Як побудувати зв’язки бази даних у Access 2016

Реляційні бази даних поділяють дані між двома або більше таблицями. Access 2016 використовує поле зв’язку, яке називається зовнішнім ключем, щоб зв’язати пов’язані таблиці разом. Наприклад, одна таблиця може містити імена та адреси волонтерів, тоді як інша таблиця відстежує історію участі волонтерів. Інформація про участь у події пов’язана з інформацією про волонтера за допомогою поля посилання, яке (у цьому прикладі), ймовірно, є ідентифікатором волонтера.

Якщо ви можете перетягувати, ви можете побудувати зв’язок таблиці.

Пам’ятайте про ці три обмеження:

• Ви можете зв’язувати лише таблиці, які знаходяться в одній базі даних.

• Ви можете пов’язувати запити з таблицями, але це незвично.

• Вам потрібно вказати Access, як пов’язані ваші таблиці.

Ось як це зробити, коли ви готові зіграти в свати між вашими люблячими столами.

Вікно відносин

Щоб побудувати зв’язок таблиці, спочатку відкрийте вікно «Зв’язки». Виконайте такі дії:

Перейдіть на вкладку Інструменти бази даних на стрічці.

На стрічці з’явиться група Відносини.

Кнопка «Зв’язки» на вкладці «Інструменти бази даних».

У групі «Зв’язки» натисніть кнопку «Зв’язки».

З’явиться вікно «Зв’язки». Під час першого встановлення зв’язку також з’являється діалогове вікно Показати таблицю.

Якщо деякі таблиці вже перераховані у вікні, хтось (або якийсь майстер) уже визначив відносини для цієї бази даних. Якщо ви не впевнені, як вони туди потрапили, і якщо над вашою базою даних працює більше однієї особи, зупиніться та проконсультуйтеся з усіма розробниками баз даних, перш ніж змінювати відносини. Те, що може спрацювати для вас, може стати катастрофічним для ваших колег.

Коли відкрито вікно зв’язків, ви можете вибирати та пов’язувати таблиці.

Таблиця відносин

Для кожної пари таблиць, які ви пов’язані, ви повинні вибрати таблиці, а потім об’єднати їх загальні поля.

Вибір таблиць

Щоб вибрати таблиці для зв’язку, відкрийте вікно «Зв’язки» та виконайте такі дії:

Виберіть «Показати таблицю» у групі «Зв’язки» стрічки. (Якщо ви не бачите групи «Зв’язки», виберіть вкладку «Інструменти бази даних» на стрічці.)

З’явиться діалогове вікно «Показати таблицю» з переліком таблиць у поточному файлі бази даних.

Для кожної пари таблиць, які ви хочете у зв’язку, виконайте такі дії:

Клацніть таблицю.

Натисніть Додати.

У великому робочому просторі Relationships у маленькому вікні відображаються поля вибраної таблиці. Коли ви додаєте таблиці до макета, для кожної таблиці з’являється окреме вікно. Ви можете побачити ці вікна під діалоговим вікном Показати таблицю.

Використовуйте діалогове вікно Показати таблицю, щоб додати таблиці до діаграми зв’язків.

Повторіть крок 2 для кожної пари таблиць, які ви хочете пов’язати. Якщо одна з таблиць у парі вже є (через наявні зв’язки, які вона має з іншою таблицею), вам не потрібно додавати її знову.

Після завершення додавання таблиць натисніть кнопку Закрити.

Коли у вас є всі таблиці, ви готові до цих таблиць, щоб познайомитися один з одним.

Управління відносинами

Цей розділ містить всю інформацію, необхідну для створення, редагування та видалення зв’язків між таблицями.

Створення відносин

Після вибору таблиць виконайте такі дії, щоб створити зв’язок між двома таблицями:

Визначте, які дві таблиці ви хочете пов’язати.

Оскільки зв’язок «один до багатьох» є найпоширенішим, ці інструкції стосуються його. Дві таблиці у зв'язку "один до багатьох" позначаються як виконання однієї з двох ролей:

• Батько: у батьківській таблиці пов’язане поле є первинним ключем. Кожен запис у батьківській таблиці однозначно ідентифікується цим пов’язаним полем.

• Дочірня: у дочірній таблиці пов’язане поле містить ту ж інформацію, що й поле в батьківській таблиці. Зазвичай воно має те саме ім’я, що й відповідне поле в батьківській таблиці, хоча це не є обов’язковою умовою.

