Як спілкуватися в чаті в Outlook Web App
Досліджуйте, як ефективно спілкуватися в чаті з колегами в Outlook Web App. Дізнайтеся про покрокову інструкцію та нові можливості для підвищення продуктивності.
Як позначити теги в SharePoint
Теги – це ключові слова, які ви призначаєте вмісту. Додавання тегів до сторінок, щоб поділитися ними з іншими, є соціальними закладками , які дуже популярні в Інтернеті та легко в SharePoint. Якщо ви коли-небудь користувалися таким сайтом, як Delicious , ви вже знаєте, як працюють соціальні закладки.
Оскільки все більше людей призначають однакові теги, теги стають способом переходу до схожого вмісту. Група тегів і приміток на стрічці дозволяє вводити власні ключові слова тегів, щоб ви могли позначати вміст термінами, які мають значення для вас. Ця кнопка також дозволяє отримати доступ до дошки приміток , яку можна використовувати, щоб залишати загальнодоступні коментарі до документа або сторінки.
У тегах акцент робиться на ключовому слові. SharePoint не заважає вам вводити довші теги, але найкраще використовувати окремі слова або дуже короткі фрази як теги. Інакше ви втратите мету використання тегів як швидкого та короткого способу класифікації інформації. Якщо вам потрібно зробити довші зауваження, скористайтеся дошкою для приміток.
Щоб позначити вміст у SharePoint, виконайте наведені нижче дії.
Перейдіть до сторінки, яку потрібно позначити.
Щоб позначити окремі елементи або документи, перейдіть до програми та натисніть рядок, який потрібно позначити. Теги та примітки для окремих елементів або документів знаходяться на вкладці Елементи на стрічці.
Знайдіть групу «Теги та примітки» на вкладці «Список» або «Бібліотека» на стрічці, щоб переглянути параметри позначення тегів.
Натисніть кнопку Теги та примітки.
З’явиться вікно Теги та дошка приміток із останніми тегами, які ви застосували.
У текстовій області Мої теги клацніть наявний тег та/або введіть теги, які потрібно застосувати до вмісту.
Використовуйте крапку з комою для розділення тегів.
(Необов’язково) Щоб позначити свої теги як приватні, щоб інші не бачили їх, установіть прапорець «Приватні».
Натисніть кнопку Зберегти, щоб зберегти свої теги.
Коли ви зберігаєте свої теги, вони відображаються в розділі Пропоновані теги сторінки. Ви можете натиснути будь-який із тегів у цьому розділі, щоб переглянути сторінку профілю тегів.
Щоб додати примітку до елемента, виконайте такі дії:
Перейдіть на вкладку Дошка приміток і введіть свою нотатку в текстове поле.
На відміну від тегів, нотатки, введені за допомогою дошки приміток, не можуть бути позначені як приватні, тому їх можуть переглядати будь-хто з таким же доступом. Уважно підбирайте слова.
Натисніть кнопку Опублікувати, щоб опублікувати нотатку.
Примітка з’являється у вікні разом з іншими введеними нотатками. Ви можете прокручувати всі дописи, введені для цього вмісту, за допомогою кнопок «Далі» та «Попередній».
Щоб закрити вікно, клацніть X у верхньому правому куті вікна.
Переваги активного тегування
Активне додавання тегів значно покращує швидкість і точність пошуку, що також робить його чудовим для системи керування документами.
