Гуру менеджменту постійно говорять нам про важливість хорошої командної роботи та прийняття рішень. Але як змусити команду прийняти рішення, якщо ви не можете знайти більшість членів команди більшу частину часу? Ви можете використовувати Microsoft Outlook 2019 як інструмент прийняття рішень, якщо ви скористаєтеся кнопками голосування в Outlook.
Голосування — це особлива функція електронної пошти Outlook, яка додає кнопки до повідомлення електронної пошти, надісланого групі людей. Коли вони отримають повідомлення та також використовують Outlook, одержувачі можуть натиснути кнопку, щоб вказати свою відповідь. Outlook автоматично підраховує відповіді, щоб ви могли бачити, в яку сторону дме вітер у вашому офісі.
Щоб додати кнопки голосування до створюваного вами повідомлення електронної пошти, виконайте такі дії під час створення повідомлення:
1. У модулі Пошта клацніть Нова електронна пошта на вкладці Головна, щоб почати створювати нове повідомлення.
Відкриється нова форма повідомлення.
2. Натисніть вкладку Параметри на стрічці, а потім натисніть кнопку Використовувати кнопки для голосування.
З’явиться список пропонованих кнопок для голосування. Пропоновані варіанти включають наступне:
- Затвердити; відхилити
- Так ні
- Так; Ні; Можливо
- На замовлення
Якщо вибрати Custom, відкриється діалогове вікно Властивості. Введіть власні варіанти в текстовому полі «Використовувати кнопки для голосування». Дотримуйтесь шаблону запропонованих варіантів; просто розділіть свої параметри крапкою з комою. Наприклад, якщо ви хочете попросити людей проголосувати за обіднє меню, включіть різноманітні варіанти, як-от піца; бургери; салат . Не використовуйте пробіли після крапки з комою.
3. Натисніть на набір кнопок для голосування, які ви хочете використовувати.
Повідомлення «Ви додали кнопки голосування до цього повідомлення» тепер з’являється у верхній частині вашого повідомлення. Однак якщо ви додаєте власні параметри, вам потрібно буде натиснути кнопку Закрити в діалоговому вікні «Властивості», щоб повернутися до повідомлення.
4. Натисніть кнопку Надіслати.
І ось ти! Демократія в дії! Хіба це не надихає? Коли ваші одержувачі отримають ваше повідомлення, вони можуть натиснути кнопку за своїм вибором, як показано тут, і збільшити свої налаштування до вас.
Віддайте свій голос зі списку кнопок «Голосувати».
Коли надійдуть відповіді, ви побачите, хто що вибрав, переглянувши тему відповіді. Наприклад, повідомлення від людей, які вибрали «Схвалити», починаються зі слова «Схвалити»; повідомлення про відхилення починаються зі слова Відхилити.
Ви також можете отримати повний підрахунок свого голосу, перевіривши вкладку Відстеження на копії повідомлення у вашій папці Надіслані. Для цього виконайте такі дії:
1. Клацніть піктограму Надіслані елементи у списку Папки.
З’явиться список надісланих повідомлень.
2. Двічі клацніть повідомлення, яке ви надіслали, щоб проголосувати.
Відкриється вибране повідомлення.
3. Натисніть кнопку Відстеження.
Ви бачите людей, за яких ви попросили проголосувати, і як вони голосували. Банер у верхній частині сторінки відстеження підраховує голоси.