Як підключитися до Dynamics 365 за допомогою Power BI Desktop

Power BI можна використовувати для підключення майже до будь-якого джерела даних під сонцем, тож ви можете комбінувати дані із зовнішніх джерел з даними з Dynamics 365. Тут ви дізнаєтеся, як Power BI підключається до Dynamics 365 . Але спочатку давайте подивимося, як Power BI підключається до даних із загальної точки зору.

Power BI — чудова можливість підключатися до джерел даних будь-яких форм і розмірів. Загальні методи підключення Power BI описані в цьому списку:

• Підключіться до файлу, наприклад файлу Excel, файлу XML або текстовому файлу CSV (значення, розділені комами).
• Підключайтеся до такої бази даних, як SQL Server, Oracle або IBM DB2 (і багато інших за допомогою інших конекторів бази даних).
• Підключайтеся до Azure (хмарні служби Microsoft), включаючи бази даних SQL, що зберігаються в Azure.
• Підключайтеся до онлайн-сервісів, включаючи службу Power BI, SharePoint Online List і — що найважливіше для наших цілей — служби Dynamics 365 (онлайн).

Power BI поставляється з коннекторами баз даних до баз даних не Microsoft, таких як Oracle, IBM DB2, MySQL, PostgreSQL, Sybase, Teradata, SAP HANA, Snowflake, Amazon Redshift тощо, але деякі з'єднувачі не ввімкнені за замовчуванням, тому в Power BI вам може знадобитися їх увімкнути. Перейдіть до Файл → Параметри та налаштування → Параметри → Функції попереднього перегляду, щоб увімкнути з’єднувач бази даних. Потім ви зможете побачити ввімкнений конектор бази даних у списку доступних баз даних.

Підключення до файлу

Іноді вам може знадобитися підключитися до файлу, особливо якщо ви просто додаєте трохи зовнішньої інформації до звіту, але загалом кількість файлів досить обмежена. Файл зазвичай є результатом звіту, а не джерелом звіту. Файли Excel іноді є джерелами даних, а не результатами звітів, але сховища даних краще розміщувати в системі баз даних реляційного керування (RDBMS). Бази даних є місцем дії. Бази даних містять безліч таблиць, кожна з яких наповнена даними. Справжня магія проявляється, коли ви можете об’єднати пов’язані таблиці за допомогою запитів SQL і узагальнити дані за допомогою SQL GROUP BY.

Підключення до представлення SQL

SQL - вид— це запит SQL, який зберігається в базі даних у вигляді віртуальної таблиці. Відмінний спосіб для кінцевих користувачів працювати з даними — це для ІТ-фахівця створювати представлення SQL, які виконують важку роботу по об’єднанню пов’язаних таблиць бази даних, а також прив’язують таємні назви стовпців таблиці до імен полів, зрозумілих людині — імен елементів даних, які закінчуються. Іншими словами, користувач може легко зрозуміти. Стовпець у базі даних може називатися EXPDELDT, але представлення SQL передає це поле на щось на кшталт Expected_Delivery_Date. Подання SQL також може виключати поля, які не використовуються вашою організацією. Наприклад, у замовленнях на продаж ваші працівники з рахунків можуть не вводити жодних даних у поле Очікувані дані доставки, оскільки завжди передбачається, що дата доставки збігається з датою рахунка-фактури, тому в такому випадку

Подання SQL — це легше для розуміння даних у базі даних — легше, ніж заглядати в необроблені таблиці фізичної бази даних і намагатися зрозуміти всі численні дивні стовпці даних. (Це також допомагає зрозуміти, як об’єднати таблиці, не випадково дублюючи рядки.) Це більш зручне представлення даних, до якого кінцеві користувачі потім можуть отримати доступ як частину набору даних за допомогою Power BI для створення власних звітів, графіків та інформаційних панелей. Деякі з цих представлень SQL вбудовані в програму, з якої ви хочете отримати дані, а деякі можуть бути написані вашим ІТ-відділом або ІТ-консультантами. Звичайно, оскільки Power BI може підключатися до баз даних, ви можете легко підключатися до представлень SQL, що містяться в цих базах даних.

Підключення Power BI до Dynamics 365

Підключити Power BI до Dynamics 365 цілком можливо. Давайте подивимося правді в очі: Microsoft створила Power BI для кінцевих користувачів для підключення до критично важливих даних у своїх організаціях, а Dynamics 365 є важливим джерелом інформації для клієнтів Microsoft, які використовують Dynamics 365 for Customer Engagement (CRM), фінанси та операції. (ERP), талант (людські ресурси) тощо.

Для Microsoft також важливо перевести якомога більше своїх клієнтів на Dynamics 365 (якщо вони ще не почали його використовувати), тому Microsoft не може нехтувати підключенням до Dynamics 365; це першочерговий пріоритет. Оскільки підключення до Dynamics 365 з Power BI є таким високим пріоритетом, Microsoft намагалася спростити його й надала кілька різних засобів для цього.

Подібно до багатьох технологій Microsoft, ці методи підключення створюють дещо рухому мету; якась нова частина технології завжди на горизонті, а якась інша частина завжди на виході. Завжди запитуйте, чи доступний новий конектор для вашого цільового джерела даних.