Ось деякі з них:
| Категорія | Вигода | опис |
| Розширені можливості пошуку та пошуку | Швидший пошук | Активне тегування значно підвищує швидкість і точність результатів пошуку. |
| Точність результатів пошуку | Теги діють як спеціальні покажчики, спрямовуючи користувачів безпосередньо до потрібного їм вмісту, скорочуючи час пошуку. | |
| Покращене керування контентом | Простіша організація | Активне тегування робить організацію вмісту більш керованою завдяки категоризації елементів. |
| Оптимізований пошук документів | Правильно позначені документи легко отримати для довідок, звітів або перевірок. | |
| Розширена співпраця | Сприяє командній роботі | Теги допомагають членам команди швидко знаходити документи для спільних проектів, особливо у великих командах. |
| Узгодженість робочих процесів | Активне тегування забезпечує узгоджену класифікацію вмісту, спрощуючи робочі процеси. | |
| Краща відповідність і управління | Допомога в дотриманні | Теги класифікують документи відповідно до правових і нормативних вимог для кращого управління. |
| Покращене управління | Активне тегування забезпечує дотримання політики керування вмістом і стандартизує доступ до категоризованого вмісту. | |
| Персоналізований досвід користувача | Налаштовані перегляди | Користувачі можуть створювати персоналізовані перегляди на основі тегів для швидкого доступу до відповідного вмісту. |
| Адаптація до потреб користувача | Активне тегування адаптується до мінливих організаційних потреб, дозволяючи створювати нові теги за потреби. |
Правила іменування
Ефективні правила іменування важливі для зручного та ефективного додавання тегів у SharePoint.
Правильні назви покращують можливість пошуку вмісту та сприяють загальній організації системи.
Ось кілька важливих вказівок, які слід враховувати під час створення домовленостей про іменування:
- Будьте описовими, але лаконічними: імена мають бути зрозумілими, надавати достатньо інформації, щоб зрозуміти файл або елемент з першого погляду. Однак уникайте надто довгих імен, які можуть бути громіздкими для читання або керування ними.
- Використовуйте стандартизовані формати: установіть стандартний формат для імен, наприклад починаючи з дати (у узгодженому форматі, як-от РРРР-ММ-ДД для файлів, які потребують сортування за датою), після чого слід чіткий опис. Узгодженість полегшує сортування та пошук файлів.
- Включити елементи категоризації: включити в назву елементи, які класифікують файл або елемент, як-от назви проектів, номери версій або коди відділів. Ця практика особливо корисна в середовищах спільної роботи.
- Уникайте спеціальних символів і пробілів: використовуйте підкреслення (_) або дефіси (-) замість пробілів у назвах файлів, оскільки деякі системи можуть погано обробляти пробіли. Уникайте використання спеціальних символів, таких як /, , ?, %, *, :, |, “, <, > і ., які можуть спричинити проблеми в багатьох операційних системах.
- Використовуйте CamelCase або Snake_case: для кодування та цифрових ресурсів CamelCase (де перша літера кожного слова з великої літери, наприклад, ProjectReport) або snake_case (слова, розділені символами підкреслення, наприклад , project_report) можна використовувати для зручності читання та сумісності системи.
- Зберігайте масштабованість і гнучкість: Угода про іменування має бути достатньо масштабованою та гнучкою, щоб враховувати майбутні доповнення чи зміни, не застаріваючи.
- Задокументуйте та донесіть до відома конвенцію: чітко задокументуйте конвенцію про найменування та переконайтеся, що вона доведена до відома всіх членів команди. Послідовне застосування є ключем до його ефективності.
- Переглядайте та змінюйте за потреби: періодично переглядайте правила іменування, щоб переконатися, що вони все ще відповідають потребам вашої команди чи проекту. Будьте відкриті для внесення змін у міру розвитку вашої організації чи проекту.
Поширені помилки тегування
Під час впровадження та керування системою тегів у SharePoint типові помилки можуть перешкоджати її ефективності.
Виявлення та розуміння цих помилок є важливим для підтримки функціональної та ефективної стратегії додавання тегів.