Щоб полегшити зв’язування таблиць, помістіть пов’язані поля біля початку списку полів. У Access ви повинні побачити пов’язані поля на екрані, перш ніж ви зможете встановити зв’язок. Якщо пов’язані поля не знаходяться на початку списку полів, вам доведеться багато прокручувати, щоб знайти їх. Щоб перемістити поле, відкрийте таблицю проблем у DesignView, наведіть курсор на кнопку, розташовану зліва від назви поля, а потім натисніть і перетягніть кнопку, щоб перемістити поле вгору.

Виконайте такі дії, щоб вибрати батьківське поле зі списку:

Наведіть вказівник миші на поле, яке потрібно зв’язати в батьківській таблиці.

Зазвичай поле, яке потрібно зв’язати в батьківській таблиці, є первинним ключем.

Утримуйте ліву кнопку миші.

Утримуючи ліву кнопку миші, виконайте такі дії, щоб приєднати батьківське поле до дочірнього поля:

Перетягніть покажчик миші з батьківського поля до дочірньої таблиці.

Знак плюс з’являється біля основи вказівника миші.

Наведіть вказівник на відповідне поле в дочірній таблиці.

Відпустіть кнопку миші.

З’явиться діалогове вікно «Редагувати зв’язки», де детально описується майбутні відносини.

У діалоговому вікні «Редагувати зв’язки» детально описано, як Access з’єднує дві таблиці.

Будьте дуже обережні, перш ніж відпускати кнопку миші. Покладіть кінчик покажчика миші безпосередньо на дочірнє поле, перш ніж відпустити.

• Якщо ви перетягуєте між двома полями правильно, діалогове вікно «Редагувати зв’язки» відображає батьківське та дочірнє поля поруч.

• Якщо ви пропустили, клацніть «Скасувати» у діалоговому вікні «Редагувати зв’язки» та повторіть крок 3.

У діалоговому вікні «Редагувати зв’язки» виберіть параметр «Примусити посилальну цілісність».

Двічі перевірте, чи правильні імена ваших полів, а потім натисніть Створити.

Access ілюструє новий зв’язок у вікні «Зв’язки»:

• Рядок між пов’язаними полями показує, що таблиці пов’язані.

• Якщо на попередньому кроці ви поставили прапорець «Примусити посилальну цілісність», Access поміщає 1 біля батьківського зв’язку, а символ нескінченності – поруч із дочірнім.

Щоб зв’язати іншу пару вибраних таблиць, повторіть кроки з 1 по 5.

Відношення «один до багатьох» між двома таблицями.

Access також надає інструменти для зміни та видалення зв'язків.

Зміна відносин

Зв’язавши таблиці, ви зможете побачити, упорядкувати та видалити зв’язки.

Якщо ви створюєте непотрібні стосунки, відкрийте вікно «Зв’язки» та виконайте такі дії, щоб видалити зв’язок:

Клацніть на лінії зв'язку, що з'єднує дві таблиці.

Якщо вам це вдасться, лінія потовщується. Це означає, що рядок вибрано.

Торкніться клавіші Delete на клавіатурі, а потім у вікні повідомлення, що з'явиться.

Вуаля! Відносини зникли.

Якщо ви пов’язуєте багато таблиць разом, вікно зв’язків може виглядати трохи безладним, оскільки лінії зв’язків перетинатимуться одна одну. Це ускладнює визначення, які таблиці пов’язані одна з одною. Щоб виправити цю ситуацію, клацніть і перетягніть рядок заголовка вікна таблиці в іншу частину екрана.

Хороша практика — хоча й не завжди можлива — показувати батьків вище або ліворуч від своїх дітей. Спробуйте розташувати батьківську та дочірню таблиці так, щоб лінії між батьківською та дочірньою таблицями не перетиналися через лінії, які ілюструють інші відносини між таблицями.

Вам важко зрозуміти ваші стосунки? (Хто ні?) Ви прокручуєте всюди у вікні відносин, щоб побачити все? Якщо так, то звіт про стосунки саме для вас. Щоб переглянути цей звіт, натисніть кнопку «Звіт про зв’язки» у групі «Інструменти» на вкладці «Дизайн» стрічки. Усі пов’язані таблиці у вашій базі даних відображатимуться у легкому для читання звіті. (Добре, легше читати!)