Як розробити план управління комунікаціями проекту Microsoft

Коли ви плануєте проект у Microsoft Project 2019, подумайте, яку інформацію вам (або будь-якій іншій зацікавленій стороні) потрібно відстежувати, хто володіє інформацією, як вона буде доставлена ​​та як часто її потрібно оновлювати. Часто ця інформація зберігається в окремому документі, відомому як план управління зв’язком. У наступній таблиці показано простий приклад.

План управління комунікаціями

План керування комунікаціями може бути складним або таким простим, як таблиця Word або електронна таблиця Excel. Ви вводите ім’я або посаду кожної зацікавленої сторони в крайньому лівому стовпці, а потім у верхній частині вводите необхідну інформацію, її метод та частоту доставки.

Це не ракетобудування, але вам все одно потрібно заздалегідь визначити, яку інформацію ви хочете відстежувати, коли вам це потрібно і в якій формі. Можливо, ви захочете ознайомитися з тем, як уникнути поширених помилок управління проектами .

Крок 1 вашого плану управління комунікаціями проекту: збір даних

Першим кроком у відстеженні прогресу проекту є збір інформації про те, що відбувається. Чим простіше звітувати про прогрес проекту, тим краще, тому що люди це зроблять . Чим більш рутинним ви можете зробити звітність — наприклад, щоп’ятниці, у певній формі, яка передається одній і тій же особі — тим легше буде збирати дані.

Потім ви можете ввести цю інформацію в проект кількома способами: скористайтеся різними видами та таблицями для введення інформації в аркуші даних, введіть інформацію в діалоговому вікні «Інформація про завдання» або скористайтеся інструментами відстеження в групі «Розклад» вкладки «Завдання» на стрічці. .

Обсяг даних, які ви збираєте, визначається інформацією, яку потрібно відстежувати, і рівнем деталізації. Наприклад, деякі люди використовують Project лише для створення графіка своєї діяльності. Інші використовують ресурси та відстежують загальну роботу над завданнями, але не до того рівня деталізації, який розглядає погодинну роботу. Для деяких людей просто позначити одне завдання як виконане на 50 відсотків, а інше на 100 відсотків — і дозволити проекту вважати, що всі ресурси виконали передбачуваний обсяг роботи — це нормально.

Крок 2 вашого плану управління комунікаціями проекту: застосуйте метод відстеження

Ви повинні визначити найкращий метод відстеження для вас, який визначається кількістю та типом інформації, яку потрібно відстежувати. Microsoft надає чотири методи відстеження в Project 2019:

• Завдання – всього
• Завдання – поетапно
• Завдання – всього
• Завдання – поетапно

Ви можете почати розуміти ці методи, порівнявши відстеження завдань і відстеження завдань. Ви можете відстежувати інформацію за завданнями, вказуючи на поточний час (або вибрану вами статусну дату) загальну виконану роботу або витрати на виконання завдання. Або ви можете відстежувати інформацію за призначенням, що є більш детальним відстеженням, яке показує загальну виконану роботу або витрати за кожним ресурсом.

Припустимо, що завдання «Тестування електричних компонентів», згідно з базовою лінією проекту, займе 12 годин роботи. Інженер, електрик і помічник — три людські ресурси — призначені на 100 відсотків свого часу. Відстеження за завданням – всього, ви можете просто відзначити, що завдання виконано на 75 відсотків, що означає дев’ять годин завершеної роботи.

Проект передбачає, що три ресурси розподіляють роботу порівну — по три години на кожен ресурс. Насправді, інженер витратив одну годину, електрик – шість, а помічник – дві. Тому в картину входить поетапна змінна за часом. Поетапне відстеження використовує певні часові кроки, незалежно від того, чи ви вирішите відстежувати роботу за завданням або роботу, виконану окремими ресурсами для завдання.

Отже, у завданні «Тестувати електричні компоненти» ви можете використати завдання – поетапний підхід для щоденного відстеження дев’яти годин. Або ви можете скористатися поетапним підходом « Призначення – поетапний» для відстеження роботи кожного ресурсу, щогодини чи щоденно.

