Перш ніж створювати ресурси в Microsoft Project 2019 волею-неволею, ви повинні зрозуміти, як вони впливають на ваш проект. Перш за все, ресурс — це актив, який допомагає реалізувати проект, незалежно від того, чи є актив людина, устаткування, матеріал чи постачання. Одним із аспектів ефективної роботи з ресурсами є керування робочим процесом будь-якого ресурсу, який має обмежений час для вашого проекту. Коли ви створюєте ресурси, ви вказуєте їх доступність за годинами дня або днями тижня.
Наприклад, одна особа може бути доступною 50 відсотків часу або 20 годин у стандартному 40-годинному робочому тижні, тоді як інша людина може бути доступна повний робочий день (40 годин). Коли ви призначаєте такі види ресурсів своєму проекту, ви можете використовувати різноманітні представлення даних, звіти та інструменти, щоб побачити, чи не перевантажено якийсь ресурс у будь-який момент проекту. Ви також можете бачити, коли люди сидять поруч, крутять великими пальцями або коли вони можуть допомогти з іншим завданням. Ви навіть можете врахувати ресурси, які працюють над кількома проектами у вашій організації, і переконатися, що вони використовуються ефективно.
Іншим аспектом ефективної роботи з ресурсами є розуміння того, як кількість ресурсів, які ви призначаєте для роботи над завданням, впливає на тривалість цього завдання. Іншими словами, якщо у вас є певний обсяг роботи, але мало людей, які виконають цю роботу, виконання типового завдання займає більше часу, ніж за наявності кількох людей.
Тип завдання визначає, чи змінюється тривалість завдання на основі кількості призначених йому ресурсів. Пам’ятайте: тип завдання може бути фіксованими одиницями, фіксованою тривалістю або фіксованою роботою.
Нарешті, ресурси додають витрати на проект. Щоб врахувати витрати у вашому проекті — наприклад, людину, яка багато годин працює над завданням, комп’ютери, які ви повинні придбати, або послуги, які вимагають оплати — ви повинні створити ресурси та призначити їх для одного чи кількох завдань.
Для цілей планування ресурсів Project визнає лише ці три типи ресурсів:
Вирішити, який тип ресурсу використовувати під час додавання ресурсу зовнішнього постачальника або обладнання до проекту, може бути складним. Якщо ви хочете уникнути додавання годин роботи до проекту, коли цей ресурс використовується, не налаштовуйте ресурс як робочий. Замість цього використовуйте підхід до ресурсів витрат або фіксованих витрат.
Відповідно до налаштувань за замовчуванням Project 2019 планування на основі зусиль вимкнено як для завдань, запланованих вручну, так і для автоматично запланованих. Таким чином, незалежно від того, скільки робочих ресурсів ви призначаєте, тривалість завдання залишається незмінною, а Project накопичує більше годин роботи для завдання, щоб відобразити більше зусиль.
Однак у деяких випадках типу завдання з фіксованою одиницею або фіксованою роботою додавання або видалення ресурсів, призначених для завдання, має впливати на час, необхідний для виконання завдання. По суті, стару сентенцію «Дві голови краще, ніж одна» можна змінити на «Дві голови швидше, ніж одна».
Призначення додаткових людей до завдань не завжди скорочує робочий час пропорційно, навіть якщо Project розраховує його саме так. Коли у вас більше людей, у вас також буде більше зустрічей, записок, дубльованих зусиль і конфліктів, наприклад. Якщо ви додаєте більше ресурсів до завдання, подумайте також про збільшення кількості зусиль, необхідних для виконання цього завдання, щоб врахувати неминучу неефективність робочої групи.
Зазвичай ви знаєте, скільки матеріальних ресурсів потрібно для виконання завдання: у більшості випадків ви можете використовувати стандартну формулу для обчислення кількості фунтів, тонн, ярдів або іншої кількості. Але як ви знаєте, скільки зусиль повинні вкладати ваші робочі ресурси, щоб виконати завдання в проекті?
Включіть певну кількість додаткових матеріальних ресурсів, якщо ви думаєте, що вони знадобляться вам для переробки або брухту.
Як і у випадку з багатьма аспектами інформації, яку ви вкладаєте в розклад проекту, визначення рівня зусиль значною мірою залежить від вашого власного досвіду роботи з подібними завданнями та ресурсами. Однак пам’ятайте про ці застереження:
Виділіть резервний час у проекті, щоб врахувати непередбачені обставини, наприклад, те, що ресурси менш кваліфіковані, ніж ви планували. Щоб забезпечити дотримання етапних дат, багато людей додають завдання під назвою «Резерв на непередбачені випадки» або «Буфер» до своїх розкладів безпосередньо перед доставкою етапу або закінченням етапу.
