Як зробити презентацію PowerPoint, якщо ви не можете бути там особисто

PowerPoint 2019 — це не просто потужний інструмент для проведення презентацій (хоча це точно так), це також хороший спосіб донести розмову до віддаленої аудиторії. Як ви доставите свою презентацію PowerPoint з окремого місця? Давайте підрахуємо способи, якими ви можете провести презентацію, не будучи там особисто:

• Оформіть свою презентацію у вигляді роздаткового матеріалу, друкованої версії презентації з мініатюрами слайдів.
• Створіть презентацію, що запускається самостійно.
• Створіть презентацію, яку запускає користувач, з кнопками дій, які інші можуть натискати, щоб переходити від слайда до слайда.
• Покажіть свою презентацію через Інтернет.
• Запакуйте свою презентацію на компакт-диск або DVD.
• Зробіть відео своєї презентації.

Надання роздаткових матеріалів для вашої аудиторії разом із презентацією PowerPoint

Роздатковий матеріал — це мініатюрні версії слайдів, які ви друкуєте та розповсюджуєте серед аудиторії. На зображенні нижче показані приклади роздаткових матеріалів. Роздатковий матеріал складається з одного, двох, трьох, чотирьох, шести або дев’яти слайдів на сторінці. Якщо ви виберете три слайди на сторінці, роздатковий матеріал містить рядки, які ваша аудиторія може робити нотатки; інші розміри не пропонують ці лінії.

Приклади роздаткового матеріалу (зліва направо) на одному, трьох, шести та дев’яти слайдах на сторінці.

Щоб розповісти PowerPoint, як створювати роздаткові матеріали, перейдіть на вкладку «Вигляд» і натисніть кнопку «Майстер роздаткового матеріалу». У поданні «Роздатковий матеріал» на вкладці «Роздатковий матеріал» ви можете зробити ряд речей, щоб зробити роздатковий матеріал кориснішим та привабливішим. Роблячи свій вибір, стежте за зразком сторінки роздаткового матеріалу; це показує, що означає ваш вибір у реальних умовах.

• Орієнтація роздаткового матеріалу: виберіть Книжкова або Альбомна. У альбомному режимі сторінка перевернута на бік і довша, ніж у висоту.
• Розмір слайда: виберіть Стандартний або Широкоформатний.
• Слайди на сторінку: відкрийте спадний список і виберіть, скільки слайдів відображатиметься на кожній сторінці.
• Заголовок: установіть прапорець Заголовок і введіть заголовок у текстову рамку, щоб заголовок відображався у верхньому лівому куті всіх сторінок роздаткового матеріалу. Кандидати для заголовків включають ваше ім’я, назву вашої компанії та місце проведення конференції чи семінару. Суть полягає в тому, щоб допомогти вашій аудиторії визначити роздатковий матеріал.
• Нижній колонтитул: установіть прапорець Нижній колонтитул і введіть нижній колонтитул у текстову рамку в нижньому лівому куті сторінок роздаткового матеріалу. Кандидати в колонтитули такі ж, як і в колонтитули.
• Дата: установіть цей прапорець, якщо ви хочете, щоб дата друку роздаткового матеріалу відображалася на сторінках роздаткового матеріалу.
• Номер сторінки: установіть цей прапорець, якщо ви хочете, щоб номери сторінок відображалися на сторінках роздаткового матеріалу.
• Стилі фону: відкрийте спадний список «Стилі фону» та виберіть градієнт або колір, якщо вам так хочеться. Переконайтеся, що фон не закриває мініатюри слайдів і не створює надмірного навантаження на ваш принтер.

Щоб роздрукувати роздаткові матеріали з презентації PowerPoint, перейдіть на вкладку «Файл» і виберіть «Друк» (або натисніть Ctrl+P; перегляньте інші комбінації клавіш Office 2019 ). Ви бачите вікно друку. У розділі «Налаштування» відкрийте другий спадний список і в розділі «Роздаткові матеріали» виберіть кількість слайдів PowerPoint для друку на кожній сторінці. Потім натисніть кнопку Друк.

Створення презентації в стилі кіоску, яка працює самостійно, за допомогою PowerPoint 2019

Самостійна презентація в стилі кіоску – це та, яка відтворюється сама по собі. Ви можете змусити його грати з кіоску або просто відправити його колегам, щоб вони могли грати. У презентації, що запускається, слайди з’являються на екрані один за одним без того, щоб ви чи хтось інший не переміщали презентацію від слайда до слайда. Коли презентація закінчиться, вона почнеться знову зі слайду 1.

