Як спростити завдання за допомогою швидких кроків у Outlook 2016

Наразі ви, безсумнівно, помітили, що для виконання деяких дій Outlook потрібно кілька клацань мишею, наприклад процес відповіді на повідомлення, а потім його видалення. Це неважко, якщо ви виконуєте певну дію лише час від часу, але якщо це те, що ви робите регулярно в Outlook, це може швидко стати болем. Якщо ви виконуєте певні завдання на регулярній основі, функція швидких кроків Outlook може прийти на допомогу.

Швидкі кроки дозволяють скоротити багатоетапні завдання одним клацанням миші. Ви знайдете «Швидкі кроки» в модулі «Пошта», розташованому посередині вкладки «Домашня сторінка» стрічки. Незважаючи на те, що поле «Швидкі кроки» відображається лише під час використання модуля «Пошта», ви можете використовувати «Швидкі кроки», щоб прискорити дії з більшістю модулів Outlook, наприклад «Календар» або «Завдання».

Коли ви вперше інсталюєте Outlook, у вікні швидких кроків уже є шість швидких кроків:

• Перемістити до: використовуйте цей швидкий крок, якщо ви часто переміщуєте повідомлення до певної папки.

• Електронна адреса команди. Використовуйте цей короткий крок, щоб відкрити форму нового повідомлення та заповнити поле Кому певним набором одержувачів.

• Відповісти та видалити: назва майже все говорить: коли ви вибираєте цей швидкий крок, Outlook автоматично відкриває форму повідомлення для відповіді відправнику вибраного повідомлення та переміщує вибране повідомлення до папки «Видалені».

• Менеджеру: цей швидкий крок автоматично відкриває форму повідомлення для пересилання вибраного повідомлення певному одержувачу, але не видаляє вибране повідомлення.

• Готово: це позначає вибране повідомлення прапорцем Позначити як завершене, позначає повідомлення як прочитане та переміщує повідомлення до визначеної папки.

• Створити новий: суворо кажучи, це насправді не швидкий крок; він відкриває майстер редагування швидких кроків, який дозволяє створювати власні індивідуальні швидкі кроки.

  

  Поле «Швидкі кроки» знаходиться посередині вкладки «Головна» стрічки.

За винятком швидкого кроку «Відповісти та видалити», кожен із цих швидких кроків вимагає прийняття деяких рішень під час першого використання. Після того як ви це зробите, вам більше ніколи не доведеться це робити — Outlook запам’ятає, що ви хочете, щоб він зробив, коли ви виберете «Швидкий крок».

Кожен із швидких кроків дещо відрізняється, але тут використовується як приклад Move To Quick Step:

Клацніть піктограму «Вхідні» на панелі папок (або натисніть Ctrl+Shift+I).

З'явиться список вхідних повідомлень.

Виберіть повідомлення в папці "Вхідні".

Це може бути будь-яке повідомлення. Не хвилюйтеся про те, що його насправді пересунуть. Поки ви вперше використовуєте Move To Quick Step, вибране повідомлення не буде переміщено; Outlook просто має знати, для якого типу елемента Outlook ви створюєте Quick Step.

Перейдіть на вкладку «Головна» та клацніть піктограму у верхньому лівому куті поля «Швидкі кроки».

На значку може бути або не вказано Перемістити до: ?.

Відкриється діалогове вікно Налаштування першого разу. Якщо в діалоговому вікні вже є назва папки, Outlook просто намагається бути корисним, пропонуючи останню папку, до якої ви перемістили повідомлення; діалогове вікно налаштування першого разу все одно відкриється.

Діалогове вікно Quick Step First Time Setup.

Виберіть папку, куди Quick Step перемістить повідомлення.

Виберіть папку в полі «Перемістити до папки», натиснувши стрілку в кінці поля. Якщо ви не бачите потрібну папку, виберіть пункт «Інша папка», що відкриє вікно «Вибір папки», щоб ви могли побачити детальний список усіх доступних папок. Ви навіть можете створити нову папку за допомогою вікна Вибрати папку.

Переконайтеся, що прапорець Перемістити до папки встановлено.

Якщо ви хочете, щоб кожне повідомлення було позначено як прочитане під час його переміщення, переконайтеся, що прапорець Позначити як прочитане також встановлено.

Якщо ви хочете змінити піктограму Quick Step, додати до неї дії або створити комбінацію клавіш для Quick Step, натисніть кнопку Параметри, щоб отримати доступ до цих налаштувань.

Введіть назву для швидкого кроку в текстовому полі Ім'я.

Ви, напевно, помітили, що як тільки ви вибрали папку в полі «Перемістити до папки», Outlook також розмістив цю назву в текстовому полі «Ім’я». Якщо ви задоволені назвою, яку Outlook вибрав для швидкого кроку, перейдіть до наступного кроку. Якщо ви хочете дати швидкому кроку іншу назву, просто введіть його в текстове поле Ім’я.

Натисніть кнопку Зберегти.

Діалогове вікно налаштування першого разу закриється.

Щоразу, коли ви хочете перемістити повідомлення до певної папки, просто виберіть повідомлення та натисніть створений вами швидкий крок. Повідомлення буде автоматично переміщено в папку і буде позначено як прочитане.