Так само, як хтось заповнює свідоцтво про народження кожного разу, коли народжується дитина, форма заповнюється щоразу, коли народжується (тобто створюється ) ресурс у Project . У формі «Інформація про ресурс» ви вводите таку інформацію, як назва ресурсу, доступність та вартість за годину або вартість використання. Ви також можете ввести додаткову інформацію, таку як група (робоча група компанії), до якої належить ресурс, або адреса електронної пошти ресурсу.
Ви можете створити ресурс як одну особу або юридичну особу, загальний ресурс (наприклад, набір навичок без призначеної особи, наприклад помічник чи інженер) або навіть групу з кількох ресурсів, які працюють разом. Багато разів на ранніх етапах планування проекту ви знаєте лише необхідний ресурсний навик, який пізніше може замінити названа особа, яка має як час, так і кваліфікацію для виконання завдання.
На найпростішому рівні ресурс створюється як єдина сутність — конкретна людина, кімната для переговорів чи частина обладнання. Ви створюєте ресурс, вводячи інформацію в діалоговому вікні Інформація про ресурс.
Коли ви створюєте ресурс, ви повинні ввести як мінімум ім’я ресурсу, хоча ви також можете додати скільки завгодно інформації. Деякі люди вважають за краще спочатку створити всі ресурси, а потім додати контактну інформацію та інформацію про вартість.
Щоб створити ресурс за допомогою діалогового вікна Інформація про ресурс, виконайте такі дії:
Клацніть нижню частину кнопки «Діаграма Ганта» на вкладці «Завдання» в групі «Перегляд» на стрічці та натисніть «Аркуш ресурсів».
У цей момент подання змінюється на Перегляд аркуша ресурсів.
Двічі клацніть порожню клітинку в стовпці Ім’я ресурсу.
З’явиться діалогове вікно Інформація про ресурс, як показано.
Введіть ім’я в текстовому полі «Ім’я ресурсу».
Натисніть стрілку вниз у полі Тип (праворуч), щоб вибрати Робота, Матеріал або Вартість.
Налаштування, які вам доступні, дещо відрізняються в залежності від того, який варіант ви виберете. Наприклад, матеріальний ресурс не має ні параметрів електронної пошти, ні облікового запису входу, а робочий ресурс або ресурс витрат не має параметра мітки матеріалу.
Для матеріального ресурсу введіть опис одиниць у полі «Мітка матеріалу».
Наприклад, ви можете ввести фунти для ресурсу борошна або тонни для ресурсу сталі.
У полі Ініціали введіть абревіатуру або ініціали ресурсу.
Якщо ви нічого не введете, перша літера назви ресурсу буде вставлена під час збереження ресурсу.
Продовжуйте вводити будь-яку інформацію, яку ви хочете включити про ресурс.
Ця інформація може включати адресу електронної пошти, тип групи (наприклад, відділ, підрозділ чи робоча група), тип бронювання (запропонований чи зобов’язаний) або код (наприклад, код центру витрат).
Якщо ви введете інформацію в поле «Група», ви зможете використовувати функції «Фільтр», «Сортувати» та «Групувати за» для перегляду наборів ресурсів.
Натисніть кнопку OK, щоб зберегти новий ресурс.
Ці чотири вкладки можуть містити велику кількість інформації про будь-який ресурс.
Щоб ввести інформацію про декілька ресурсів одночасно, відобразіть подання Таблиці ресурсів і введіть інформацію в стовпці. Ви навіть можете вставити ресурси, скопійовані з іншого джерела (наприклад, електронну таблицю Excel), у це подання.
На етапах планування проекту часто виявляється, що не всі ресурси зібрані. Навіть заглибившись у проект, іноді ви не знаєте, який ресурс ви будете використовувати; ви знаєте лише, що для виконання майбутніх завдань вам потрібен ресурс із певним набором навичок. У цьому випадку розглянемо створення певних ресурсів як загальних ресурсів.
Щоб створити загальний ресурс, дайте йому назву, яка описує його вміння, наприклад інженер, персонал безпеки або навіть приміщення для нарад (замість конкретного ресурсу з назвою конференц-зал B). Потім у діалоговому вікні «Інформація про ресурс» обов’язково встановіть прапорець «Загальний», як показано тут. Не існує формули для використання загального параметра для перерахунку вашого розкладу на основі доступності ресурсів. Однак багато людей вважають цей параметр корисним, коли вони використовують планування обертання хвилі або коли вони не відповідають за конкретні призначення ресурсів (наприклад, призначаючи тимчасового працівника до завдання, коли агентство з тимчасового найму вибере конкретного працівника).