Якщо проект або організація не вимагає детального призначення чи поетапного відстеження, краще використовувати метод «завдання – загальне». Тоді ви зможете витрачати менше часу на введення інформації в проект і більше часу на керування командою та зацікавленими сторонами.

Крок 3 вашого плану управління комунікаціями проекту: використовуйте інструменти відстеження

Іноді здається, що Project надає зручну кнопку для всього, що вам потрібно зробити в проекті, то чому ж відстеження має бути іншим? Інструменти відстеження у верхній частині групи Розклад на вкладці Завдання виконують оновлення вибраних завдань у будь-якому поданні аркуша. На малюнку показані інструменти відстеження. П’ять ліворуч – це кнопки відсотка виконання, а кнопка праворуч дає змогу позначати завдання або оновлювати завдання.

Кнопки відстеження.

Ці інструменти вносять певні оновлення до вибраних завдань:

• Відсоток виконання: натисніть цей інструмент, щоб швидко відзначити хід виконання завдання за допомогою грубого розрахунку відсотка виконаної роботи з кроком у 25 відсотків.
• Позначити на відстеженні: якщо вибрати завдання та натиснути цей інструмент, активність автоматично записується до дати стану, як ви запланували її в базовій лінії.
• Завдання оновлення: щоб відобразити діалогове вікно, яке містить інформацію відстеження про перебіг, тривалість, дати початку та завершення, знайдіть цей інструмент у меню, яке відкривається, коли ви натискаєте стрілку вниз на кнопці «Позначити на відстеженні». Наприклад, можна вказати, чи відрізнялася фактична дата початку завдання від поточної дати початку. На наступному малюнку показано діалогове вікно завдань оновлення.

Діалогове вікно завдань оновлення.

Ви можете використовувати ще кілька інструментів, які можна знайти в інших розділах Project, щоб відстежувати та ілюструвати прогрес:

• Оновити проект: позначте всі завдання в проекті як виконані до певної дати стану. Ви також можете використовувати цей інструмент для перепланування незавершених робіт.
• Перемістити завдання: переплануйте все або частину вибраного завдання. Ви можете використовувати цей інструмент, який знаходиться в групі «Завдання» на вкладці «Завдання» на стрічці, щоб перемістити завдання вперед або назад або перепланувати його частини на дату стану.
• Додати лінію виконання: увімкніть тип інструменту малювання. На вкладці Формат у групі Формат натисніть Лінії сітки. Натисніть стрілку вниз і виберіть Лінії прогресу. З’являється діалогове вікно, де можна на певні дати налаштувати рядки виконання: вони вказують, які завдання випереджають або відстають від графіка за допомогою вертикальної лінії, яка з’єднує завдання, що виконуються.

Для всього є подання Microsoft Project

Можливо, ви вже знаєте, що в Project передбачено все, що ви хочете зробити. Наприклад, ви можете використовувати представлення аркуша завдань та перегляд використання завдань, щоб легко оновлювати інформацію про завдання чи ресурс. Доступно так багато варіантів, що ви можете повірити, що Microsoft стягує плату за подання.

Таблиця завдань — перегляд таблиці відстеження.

Використання завдання — перегляд таблиці відстеження.

Використання завдань — перегляд таблиці використання.

Під час відстеження за допомогою перегляду аркуша завдань я вставляю стовпець, який показує відсоток завершення. Щоб вставити стовпець, просто клацніть правою кнопкою миші заголовок стовпця та натисніть кнопку Вставити стовпець, а потім виберіть % завершено.

Залежно від методу відстеження вам потрібні різні подання для різних цілей. У наступній таблиці вказано найкращий вигляд для кожного методу відстеження.

Відстеження переглядів

Коли ви знайдете відповідне представлення з правильними стовпцями, ввести інформацію для відстеження буде так само просто, як ввести кількість годин, суму в доларах для фіксованих витрат або дату початку чи завершення у відповідному стовпці для завдання, яке ви оновлюєте.