Online, виконайте наведені нижче дії.

У SharePoint перейдіть до бібліотеки документів, куди потрібно завантажити файл.

Натисніть Завантажити.
Як показано на наступному малюнку, з’явиться діалогове вікно Додати документ.
Якщо ви не бачите кнопки «Завантажити» у бібліотеці документів, зверніться до адміністратора. Можливо, у вас немає дозволу на завантаження файлів.

У діалоговому вікні Додати документ натисніть кнопку Вибрати файли.

У діалоговому вікні «Відкрити» виберіть файл, який потрібно завантажити, і натисніть «Відкрити».
Ви можете завантажити більше одного файлу, вибравши декілька файлів у діалоговому вікні «Відкрити».

У діалоговому вікні Додати документ введіть коментарі до версії, якщо необхідно.
SharePoint можна налаштувати на зберігання кількох версій одного документа. Ваш адміністратор може вимагати від вас ввести коментарі, щоб описати файл, який ви завантажуєте.

Натисніть OK.
Під час цього подивіться, чи з’являється завантажений вами файл у бібліотеці документів.

Завантаження одного або кількох документів до бібліотеки документів SharePoint Online.

Щоб завантажити файли, ви можете перетягнути один або кілька файлів із вікна Провідника файлів на комп’ютері та перемістити їх у бібліотеку документів. Як зручно!

Як поділитися файлами з колегами

У термінології SharePoint спільний доступ означає інформування колег про файл, який вони можуть редагувати. Після того, як ви поділитеся файлом, ви можете повідомити колег електронною поштою про те, що файл надано. Іноді адміністратори не дозволяють комусь поділитися файлом, але якщо ви можете поділитися файлами, виконайте наведені нижче дії, щоб поділитися файлом з колегою:

Знайдіть файл, яким хочете поділитися, і натисніть його кнопку «Відкрити».
Знайдіть три крапки біля імені файлу, щоб знайти кнопку «Відкрити». З’явиться спливаюче вікно.

Натисніть Поділитися внизу спливаючого вікна.
Ви побачите діалогове вікно «Поділитися», як показано.
office-inviting-collaboration
Запрошення співробітника для співпраці над файлом.

Введіть ім'я людини, з якою ви хочете поділитися файлом.
SharePoint відкриває спадний список, щойно ви починаєте вводити текст. Ви можете вибрати назву зі списку.

Введіть описове повідомлення.
Ви можете пояснити, що це за файл і чому ви хочете поділитися ним.

Виберіть або зніміть прапорець Вимагати входу.
Зніміть прапорець Вимагати входу, якщо ви хочете поділитися файлом з людьми за межами вашої організації. Для звичайного комерційного використання виберіть цей параметр, щоб переконатися, що лише члени сайту команди можуть переглядати файл.

Виберіть параметр Надіслати запрошення електронною поштою.

Натисніть кнопку Поділитися.

На наступному малюнку показано, як виглядає повідомлення спільного доступу для людини, яка його отримує. Одержувач може натиснути кнопку Відкрити, щоб відкрити файл і приступити до роботи з ним.

Запрошення поділитися файлом.

Як переглядати файли в автономному режимі

Іноді ваш комп’ютер не може отримати доступ до порталу SharePoint Online. Наприклад, уявіть, що ви перебуваєте в літаку і вам потрібно оновити деякі робочі файли, але ви не підключені до SharePoint. Щоб вирішити цю проблему автономного доступу до документів, Office 365 дає нам можливість синхронізувати файли. Синхронізація дозволяє отримати доступ до файлів на базі SharePoint на локальному комп’ютері і не турбуватися про підключення до Інтернету. Після того, як ви повторно під’єднаєтеся до Інтернету (після приземлення літака), OneDrive синхронізує файли з їх онлайновими аналогами.

Важливо розуміти, що OneDrive синхронізує дві копії кожного файлу, одну копію, яка зберігається в бібліотеці документів SharePoint Online, а іншу — локально на вашому комп’ютері.

Виконайте наведені нижче дії, щоб синхронізувати файли SharePoint з однойменними файлами на OneDrive:

У SharePoint знайдіть бібліотеку документів, яку потрібно синхронізувати з комп’ютером.
Вам не потрібно синхронізувати кожну бібліотеку документів на сайті команди. Синхронізуйте лише ті файли, до яких потрібно мати доступ в автономному режимі.

У меню бібліотеки документів натисніть Синхронізувати.
На наступному малюнку показано, де знаходиться кнопка Синхронізація. Спливаюче сповіщення повідомляє, що SharePoint завантажує вміст бібліотеки документів і синхронізує його з клієнтом OneDrive для бізнесу.

У області сповіщень на панелі завдань Windows 10 клацніть піктограму OneDrive.
Як показано, цей значок виглядає як хмара. З’явиться список нещодавно синхронізованих файлів, у цьому випадку файлів із бібліотеки документів.

From the OneDrive window, click Open folder to view your local file copies.
From now on, you can work on these files either locally or directly from SharePoint. OneDrive will keep all changes in sync automatically.

Sync allows you to take SharePoint files offline for local access.

Delving deeper into Office 365

Office 365 offers the Delve screen to update your profile and communicate better with team members. Depending on the size of your organization, making sure that your Office 365 profile is up to date can be enormously helpful. Coworkers can look at your Office 365 profile to see whether you are the right fit for a project. They can look at your profile to discover how to find you. The Delve screen is a bit like a social media portal in that it offers a convenient way to communicate with your team.

Виконайте наведені нижче дії, щоб глибше ознайомитися з Office 365:

У SharePoint Online відкрийте меню Користувач і натисніть Мій профіль.
Меню користувача розташоване у верхньому правому куті екрана Office 365. Відкриється екран Delve, як показано.

Використовуйте елементи керування на екрані Delve, щоб оновити свій профіль і взаємодіяти з колегами.
Ви можете налаштувати цей екран, щоб зробити себе більш презентабельним для своїх колег.

Натисніть Оновити профіль, коли закінчите вносити зміни.

Екран Delve.