Зведений ресурс.
Ви можете замінити загальне ім’я ресурсу на ім’я ресурсу, який додано до вашого проекту. Наприклад, якщо ви введете « Персонал безпеки» як ресурс, ви можете замінити його на Джим Тейлор , ім’я спеціаліста з безпеки, який виконуватиме роботу. Щоб здійснити перемикання, перейдіть до перегляду аркуша ресурсів і в стовпці Ім’я ресурсу клацніть клітинку для ресурсу, введіть нову назву та натисніть Enter. Не хвилюйтеся, якщо ви вже призначили загальний ресурс завданням у проекті. Проект оновлює всі завдання з новою назвою.
Багато функцій Project 2019 обробляють ресурси, зокрема, допомагаючи помітити загальний розподіл ресурсів. Перерозподіл — це розрахунок, заснований на календарі ресурсу та доступності, який вказує на те, що було призначено занадто багато роботи на основі доступності.
Згадайте Моніку Мендес, інженера, яка працює стандартним восьмигодинним робочим днем на основі свого календаря. Моніку призначають до завдання «Написати підсумковий звіт» на 50% її доступності та до завдання «Створити характеристики дизайну», яке виконується одночасно із завданням звіту, при 100% доступності. Зараз Моніка працює на 150 відсотків своєї готовності, або 12 годин на день. Бідна Моніка перевантажена. Будьте обережні — вона навіть може залишити проект.
За замовчуванням ресурс призначається завданню зі 100-відсотковою доступністю (або одиницями), але ви можете змінити це налаштування, якщо знаєте, що ресурс буде призначено для кількох завдань і ви можете витрачати лише обмежену кількість часу на роботу кожного з них.
Оцінка та налаштування доступності
Для деяких ресурсів легше оцінити доступність, ніж для інших. Навряд чи керівник присвятить якомусь одному завданню цілий день, тому що йому доводиться мати справу з усіма співробітниками, які йому підпорядковуються, а також підписувати доручення, відвідувати зустрічі з різних проектів і, наприклад, розробляти бюджети. Доступність виробничого працівника може бути простіше звести до одного завдання: якщо одна виробнича робота проводить на лінії три дні, а одна людина працює на лінії весь час, точніше сказати, що вона працює над цим завданням повністю. час.
Однією з помилок початківців проекту є надмірне обмірковування доступності. Звичайно, ніхто не витрачає вісім годин щодня на виконання одного завдання в проекті. Співробітники проводять частину свого робочого дня, читаючи електронну пошту, спілкуючись із колегами та відповідаючи на телефонні дзвінки щодо питань, не пов’язаних з їхніми проектами. Один день ресурс може витратити на виконання завдання сім годин, а наступного — лише три години. Не зациклюйтеся на щоденному розкладі ресурсів, коли оцінюєте доступність. Якщо протягом виконання завдання працівник зосереджується на ньому, 100-відсоткова доступність — це відповідне налаштування. Однак якщо ця людина працює лише п’ять днів над десятиденним завданням, це 50 відсотків доступності, незалежно від того, чи вона працює чотири години на день протягом десяти днів або п’ять повних днів у будь-який момент.
Параметр Одиниці (доступність) допомагає помітити перевантаження ресурсу, який може працювати над кількома завданнями одночасно в розкладі проекту.
Щоб налаштувати одиниці ресурсів за замовчуванням для визначення доступності, виконайте такі дії:
Відобразити перегляд аркуша ресурсів.
Клацніть стовпець Макс для ресурсу.
Введіть число, що відображає відсоток часу, протягом якого ресурс доступний для роботи над проектом.
Наприклад, введіть 33 для ресурсу, який доступний одну третину часу, або 400 для ресурсу, який може надати чотирьох штатних працівників. (Записи, що перевищують 100 відсотків, представляють ресурси, які забезпечують групу або команду для обробки завдань.) Найпоширенішим записом (за замовчуванням) є 100 для одного ресурсу, який повний робочий день працює над завданнями в проекті.
Натисніть Enter або Tab.
Запис завершено.
Зауважте, що це працює лише для ресурсів, тип яких встановлено на Work.
