Як поділитися даними Excel 2019 з Word 2019

З усіх програм Office 2019 (окрім нашого улюбленого Excel 2019), Microsoft Word 2019 — це та, яку ви найбільше схильні використовувати. Ймовірно, ви будете використовувати Word для введення будь-яких нотаток, листів і звітів, які вам знадобляться під час щоденної роботи (навіть якщо ви дійсно не розумієте, як працює програма). Час від часу вам може знадобитися перенести деякі дані робочого аркуша або діаграми, які ви створили у своїх робочих книгах Excel, у документ Word, який ви створюєте.

Хоча Word має функцію таблиці, яка підтримує обчислення за допомогою свого роду операції з міні-таблицею, ви, ймовірно, будете більш продуктивними, якщо створите дані (формули, форматування тощо) у робочій книзі Excel, а потім перенесете ці дані у свій документ Word. виконавши наведені нижче дії. Аналогічно, хоча ви можете зберігати, створювати та керувати записами даних, які ви використовуєте в операціях злиття пошти в Word, вам, ймовірно, буде доцільніше створювати та підтримувати їх у Excel — враховуючи, що ви вже знайомі з тим, як створювати, сортувати та фільтрувати записи бази даних у Excel.

Перенесення даних Excel 2019 в документ Word 2019

Як і в усіх інших програмах Office, у вас є два варіанти перенесення даних Excel (даних клітинок робочого аркуша або діаграм) в документ Word: ви можете вставити дані в документ Word або зв’язати дані, які ви вводите в Word, до його оригінальний аркуш Excel. Вставте дані або діаграми, якщо ви хочете мати можливість редагувати їх прямо в Word. Зв’яжіть дані або діаграми, якщо ви хочете мати можливість редагувати в Excel і автоматично оновлювати зміни, коли ви відкриваєте документ Word.

Вбудовування даних Excel 2019 у Word 2019

Найпростіший спосіб вбудувати таблицю даних робочого аркуша або діаграму — це використовувати старий добрий метод перетягування: просто перетягніть вибрані клітинки або діаграму між вікнами програми Excel і Word, а не на нове місце на аркуші. Єдиний трюк для перетягування між програмами – це розмір і маневрування самих вікон програм Excel і Word. Зображення нижче ілюструють процедуру перетягування таблиці даних робочого аркуша з історичною та прогнозованою річною активністю продажів за 2005–2020 роки з її робочого аркуша (під назвою «Річні продажі») у новий документ пам’ятки про продажі в Word 2019 .

Перетягування діапазону комірок A1:B18 з аркуша історичних продажів у нагадування Word.

Ось так виглядає нагадування Word після копіювання даних робочого аркуша Excel.

Пам’ятка Word після копіювання даних робочого аркуша.

Перш ніж ви зможете перетягнути вибрані дані робочого аркуша, потрібно визначити розмір і розташування вікон програм Excel і Word. Для цього ви можете відкрити електронну таблицю історичних продажів у Excel 2019, а потім запустити Word 2019 і створити новий документ. Щоб розмістити вікна поруч, просто клацніть правою кнопкою миші панель завдань Windows, а потім виберіть у контекстному меню параметр Показати вікна поруч.

На першому зображенні вище ви можете побачити, що вікно Excel 2019 розташоване праворуч від вікна Word 2019 після того, як вибрано параметр «Показати вікна поруч». На цьому етапі вам потрібно лише вибрати дані аркуша на аркуші Excel, а потім, утримуючи клавішу Ctrl (щоб скопіювати), перетягувати контур до нового маркера абзацу в нагадуванні у вікні документа Word.

Коли ви перетинаєте межу між вікнами програми Excel і Word, вказівник миші змінює форму на міжнародний символ «oh-no-you-don't». Однак, коли ви досягнете безпечного притулку області документа Word, вказівник знову змінився, на цей раз у форму наконечника стрілки, що стирчить з поля зі знаком плюс. (Як це для опису?) Щоб вказати, куди в документі Word потрібно вставити вибрані дані, просто розташуйте вказівник стрілки, що височіє-з-коробки-зі-знаком-плюсом, на місці в документ, де мають відображатися файли Excel. Потім відпустіть кнопку миші. На другому зображенні вище показано вбудовану таблицю робочого аркуша, яка з’явилася після відпускання кнопки миші.

