Як розробити план управління комунікаціями в проекті 2013

Коли ви плануєте проект у Project 2013, подумайте, яку інформацію вам (або будь-якій іншій зацікавленій стороні) потрібно відстежувати. Часто ця інформація зберігається в окремому документі, відомому як план управління зв’язком.

План керування комунікаціями може бути складним або таким простим, як таблиця Word або електронна таблиця Excel. Ви вводите ім’я або посаду кожної зацікавленої сторони в крайньому лівому стовпці, а потім у верхній частині вводите необхідну інформацію, її метод та частоту доставки.

Це не ракетобудування, але вам все одно потрібно заздалегідь визначити, яку інформацію ви хочете відстежувати, коли вам це потрібно і в якій формі.

Першим кроком у відстеженні прогресу проекту є збір інформації про те, що відбувається. Чим простіше звітувати про прогрес проекту, тим краще, тому що люди це зроблять . Чим більш рутинним ви можете зробити звітність — наприклад, щоп’ятниці, у певній формі, яка перетворюється на ту саму особу — тим легше буде збирати дані.

Потім ви можете ввести цю інформацію в Project 2013 кількома способами: скористайтеся різними видами та таблицями для введення інформації в аркуші даних, введіть інформацію в діалоговому вікні «Інформація про завдання» або скористайтеся інструментами відстеження в групі «Розклад» на вкладці «Завдання» на Стрічка.

Обсяг даних, які ви збираєте, визначається інформацією, яку потрібно відстежувати, і рівнем деталізації. Наприклад, деякі люди використовують Project 2013 лише для створення графіка своєї діяльності. Інші використовують ресурси та відстежують загальну роботу над завданнями, але не до того рівня деталізації, який розглядає погодинну роботу.

Ви повинні визначити найкращий метод відстеження для вас, який визначається кількістю та типом інформації, яку потрібно відстежувати. Microsoft надає чотири методи відстеження в Project 2013:

• Завдання – всього

• Завдання – поетапно

• Завдання – всього

• Завдання – поетапно

Ви можете почати розуміти ці методи, порівнявши відстеження завдань і відстеження завдань. Ви можете відстежувати інформацію за допомогою t ask , вказуючи на поточний час (або вибрану вами статусну дату) загальну виконану роботу або витрати на виконання завдання. Або ви можете відстежувати інформацію в ssignment, яка більш детально відстеження , який показує вам повну робота завершена або витрати по кожному ресурсу.

Проект 2013 передбачає, що ресурси розподілять роботу порівну. Тому в картину входить поетапна змінна за часом. Поетапне відстеження використовує певні часові кроки, незалежно від того, чи ви вирішите відстежувати роботу за завданням або роботу, виконану окремими ресурсами для завдання.

Якщо проект або організація не вимагає детального призначення чи поетапного відстеження, краще використовувати метод « завдання – загальне» . Тоді ви зможете витрачати менше часу на введення інформації в Project 2013 і більше часу на керування командою та зацікавленими сторонами.