Підключення Power BI до Dynamics 365 стає дещо складним, коли ви починаєте думати про те, що Dynamics 365 — це більше парасолька хмарних додатків, а не одна програма. Кожна з цих програм Dynamics 365 може мати дещо інший бажаний метод підключення. Щоб ще більше ускладнити ситуацію, одна програма може мати більше одного способу підключення до Power BI. Нагадаємо, що Power BI може підключатися безпосередньо до бази даних, може підключатися до Azure і може підключатися до інших служб, таких як онлайн-сервіси Dynamics 365. Давайте подивимося на деякі з найпростіших і бажаних способів підключення Power BI до Dynamics 365.

Підключення Power BI до Business Central

Одним із найшвидших і найпростіших способів підключення Power BI Desktop до Dynamics 365 є використання параметрів онлайн-служб, які можна знайти у вікні «Отримати дані». Наприклад, налаштувати з’єднання з Business Central за допомогою онлайн-сервісів дуже просто.

Щоб підключити Power BI Desktop до Dynamics 365 Business Central, виконайте такі дії:

У меню Power BI Desktop клацніть «Отримати дані» на вкладці «Головна».
З’явиться вікно «Отримати дані».

Вікно Power BI Desktop Отримати дані.

Якщо у вашій системі з’явиться спадне меню, натисніть кнопку «Більше», щоб відкрити вікно «Отримати дані».

У навігаційному меню ліворуч у вікні натисніть Онлайн-сервіси.
У правій частині вікна з’явиться список онлайн-сервісів.

Виберіть зі списку Microsoft Dynamics 365 Business Central, а потім натисніть жовту кнопку Підключення.
З’явиться діалогове вікно із пропозицією ввійти в Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Натисніть кнопку Увійти.

Використовуйте ті самі облікові дані облікового запису, які ви використовуєте для входу під час запуску Dynamics 365 Business Central.
Зазвичай це ваша робоча адреса електронної пошти.

Введіть свій пароль, якщо буде запропоновано (ваш пароль може вже зберігатися під час входу в Office 365, Dynamics 365 або Windows).

Натисніть жовту кнопку Підключення.
З'явиться вікно навігатора.

Тепер ви підключені до Business Central.

Натисніть Параметри відображення.

З’явиться спадне меню. Вибираючи дані, встановіть прапорець Увімкнути попередній перегляд даних, якщо ви хочете побачити деякі з рядків даних, отриманих у правій частині вікна.

Клацніть папку Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Відображається список компаній (організацій), до яких у вас є доступ у Business Central.

Натисніть назву компанії (організації), яку потрібно вивчити.
З’явиться список запитів, наприклад Chart_of_accounts.

Установіть прапорець ліворуч від назви запиту.
Якщо ви ввімкнули попередній перегляд даних, дані, отримані цим запитом, відображаються в сітці праворуч у вікні.

Натисніть жовту кнопку Завантажити.
Дані завантажуються в Power BI Desktop.

У меню Power BI Desktop натисніть Редагувати запити на вкладці Головна.

З’явиться спадне меню.

Знову виберіть Редагувати запити.
З’явиться вікно редактора Power Query.

На сірій навігаційній панелі ліворуч у вікні редактора Power Query клацніть стрілку вправо (>), якщо вона ще не розгорнута.

Натисніть назву запиту, який ви завантажили на панелі навігації.
Завантажені дані видно і готові до роботи.

Як підключити Power BI Desktop до екземплярів Dynamics 365 вашої організації, зазвичай визначає ваш ІТ-відділ, який надасть і, можливо, наполягає на стандартному підході. Зверніться до свого ІТ-відділу, служби підтримки або системного адміністратора, щоб переконатися, що ви дотримуєтесь рекомендованого методу підключення.

Підключення Power BI до фінансів та операцій

Підключення Power BI до Dynamics 365 for Finance and Operations (раніше Dynamics AX) схоже на підключення до Business Central (раніше Dynamics NAV). Ви можете використовувати онлайн-сервіси. Назва служби відрізняється від служби, що використовується для Business Central, оскільки, зрештою, це абсолютно окрема програма. Спосіб входу також трохи відрізняється.

Щоб підключити Power BI Desktop до Dynamics 365 for Finance and Operations, виконайте такі дії:

У меню Power BI Desktop клацніть «Отримати дані» на вкладці «Головна».
Якщо у вашій системі з’явиться спадне меню, вам може знадобитися натиснути кнопку Більше.

З’явиться вікно «Отримати дані».

У лівій частині вікна натисніть Онлайн-служби.
У правій частині вікна з’явиться список онлайн-сервісів.

Виберіть зі списку Microsoft Dynamics 365 (онлайн), а потім натисніть жовту кнопку Підключити.
З’явиться діалогове вікно, у якому вам буде запропоновано вказати URL-адресу веб-API вашого екземпляра Dynamics 365 for Finance and Operations.

Підказка підключення Dynamics 365 (онлайн).

