У SharePoint є кілька способів допомогти вам запровадити та застосувати політику керування вмістом, щоб визначити, що й за яких умов публікується, скільки редакцій зберігається, а також як вони захищаються та відстежуються. Залежно від складності вашого процесу затвердження, ви можете використовувати стандартний варіант затвердження вмісту або створити більш складний — і налаштований — робочий процес затвердження.
Схвалення вмісту є легким у SharePoint; це функція публікації, яку ви вмикаєте або вимикаєте на рівні програми, і вона має лише кілька налаштувань конфігурації. Схвалення вмісту, яке також називається модерацією , не включає маршрутизацію елементів або сповіщення, а також не полегшує перегляд і коментування.
Схвалення вмісту лише гарантує, що чернетки та новий завантажений вміст не будуть опубліковані у вашій програмі SharePoint, доки хтось із певними повноваженнями не скаже, що це нормально. Процес затвердження вмісту визначає, хто може переглядати ці документи, доки вони не будуть схвалені.
Схвалення вмісту також може вказати, чи потрібно перевіряти елементи, перш ніж їх можна буде редагувати. А затвердження вмісту може приховати чернетки документів від усіх, окрім автора елемента та тих користувачів, які мають дозволи на схвалення в програмі SharePoint.
Це тонка відмінність, але вказівка на те, що лише автор елемента та користувачі з дозволами на схвалення можуть переглядати елементи, означає, що автор може перевірити елемент, не наражаючи його на погляд інших читачів чи редакторів, доки він не буде офіційно опублікований та затверджений.