Повідомлення PowerPoint, як довго тримати слайди на екрані

PowerPoint пропонує два способи вказати, як довго ви хочете, щоб кожен слайд залишався на екрані:

• Введення періодів часу самостійно: перейдіть до режиму сортування слайдів і перейдіть на вкладку «Переходи». Потім зніміть прапорець «Натискання миші» та встановіть прапорець «Після», як показано нижче. Далі скажіть PowerPoint зберігати всі слайди на екрані однакову кількість часу або вибрати інший період часу для кожного слайда:
  • Усі слайди одночасно: введіть період часу в текстове поле Після та натисніть кнопку Застосувати до всіх.
  • Кожен слайд різний час: по одному виділіть кожен слайд і введіть період часу в текстовому полі Після.
• Репетиція презентації: відрепетируйте презентацію та збережіть час. Після завершення репетиції обов’язково збережіть хронометраж слайдів. У режимі сортування слайдів ви можете побачити, як довго кожен слайд залишатиметься на екрані.

Введіть, як довго ви хочете, щоб кожен або всі слайди залишалися на екрані.

Повідомте PowerPoint, що ваша презентація виконується самостійно

Перш ніж ви зможете «самостійно запустити» презентацію, ви повинні сказати PowerPoint, що ви хочете, щоб він це зробив. Презентації, що запускаються самостійно, не мають кнопок керування в нижньому лівому куті. Ви не можете клацнути екран або натиснути клавішу, щоб перейти вперед або назад до наступного або попереднього слайда. Єдиний контроль над презентацією, що запускається, є натисканням клавіші Esc (натискання Esc завершує презентацію).

Виконайте наведені нижче дії, щоб перетворити PowerPoint на презентацію в стилі кіоску:

Перейдіть на вкладку Слайд-шоу.

Натисніть кнопку Налаштувати слайд-шоу.

Ви побачите діалогове вікно Налаштувати слайд-шоу.

У розділі «Тип показу» виберіть параметр «Переглянуто в терміналі (повний екран).
Коли ви вибираєте цей параметр, PowerPoint автоматично встановлює прапорець Цикл безперервно до «Esc».

Натисніть OK.
Ось і все.

Створення презентації PowerPoint, яку запускає користувач

Запущена користувачем або інтерактивна презентація PowerPoint – це та, якою глядач може керувати. Переглядач вирішує, який слайд з’явиться наступним і як довго кожен слайд залишається на екрані. Презентації, які запускають користувачі, подібні до веб-сайтів. Користувачі можуть переглядати від слайда до слайда зі власною швидкістю. Вони можуть вибирати те, що вони хочуть досліджувати. Вони можуть повертатися назад і переглядати слайди, які вони бачили раніше, або повернутися до першого слайда і почати заново.

Самостійно запущені презентації PowerPoint відображаються в режимі читання (натисніть кнопку «Перегляд читання» у рядку стану, щоб побачити, як виглядають презентації, що запускаються самостійно). У нижній частині екрана з’явиться панель завдань. У правій частині панелі завдань користувачі можуть натиснути кнопку «Назад» або «Далі», щоб перейти від слайда до слайда. Вони також можуть натиснути кнопку «Меню», щоб відкрити спливаюче меню з командами для навігації по слайдам.

Ще один спосіб допомогти читачам переходити від слайда до слайда – створити кнопки дій. Кнопка дії є кнопкою, яку можна натиснути , щоб перейти до наступного слайду в презентації або попередній слайд проглядається, що б це не був слайд. PowerPoint містить 12 кнопок дій у галереї фігур.

Кнопки дій.

Малювання кнопки дії

Після того, як ви намалюєте кнопку дії з галереї фігур, з’явиться діалогове вікно «Параметри дії», щоб ви могли вказати PowerPoint, на який слайд слід перейти після натискання кнопки. Виберіть слайд (або шаблон-слайд), який потребує дії, і виконайте такі дії, щоб прикрасити його кнопкою дії:

На вкладці «Головна» або «Вставка» відкрийте галерею фігур і перейдіть до категорії «Кнопки дій» внизу.

Натисніть кнопку дії, щоб вибрати її.
Виберіть кнопку, яка найкраще ілюструє, який слайд з’явиться після натискання кнопки.

Намалюйте кнопку на слайді.
Для цього перетягніть вказівник по діагоналі. (Що стосується їх малювання, кнопки дій працюють так само, як і всі інші фігури та інші об’єкти.) Діалогове вікно Параметри дії з’являється після того, як ви закінчите малювати свою кнопку.

Перейдіть на вкладку «Наведення миші», якщо ви хочете, щоб користувачі активували кнопку, переміщаючи вказівник миші на неї, а не клацаючи її.