Ви також можете використовувати метод «вирізати та вставити», щоб вставити дані аркуша в документ Word. Просто виділіть клітинки в Excel, а потім скопіюйте їх у буфер обміну, натиснувши кнопку Копіювати на вкладці «Головна» стрічки (Ctrl+C). Потім відкрийте документ Word і наведіть курсор на те місце, де має з’явитися таблиця. Натисніть опцію «Спеціальна вставка» у спадному меню кнопки «Вставити» на вкладці «Головна» стрічки Word (або натисніть Alt+HVS). Клацніть Об’єкт робочого аркуша Microsoft Excel у діалоговому вікні «Спеціальна вставка» Word, а потім натисніть «ОК». Потім Word вбудовує дані в тіло документа Word так само, як якщо б ви перетягнули дані з вікна Excel у вікно Word, натиснувши Ctrl+.

Редагування вбудованих даних Excel

Чудова особливість вбудовування файлів Excel (на відміну від зв’язування) полягає в тому, що ви можете редагувати дані прямо з Word. На зображенні нижче показано таблицю після її центрування за допомогою кнопки «Центр» на панелі інструментів «Форматування» у Word. Зверніть увагу, що відбувається, коли ви двічі клацнете вбудовану таблицю (або клацніть таблицю один раз, а потім виберіть Об’єкт робочого аркуша → Редагувати у контекстному меню таблиці): з’явиться рамка зі стовпцями, рядками та смугами прокрутки навколо двох стовпців даних про продажі. Зауважте також, що вкладки на стрічці Word змінилися на вкладки на стрічці Excel. (Це як вдома, коли ви все ще в дорозі.) На цьому етапі ви можете редагувати будь-який вміст таблиці за допомогою команд Excel, які ви вже знаєте.

Редагування даних про продажі вбудованого робочого аркуша з нагадування Word.

Посилання на дані Excel

Звичайно, як би добре не було вбудовування, ви будете стикатися з випадками, коли зв’язування даних Excel з документом Word є кращим методом (і, насправді, навіть простіше зробити). Спочатку виберіть діаграму, яку ви створили на робочому аркуші, клацнувши її один раз, а не подвійним клацанням, як ви зробили б для редагування діаграми на аркуші.

Потім, після копіювання діаграми (або вибраних даних) до буфера обміну, натиснувши команду «Копіювати» на вкладці «Головна» стрічки Excel, ви перейдете до Word і нагадування. Розташувавши точку вставки на початку абзацу, де має бути діаграма, виберіть параметр «Спеціальна вставка» зі спадного меню кнопки «Вставити» на вкладці «Головна» стрічки Word. (Це також можна зробити, натиснувши Alt+HVS.) На цьому зображенні показано діалогове вікно «Спеціальна вставка», яке з’явиться.

Вибір параметра «Вставити посилання» у діалоговому вікні «Спеціальна вставка» Word.

У цьому діалоговому вікні важливо натиснути кнопку параметра «Вставити посилання» та об’єкт діаграми Microsoft Excel у списку, перш ніж натиснути кнопку «ОК». На наступному зображенні показано нагадування Word після того, як я натиснув кнопку OK і вставив діаграму Excel на місце.

Вставлення зв’язаної діаграми в нагадування Word.

Редагування зв’язаних даних Excel

Редагування даних, пов’язаних з Excel (як діаграми чи клітинки), не таке чудове, як редагування вбудованих даних робочого аркуша. По-перше, вам спочатку потрібно повернутися до Excel і внести зміни, хоча ви можете легко відкрити Excel і його книгу, просто двічі клацнувши пов’язану діаграму. Приємно, однак, що будь-які зміни, які ви вносите до вихідних даних або діаграми, негайно відображаються в документі Word, як тільки ви його відкриваєте.