Як працювати з екранними інструментами в Access 2019

Коли ви відкриваєте базу даних Microsoft Access — чи то існуючу, чи то, яку ви тільки починаєте з порожньої бази даних чи шаблону — робоча область змінюється, пропонуючи стрічку та її вкладки, показані тут (Домашня сторінка, Створення, Зовнішні дані та База даних Інструменти). Ці вкладки не слід плутати з контекстно-залежними вкладками, які з’являються під час створення або редагування різних об’єктів бази даних (таблиць, форм, запитів або звітів, які складають вашу базу даних).

Основні вкладки стрічки з’являються, коли ви відкриваєте базу даних.

Коли вкладки стрічки вперше з’являються, багато їх кнопок затемнені, оскільки вони не стають доступними, доки ви не зробите щось, що вимагатиме їх використання. Наприклад, якщо ви не відкривали жодної таблиці, форми, звіти чи запити у відкритій базі даних, інструменти для редагування або форматування бази даних відображатимуться на вкладках, але вони будуть затемненими, що вказує на те, що вони недоступний. Інструменти для створення нових компонентів доступні на вкладці «Створення», але все, що працює з наявними даними, буде затемнено.

Після відкриття таблиці, звіту, запиту чи форми інструменти для цього об’єкта стають доступними. Наприклад, відображення форми у поданні «Макет» додає групу вкладок «Інструменти макета форми» до основного набору з п’яти вкладок, як показано.

Кнопки, що стосуються того, що відкрито та активно у вашій базі даних, доступні, коли вони вам потрібні.

Клацання вкладок у Access 2019

Щоб перейти від однієї вкладки на стрічці до іншої, просто клацніть назву вкладки. Легко побачити, яка вкладка зараз відкрита — як показано тут, вкладка «Створити» виділяється з усіх інших вкладок, і ви можете побачити всі її кнопки. Коли ви наводите курсор на іншу вкладку, ця вкладка також стає яскравішою, але її кнопки не відображаються, доки ви не клацнете вкладку.

Ви можете легко відрізнити активну вкладку (Створити) від неактивної.

Після того, як ви створили об’єкт (скажімо, таблицю), клацнувши Таблиця на вкладці Створити, відобразиться вкладка «Головна», а над контекстно-залежними вкладками «Поля» та «Таблиця» з’явиться нова мітка (Інструменти для таблиць). Подивитися? Access знає, що вам потрібно на основі того, що ви щойно зробили в програмі.

Використання кнопок Access 2019

Кнопки доступу бувають двох різновидів:

• Кнопки, які виконують щось під час натискання: або відкривають діалогове вікно чи майстер, або виконують якусь зміну чи завдання у відкритій таблиці, звіті, запиті чи формі.
• Кнопки, які представляють списки або меню вибору: цей останній різновид представлений у двох власних варіантах:

Кнопки розкривного списку супроводжуються невеликим трикутником, спрямованим вниз, праворуч від кнопки. Коли ви клацнете трикутник, з’явиться список параметрів, як показано.

Натисніть на трикутник праворуч від кнопки та зробіть вибір.

• Деякі кнопки мають трикутник, спрямований вниз, у нижній частині кнопки (як показано тут). Натисніть нижню половину кнопки (або трикутник), і з’явиться меню.

Кнопки меню показують — сюрприз! — меню при натисканні.

Вкладка Файл та інструменти швидкого доступу

Якщо ви нещодавно користувалися версією Office до 2007 року (XP і попередніми), ви побачите вкладку Файл. Користувачі Office 2007 втратили це знайоме слово в інтерфейсі цієї версії, яке потім було замінено кнопкою Office, без втішного слова « Файл» . Однак слово « Файл» з’явилося в 2010 році, відображаючи перегляд Backstage для відкриття файлів, збереження файлів, запуску нових файлів, друку та налаштування Access за допомогою команди «Параметри». Вкладка «Файл» залишається в Access 2019 і відображається тут.

Вам потрібні інструменти меню Файл? Натисніть вкладку «Файл», щоб вибрати одну з серії команд ліворуч.

Коли ви перебуваєте в базі даних і клацнете вкладку «Файл», ви перейдете до екрана інформації, де відображається інформація про відкриту базу даних.

Де Панель швидкого доступу? Він з’являється, коли ви перебуваєте в базі даних, але зникає, коли ви переходите на вкладку Файл. Без проблем; щоб побачити його знову, просто натисніть кнопку «Назад» на панелі «Файл», і ви повернетеся до своєї бази даних із панеллю швидкого доступу в крайньому лівому куті робочої області. Якщо ви хочете налаштувати панель швидкого доступу, клацніть трикутник у правому кінці панелі інструментів. Він пропонує спливаюче меню з кількома варіантами, зі списку команд, які можна додати на панель інструментів (наприклад, «Новий», «Відкрити», «Електронна пошта або швидкий друк» — ті, що вже використовуються, мають галочку біля них) до команд які дозволяють налаштувати панель швидкого доступу та показати під стрічкою.

Доступ до панелей, панелей та контекстно-залежних інструментів

Залежно від того, що відбувається в робочій області, тобто від того, що ви щойно зробили, редагуючи таблицю, звіт, запит або форму, або яку кнопку ви натиснули на одній із вкладок стрічки — Access пропонує відповідні інструменти на екрані і панелі. Як приклад цієї контекстно-залежної функції, якщо відкрити таблицю та натиснути кнопку «Звіт» на вкладці «Створити» (див. розділ «Звіти» на вкладці «Створення»), ви не тільки з’явиться звіт, але й отримаєте нові вкладки — «Дизайн». (показано тут), упорядкувати, відформатувати та налаштувати сторінку під заголовком «Інструменти макета звіту».

Інструменти, пов’язані зі звітами, з’являються саме тоді, коли вони потрібні.

Працюючи з Access, ви відчуєте, що з’явиться, коли ви робите певні дії. Речі з’являються і зникають, коли ви працюєте, тому що Access пропонує вам саме те, що вам потрібно для завдання, яке ви виконуєте, або функції, яку ви використовуєте.