Як керувати доступністю ресурсів у Project 2016

Багато функцій Project 2016 обробляють ресурси, зокрема, допомагаючи визначити загальний розподіл ресурсів. Перерозподіл — це розрахунок на основі календаря та доступності ресурсу, який вказує на те, що на основі цієї доступності було призначено занадто багато роботи.

Згадайте Моніку Мендес, інженера, яка працює стандартним восьмигодинним робочим днем ​​на основі свого календаря. Моніку призначають до завдання «Написати підсумковий звіт» на 50% її доступності та до завдання «Створити характеристики дизайну», яке виконується одночасно із завданням звіту, при 100% доступності. Зараз Моніка працює на 150 відсотків своєї готовності, або 12 годин на день. Бідна Моніка перевантажена. Будьте обережні — вона навіть може залишити проект.

За замовчуванням ресурс призначається завданню зі 100-відсотковою доступністю (або одиницями), але ви можете змінити це налаштування, якщо знаєте, що ресурс буде призначено для кількох завдань і ви можете витрачати лише обмежену кількість часу на роботу кожного з них.

Оцінка та налаштування доступності ресурсів

Для деяких ресурсів легше оцінити доступність, ніж для інших. Навряд чи керівник присвятить якомусь одному завданню цілий день, тому що йому доводиться мати справу з усіма співробітниками, які йому підпорядковуються, а також підписувати доручення, відвідувати зустрічі з різних проектів і, наприклад, розробляти бюджети. Доступність виробничого працівника може бути простіше звести до одного завдання: якщо одна виробнича робота проводить на лінії три дні, а одна людина працює на лінії весь час, точніше сказати, що вона працює над цим завданням повністю. час.

Однією з помилок початківців проекту є надмірне обмірковування доступності. Звичайно, ніхто не витрачає вісім годин щодня на виконання одного завдання в проекті. Співробітники проводять частину свого робочого дня, читаючи електронну пошту, спілкуючись з колегами та відповідаючи на телефонні дзвінки щодо питань, не пов’язаних з їхніми проектами. Один день ресурс може витратити на виконання завдання сім годин, а наступного — лише три години.

Не зациклюйтеся на щоденному розкладі ресурсів, оцінюючи доступність. Якщо протягом виконання завдання працівник зосереджується на ньому, 100-відсоткова доступність — це відповідне налаштування. Однак якщо ця людина працює лише п’ять днів над десятиденним завданням, це 50 відсотків доступності, незалежно від того, чи вона працює чотири години на день протягом десяти днів або п’ять повних днів у будь-який момент.

Параметр Одиниці (доступність) допомагає помітити перевантаження ресурсу, який може працювати над кількома завданнями одночасно в розкладі проекту.

Щоб налаштувати одиниці ресурсів за замовчуванням для визначення доступності, виконайте такі дії:

Відобразити перегляд аркуша ресурсів.

Клацніть стовпець Макс для ресурсу.

Введіть число, що відображає відсоток часу, протягом якого ресурс доступний для роботи над проектом.

Наприклад, введіть 33 для ресурсу, який доступний одну третину часу, або 400 для ресурсу, який може надати чотирьох штатних працівників. (Записи, що перевищують 100 відсотків, представляють ресурси, які забезпечують групу або команду для обробки завдань.) Найпоширенішим записом (за замовчуванням) є 100 для одного ресурсу, який повний робочий день працює над завданнями в проекті.

Натисніть Enter або Tab.

Запис завершено.

Зауважте, що це працює лише для ресурсів, тип яких встановлено на Work.

Коли ресурс приходить і йде

Окрім того, що ресурс може бути доступним для проекту лише певний відсоток часу (скажімо, 50 відсотків усієї тривалості проекту), ресурс може бути доступний лише певний період часу (можливо, квітень–червень) протягом життя проект — зазвичай, коли ви використовуєте ресурс, запозичений з іншого відділу, або коли ви працюєте з фрілансером, який стискає ваш проект з іншими. Іншим можливим ресурсом є той, хто доступний на половину робочого часу протягом перших кількох днів проекту, а потім повний робочий день для решти.

У цьому випадку ви вводите діапазон дат у стовпці «Доступно з» і «Доступно для» області «Доступність ресурсів» у діалоговому вікні «Інформація про ресурс», як показано, щоб вказати різну доступність.

Періоди часу та одиниці доступності.

Щоб указати обмежений період, протягом якого ресурс доступний для роботи над вашим проектом, виконайте такі дії:

Відобразити перегляд аркуша ресурсів.

Двічі клацніть ресурс.

З’явиться вкладка «Загальні» діалогового вікна «Інформація про ресурс».

Використовуйте стовпці «Доступно з» і «Доступно для» (в області «Доступність ресурсів»), щоб указати період доступності.

У стовпці Одиниці в тому ж рядку клацніть стрілки, щоб збільшити чи зменшити доступність із кроком 50 відсотків, або введіть число.

Натисніть Enter, щоб завершити введення.

Повторіть кроки 3 і 4, щоб вказати додаткові періоди доступності в наступних рядках в області Доступність ресурсів.

Натисніть кнопку OK, щоб зберегти налаштування.