Коли ресурс Microsoft Project приходить і йде
Окрім того, що ресурс може бути доступним для проекту лише певний відсоток часу (скажімо, 50 відсотків усієї тривалості проекту), ресурс може бути доступний лише певний період часу (можливо, квітень–червень) протягом життя проект — зазвичай, коли ви використовуєте ресурс, запозичений з іншого відділу, або коли ви працюєте з фрілансером, який стискає ваш проект з іншими. Іншим можливим ресурсом є той, хто доступний на половину робочого часу протягом перших кількох днів проекту, а потім повний робочий день для решти. У цьому випадку ви вводите діапазон дат у стовпці «Доступно з» і «Доступно для» області «Доступність ресурсів» у діалоговому вікні «Інформація про ресурс», як показано, щоб вказати різну доступність.
Періоди часу та одиниці доступності.
Щоб указати обмежений період, протягом якого ресурс доступний для роботи над вашим проектом, виконайте такі дії:
Відобразити перегляд аркуша ресурсів.
Двічі клацніть ресурс.
З’явиться вкладка «Загальні» діалогового вікна «Інформація про ресурс».
Використовуйте стовпці «Доступно з» і «Доступно для» (в області «Доступність ресурсів»), щоб указати період доступності.
У стовпці Одиниці в тому ж рядку клацніть стрілки, щоб підвищити або зменшити доступність з кроком 50 відсотків, або введіть число.
Натисніть Enter, щоб завершити введення.
Повторіть кроки 3 і 4, щоб вказати додаткові періоди доступності в наступних рядках в області Доступність ресурсів.
Натисніть кнопку OK, щоб зберегти зміни.
Як заборонити Microsoft Word відкривати файли в режимі лише для читання в Windows. Microsoft Word відкриває файли в режимі лише для читання, що робить неможливим їх редагування? Не хвилюйтеся, методи наведено нижче
Як виправити помилки під час друку неправильних документів Microsoft Word Помилки під час друку документів Word зі зміненими шрифтами, безладними абзацами, відсутнім текстом або втраченим вмістом є досить поширеними. Однак не варто
Якщо ви використовували перо або маркер для малювання на слайдах PowerPoint під час презентації, ви можете зберегти малюнки для наступної презентації або стерти їх, щоб наступного разу, коли ви показуватимете їх, розпочали з чистих слайдів PowerPoint. Дотримуйтесь цих інструкцій, щоб стерти малюнки пером і маркером: Стирання рядків на одній з […]
Бібліотека стилів містить файли CSS, файли мови розширюваної мови таблиць стилів (XSL) та зображення, які використовуються попередньо визначеними основними сторінками, макетами сторінок та елементами керування в SharePoint 2010. Щоб знайти файли CSS у бібліотеці стилів сайту видавництва: виберіть «Дії сайту»→ «Перегляд». Весь вміст сайту. З’являється вміст сайту. Бібліотека Style знаходиться в […]
Не перевантажуйте аудиторію гігантськими цифрами. У Microsoft Excel ви можете покращити читабельність своїх інформаційних панелей і звітів, відформатувавши числа, щоб вони відображалися в тисячах або мільйонах.
Дізнайтеся, як використовувати інструменти соціальних мереж SharePoint, які дозволяють особам і групам спілкуватися, співпрацювати, обмінюватися інформацією та спілкуватися.
Юліанські дати часто використовуються у виробничих середовищах як мітка часу та швидкий довідник для номера партії. Цей тип кодування дати дозволяє роздрібним продавцям, споживачам та агентам з обслуговування визначити, коли був виготовлений продукт, а отже, і вік продукту. Юліанські дати також використовуються в програмуванні, військовій справі та астрономії. Інший […]
Ви можете створити веб-програму в Access 2016. Так що ж таке веб-програма? Ну, веб означає, що він онлайн, а додаток — це просто скорочення від «додаток». Користувацька веб-програма — це онлайн-додаток для баз даних, доступ до якого здійснюється з хмари за допомогою браузера. Ви створюєте та підтримуєте веб-програму у настільній версії […]
Більшість сторінок у SharePoint 2010 відображають список посилань навігації на панелі швидкого запуску ліворуч. Панель швидкого запуску відображає посилання на пропонований вміст сайту, наприклад списки, бібліотеки, сайти та сторінки публікації. Панель швидкого запуску містить два дуже важливі посилання: Посилання на весь вміст сайту: […]
Для простих задач Solver в Excel зазвичай швидко знаходить оптимальні значення змінної Solver для цільової функції. Але в деяких випадках Solver має проблеми з пошуком значень змінної Solver, які оптимізують цільову функцію. У цих випадках Solver зазвичай відображає повідомлення або повідомлення про помилку, що описує або обговорює проблему, яка […]
