Як підрахувати проміжні дані в Excel 2013

Ви можете використовувати функцію «Проміжні підсумки» в Excel для підсумовування даних у відсортованому списку. Щоб підвести список проміжних підсумків, ви спочатку сортуєте список за полем, для якого ви хочете отримати проміжні підсумки, а потім призначаєте поле, яке містить значення, які ви хочете підсумувати — це не обов’язково повинні бути однаковими полями в списку даних.

Коли ви використовуєте функцію проміжних підсумків, ви не обмежуєтеся додаванням значень у призначеному полі разом із функцією SUM. Замість цього можна попросити Excel повертати кількість записів за допомогою функції COUNT, середнє значення записів із функцією AVERAGE, найвищий запис із функцією MAXIMUM, найнижчий запис із функцією МІНІМУМ або навіть добуток записів із Функція PRODUCT.

Щоб підвести проміжний підсумок у кожному відділі в моєму прикладі списку даних про співробітників, спочатку відсортуйте список у порядку від А до Я в стовпці Відділ, оскільки Excel створює новий проміжний підсумок при кожній зміні записів відділів у списку (бухгалтерія, Адміністрація, інженерія тощо).

Excel не дозволяє підраховувати проміжні підсумки для списку даних, відформатованого у вигляді таблиці. Перш ніж використовувати командну кнопку «Проміжний підсумок», потрібно спочатку перетворити таблицю на звичайний діапазон комірок. Для цього клацніть клітинку в таблиці, а потім натисніть вкладку Дизайн на контекстній вкладці Інструменти таблиці на стрічці.

Нарешті, натисніть кнопку «Перетворити в діапазон» у групі «Інструменти», а потім натисніть кнопку «Так» у діалоговому вікні сповіщення з проханням підтвердити цю дію. Потім Excel видаляє кнопки фільтра зі стовпців у верхній частині списку даних, зберігаючи оригінальне форматування таблиці.

Наступний малюнок ілюструє, наскільки легко використовувати функцію проміжних підсумків для отримання підсумків у списку даних. Зразок списку даних працівника спочатку сортується за полем «Відділ» у порядку зростання, а потім за полем «Зарплата» в порядку спадання (від найбільшого до найменшого) і перетворюється список даних у діапазон.

Потім натисніть кнопку команди «Проміжний підсумок» на вкладці «Дані» стрічки, щоб відкрити діалогове вікно «Проміжний підсумок».

Тут поле Відділ вибирається як поле, для якого мають обчислюватися проміжні підсумки у спадному списку При кожній зміні, Сума як функція, яка буде використовуватися у спадному списку Використовувати функцію, і перевірка Зарплата. поле як поле, значення якого потрібно підсумувати в списку Додати проміжний підсумок.

На наступному малюнку показані результати, отримані після натискання кнопки «ОК» у діалоговому вікні «Проміжний підсумок». Тут ви бачите нижню частину списку даних, що показує проміжні підсумки заробітної плати для відділів адміністрування, інженерії, кадрів та інформаційних служб, а також загальну суму зарплат для всіх відділів.

Загальна сума відображається в нижній частині списку даних, оскільки в діалоговому вікні «Проміжний підсумок» встановлено прапорець «Підсумок нижче даних» — якщо ви не бажаєте отримати загальний підсумок, зніміть прапорець з цього прапорця.

Як бачите, коли ви використовуєте команду «Проміжні підсумки», Excel окреслює дані одночасно з додаванням рядків із загальною зарплатою відділу та загальною сумою. Це означає, що ви можете згорнути список даних лише до рядків проміжних підсумків у відділах або навіть лише до рядка загальної суми, просто згорнувши контур до другого або першого рівня.

(Пам’ятайте, що ви можете перемикатися між відображенням і приховуванням символів контуру з лівого краю списку даних, натискаючи Ctrl+8.)

У великому списку даних може знадобитися, щоб Excel вставляв розриви сторінок (часто їх називають break s ) щоразу, коли дані змінюються в полі, у якому здійснюється проміжний підсумок у списку (тобто поле, призначене в спадному списку At Every Change In - внизу списку).

Для цього потрібно просто встановити прапорець «Розрив сторінки між групами» у діалоговому вікні «Проміжний підсумок», щоб поставити в ньому позначку, перш ніж натиснути «ОК», щоб підвести проміжний підсумок у списку.