Ось кілька найпоширеніших помилок у додаванні тегів і поради, як їх уникнути:
| помилка | Проблема | Стратегія |
| Надмірне тегування | Додавання забагато тегів, що спричиняє безлад і плутанину. | Встановіть вказівки щодо оптимальної кількості тегів і навчіть користувачів бути вибірковими. |
| Непослідовне тегування | Відсутність одноманітності у використанні тегів, що призводить до неефективності. | Розробити та запровадити стандартизований протокол тегування для всієї організації. Регулярне навчання та перевірки допомагають підтримувати послідовність. |
| Використання неописових або неоднозначних тегів | Розпливчасті або загальні теги, які не додають значення для категоризації чи пошуку вмісту. | Заохочуйте чіткі, конкретні та описові теги. Наведіть приклади ефективних тегів у навчанні. |
| Нехтування ієрархічною структурою | Невикористання структурованого підходу до тегування, що має вирішальне значення для складних наборі�� інформації. | Запровадьте ієрархічне тегування та розкажіть користувачам про його переваги. |
| Ігнорування відгуків та участі користувачів | Незалучення користувачів до розробки та вдосконалення системи тегів. | Встановіть канали зворотного зв’язку та залучіть користувачів до постійної розробки системи тегування. |
| Нездатність регулярно переглядати та оновлювати теги | Застарілі або нерелевантні теги з часом, що призводить до неефективності. | Плануйте регулярні перевірки системи тегів і оновлюйте теги відповідно до поточних потреб. |
| Відсутність інтеграції з іншими функціями SharePoint | Не використовуються повні можливості SharePoint, як-от типи вмісту та робочі процеси. | Розкажіть користувачам про те, як теги взаємодіють з іншими функціями SharePoint та їхні переваги. |
Як заборонити Microsoft Word відкривати файли в режимі лише для читання в Windows
Як заборонити Microsoft Word відкривати файли в режимі лише для читання в Windows. Microsoft Word відкриває файли в режимі лише для читання, що робить неможливим їх редагування? Не хвилюйтеся, методи наведено нижче
Як виправити неправильний друк документів Microsoft Word
Як виправити помилки під час друку неправильних документів Microsoft Word Помилки під час друку документів Word зі зміненими шрифтами, безладними абзацами, відсутнім текстом або втраченим вмістом є досить поширеними. Однак не варто
Зітріть малюнки ручкою та маркером на слайдах PowerPoint
Якщо ви використовували перо або маркер для малювання на слайдах PowerPoint під час презентації, ви можете зберегти малюнки для наступної презентації або стерти їх, щоб наступного разу, коли ви показуватимете їх, розпочали з чистих слайдів PowerPoint. Дотримуйтесь цих інструкцій, щоб стерти малюнки пером і маркером: Стирання рядків на одній з […]
Вміст бібліотеки стилів у SharePoint 2010
Бібліотека стилів містить файли CSS, файли мови розширюваної мови таблиць стилів (XSL) та зображення, які використовуються попередньо визначеними основними сторінками, макетами сторінок та елементами керування в SharePoint 2010. Щоб знайти файли CSS у бібліотеці стилів сайту видавництва: виберіть «Дії сайту»→ «Перегляд». Весь вміст сайту. З’являється вміст сайту. Бібліотека Style знаходиться в […]
Форматуйте числа в тисячах і мільйонах у звітах Excel
Не перевантажуйте аудиторію гігантськими цифрами. У Microsoft Excel ви можете покращити читабельність своїх інформаційних панелей і звітів, відформатувавши числа, щоб вони відображалися в тисячах або мільйонах.
Як ділитися сайтами SharePoint і слідкувати за ними
Дізнайтеся, як використовувати інструменти соціальних мереж SharePoint, які дозволяють особам і групам спілкуватися, співпрацювати, обмінюватися інформацією та спілкуватися.
Як перетворити дати в юліанські формати в Excel
Юліанські дати часто використовуються у виробничих середовищах як мітка часу та швидкий довідник для номера партії. Цей тип кодування дати дозволяє роздрібним продавцям, споживачам та агентам з обслуговування визначити, коли був виготовлений продукт, а отже, і вік продукту. Юліанські дати також використовуються в програмуванні, військовій справі та астрономії. Інший […]
Як створити веб-програму Access
Ви можете створити веб-програму в Access 2016. Так що ж таке веб-програма? Ну, веб означає, що він онлайн, а додаток — це просто скорочення від «додаток». Користувацька веб-програма — це онлайн-додаток для баз даних, доступ до якого здійснюється з хмари за допомогою браузера. Ви створюєте та підтримуєте веб-програму у настільній версії […]
Панель швидкого запуску в SharePoint 2010
Більшість сторінок у SharePoint 2010 відображають список посилань навігації на панелі швидкого запуску ліворуч. Панель швидкого запуску відображає посилання на пропонований вміст сайту, наприклад списки, бібліотеки, сайти та сторінки публікації. Панель швидкого запуску містить два дуже важливі посилання: Посилання на весь вміст сайту: […]