Іншими словами, йому потрібна адреса веб-сайту, на яку ви переходите, увійшовши в систему «Фінанси та операції».

Введіть необхідну URL-адресу веб-API.
Ви можете вирізати та вставити адресу веб-сайту зі свого браузера; просто не забудьте видалити будь-який текст після dynamics.com і додати наступний текст до адреси:

/api/data/v8 або /api/data/v8.1 або/api/data/v8.2 (залежно від номера версії)

Натисніть жовту кнопку OK.

Тепер ви підключені до Dynamics 365 for Finance and Operations.

Dynamics 365 for Finance and Operations — це хмарна програма, рішення «Програмне забезпечення як послуга» (SaaS). Це означає, що ваші дані зберігаються на серверах Microsoft, а не на ваших власних серверах, і ви отримуєте доступ до них через Інтернет. Однак Microsoft поступилася вимогам клієнтів і погодилася запропонувати його як локальне рішення (принаймні наразі). Деякі організації все ще не хочуть розміщувати свої дані ERP у хмарі з різних причин. Альтернативним методом підключення Power BI Desktop до Finance and Operations є підключення безпосередньо до бази даних SQL, яка зберігає дані фінансів та операцій. Це правильний підхід, особливо для локальної інсталяції Dynamics 365 for Finance and Operations.

Щоб підключити Power BI Desktop безпосередньо до бази даних SQL, виконайте такі дії:

У меню Power BI Desktop клацніть «Отримати дані» на вкладці «Головна».
Якщо з’явиться спадне меню, натисніть кнопку Більше.

З’явиться вікно «Отримати дані».

Натисніть База даних у навігаційному меню ліворуч у вікні.
У правій частині вікна з’явиться список конекторів бази даних.

Виберіть зі списку Базу даних SQL Server, а потім натисніть кнопку Підключити.
З’явиться діалогове вікно з пропозицією вказати параметри підключення до бази даних SQL Server.

Натисніть Додаткові параметри, щоб розгорнути вікно.

Введіть ім’я сервера (і, за бажанням, ім’я бази даних) SQL Server для локальної інсталяції Dynamics 365 for Finance and Operations.

Вікно Power BI Desktop SQL Server Database Connection.

Запитайте у системного адміністратора назву сервера та бази даних. Зазвичай ім’я бази даних – AxDB.

Ви можете самостійно знайти ім’я SQL Server у розділі «Фінанси та операції»; для цього в головному меню виберіть Адміністрування системи → → Налаштування → Конфігурація сервера. Після всього цього ви повинні побачити ім’я SQL Server у полі імені екземпляра AOS у новому вікні, що з’явиться.

Натисніть жовту кнопку OK.

Тепер ви підключені до SQL Server.

Тепер ви можете переглядати таблиці та подання в Navigator, а потім завантажувати потрібні дані в таблицю пам’яті в Power BI Desktop.

Якщо ви завантажуєте дані в Power BI Desktop, завантаження може зайняти деякий час, але завантаження даних локально означає, що запуск звіту відбувається швидше.

Примітні параметри, які можна налаштувати під час підключення Power BI Desktop до баз даних SQL Server, включають:

• Режим підключення даних: установіть для цього значення DirectQuery, якщо ви не хочете завантажувати дані в сам Power BI Desktop, а натомість віддаєте перевагу запитувати дані щоразу, коли ви оновлюєте звіт. DirectQuery рекомендується, якщо ви підключаєтеся до дуже великого набору даних із сотнями тисяч рядків даних. Ще одна перевага DirectQuery полягає в тому, що ваші дані завжди свіжі, тоді як якщо для цього параметра встановлено значення Імпорт, вам потрібно буде знову імпортувати щоразу, коли ви хочете отримати найновішу інформацію у своєму звіті, припускаючи, що основні дані змінилися.
• Час очікування команди: зазвичай залиште це поле порожнім, але якщо ви отримуєте помилку тайм-ауту, вкажіть значення, яке дає серверу більше часу для отримання даних перед його завершенням (інакше кажучи, час очікування). Час очікування вказується в хвилинах.
• SQL statement: Normally, leave this one blank, unless you’re being precise about exactly which data you want from this connection (rather than seeing the full list of tables and views in the database). You must enter a valid SQL select statement if you decide to put something here.
• Include relationship columns: Normally, you should select this check box because, if you do, you will have an option in Navigator to let the system select related tables after you have selected a table. This is a handy way to determine which tables you will require for a report.

To find out the name of the table that has the data you’re looking for, to act as a dataset for your report, you can right-click on data in a window within a form within Dynamics 365 for Finance and Operations. A pull-down menu appears. Choose Form Information →   Administration →    DataSource from the menu to see the name of the table where that data is stored.

Connecting Power BI with Dynamics 365 Customer Engagement (CRM), which includes, among other things, the Sales application (for sales force automation), the Service application (for customer service), and the Marketing application (for marketing automation) can be done in more than one way. You can choose from the following two preferred methods to connect Power BI to Dynamics 365 Customer Engagement:

• Connect directly to your online instance.
• Підключайтеся за допомогою пакетів вмісту (колекції попередньо визначених звітів і інформаційних панелей).