Як поділитися ресурсами в Project 2013

Коли організація одночасно бере участь у проектах подібного характеру, використання централізованого пулу ресурсів може заощадити їм час, оскільки їм не потрібно створювати ресурси, які вже існують. Відстеження ресурсів у проектах також може бути корисним.

Багато організацій керують кількома проектами одночасно. Іноді проект є єдиним проектом такого типу в компанії, як-от організація офісного переїзду. Інші, наприклад, проект дизайну будівлі в архітектурній фірмі, виконуються одночасно з кількома іншими подібними проектами і використовують багато тих самих ресурсів, наприклад архітекторів і креслярів.

Ви можете використовувати іншу функцію Project 2013, що заощаджує час, щоб отримати наявні ресурси з адресної книги компанії або з власної адресної книги в Outlook.

Зніміть з пулів ресурсів

Якщо ви використовуєте Project 2013 у своїй компанії, у вас може бути пул ресурсів, централізоване сховище загальних ресурсів, що дозволяє менеджерам проектів призначати ці ресурси для своїх різних проектів. Використовуючи пул ресурсів, ви можете скласти більш реалістичне уявлення про те, наскільки зайняті ресурси в усіх проектах у будь-який час.

Не плутайте пули ресурсів із ресурсами підприємства, для яких потрібно налаштувати Project Professional, Project Server і веб-додаток Microsoft Office Project. Пул ресурсів — це просто файл проекту, який містить лише список ресурсів у поданні таблиці ресурсів і зберігається на спільному мережевому диску для вашої робочої групи або на сервері вашої компанії.

Будь-хто, хто має доступ до файлу пулу ресурсів, може призначити ресурси, які він містить, проектам. Пул ресурсів позбавляє кожного від необхідності багаторазового створення цих ресурсів у своїх окремих проектах.

Якщо ви в будь-який момент об’єднаєте окремі проекти в один головний проект, Project 2013 дозволить вам мати дубльовані ресурси. Якщо ви пов’язуєте об’єднані проекти, а потім видаляєте дублікат ресурсу в головному проекті, він також видаляється в підпроекті.

Кращою практикою є використання всіх окремих проектів спільного використання ресурсів із пулу ресурсів, щоб під час створення головного файлу проекту не існувало повторюваних ресурсів.

Імпортуйте ресурси з Outlook

Project дозволяє вам заощадити час, витрачений на введення інформації про ресурси, дозволяючи витягувати ресурси з Outlook.

Щоб отримати ресурси з Outlook, його потрібно вказати як програму електронної пошти за замовчуванням: Відкрийте Outlook і коли вас запитають, чи хочете ви, щоб це була ваша програма за замовчуванням, скажіть так.

Коли ви вставляєте один або кілька ресурсів Outlook у свій проект, вони додаються до вашого списку проектів із використанням імені ресурсу та адреси електронної пошти, як вони існують в адресній книзі Outlook. Також попередньо призначаються початкові букви і тип роботи за замовчуванням. Потім ви можете додати до ресурсу будь-які деталі, які вам сподобаються.

Щоб вставити ресурси з адресної книги Outlook, відкрийте представлення аркуша ресурсів і виконайте такі дії:

Виберіть Ресурс→Додати ресурси→Адресна книга.

З’явиться діалогове вікно Вибір ресурсів.

Клацніть назву ресурсу в списку «Імена».

Натисніть «Додати», щоб помістити вибрану назву в список «Ресурси».

Повторіть кроки 2 і 3, щоб додати до свого проекту всі імена ресурсів, які ви хочете імпортувати.

Коли ви закінчите, натисніть кнопку OK.

Тепер імена з’являться в списку ресурсів проекту, щоб ви могли призначити їх завданням.