Виберіть опцію «Гіперпосилання на».

У спадному списку Гіперпосилання до виберіть дію для кнопки.
Ви можете перейти до наступного слайда, попереднього слайда, першого або останнього слайда в презентації, останнього слайда, який ви переглядали, або певного слайда.

Щоб натиснути кнопку дії, користувачі перейшли на певний слайд, виберіть Слайд у списку. Ви бачите діалогове вікно Гіперпосилання на слайд, у якому перелічено кожен слайд у вашій презентації. Виберіть слайд і натисніть OK.

Щоб відтворити звук, коли активована кнопка дії, установіть прапорець Відтворити звук і виберіть звук у спадному списку.

Гіперпосилання «наведення курсора» вимагають звукового супроводу, щоб користувачі розуміли, коли вони активували кнопку дії.

Натисніть OK у діалоговому вікні Параметри дій.

Щоб перевірити свою кнопку, клацніть її правою кнопкою миші та виберіть Відкрити посилання.

Щоб змінити дію кнопки, виділіть її, а потім натисніть кнопку «Дія» на вкладці «Вставка» або клацніть правою кнопкою миші кнопку дії та виберіть «Редагувати посилання». У діалоговому вікні «Параметри дії» виберіть нову дію (або «Немає») і натисніть «ОК».

Зробіть свою презентацію, яку запускають користувачі

Виконайте такі дії, щоб оголосити свою презентацію, яку запускає користувач:

Перейдіть на вкладку Слайд-шоу.

Натисніть кнопку Налаштувати слайд-шоу.
Ви побачите діалогове вікно Налаштувати показ.

Виберіть опцію «Переглянуто окремо (вікно).

Натисніть OK.

Ваша презентація більше не ваша. Він також належить усім людям, які переглядають його у вашу відсутність.

Презентація PowerPoint онлайн

Презентація в Інтернеті означає відтворення презентації на вашому комп’ютері для інших людей, які дивляться її через Інтернет. Коли ви переходите від слайда до слайда, глядачі бачать слайди у своїх веб-переглядачах. Презентація в Інтернеті — це чудовий спосіб показати презентацію іншим під час конференц-дзвінка або тим, хто не має PowerPoint.

Презентація в Інтернеті стала можливою завдяки службі Office Presentation Service, безкоштовної служби для всіх, хто має програмне забезпечення Office та обліковий запис Office 365 . Коли ви вперше намагаєтеся показати презентацію в Інтернеті, вас попросять ввести ім’я користувача та пароль Office 365.

Служба Office Presentation створює тимчасову веб-адресу для показу презентації. Перш ніж показати його, ви надсилаєте учасникам аудиторії посилання на цю веб-адресу. Члени аудиторії, у свою чергу, натискають посилання, щоб відкрити та переглянути вашу презентацію у своїх веб-переглядачах.

Перш ніж презентувати в Інтернеті, переконайтеся, що ви знаєте електронні адреси людей, які переглядатимуть вашу презентацію. Також переконайтеся, що вони доступні для перегляду. Онлайн-презентації відображаються в режимі реального часу. Після закриття презентації посилання на неї не працює, і аудиторія більше не зможе переглядати її у своїх веб-переглядачах.

Щоб показати онлайн-презентацію PowerPoint, виконайте наведені нижче дії.

На вкладці Показ слайдів натисніть кнопку Презентувати в Інтернеті.
З’явиться діалогове вікно Present Online.

Виберіть Увімкнути віддаленого перегляду для завантаження презентації, якщо ви хочете, щоб учасники аудиторії мали копію презентації, а також переглядали її.

Натисніть кнопку Підключення.
Служба презентацій Office створює URL-посилання, яке ви можете надіслати людям, які переглядатимуть вашу презентацію.

Інші можуть натиснути посилання URL (угорі), щоб переглянути онлайн-презентацію у вікні браузера (унизу).

Надішліть посилання своїй аудиторії.

Ви можете надіслати посилання за допомогою Outlook або іншого програмного забезпечення електронної пошти.

• Скопіюйте та надішліть посилання електронною поштою. Натисніть Копіювати посилання, щоб скопіювати посилання в буфер обміну. Потім у програмному забезпеченні електронної пошти вставте посилання в запрошення, які ви надсилаєте членам аудиторії.
• Надіслати посилання за допомогою Outlook: натисніть посилання Надіслати електронною поштою. З’явиться вікно повідомлення Outlook. Зверніться та відправте повідомлення.

Переконайтеся, що учасники аудиторії отримали запрошення електронною поштою та готові переглянути вашу презентацію.

Натисніть кнопку Почати презентацію.

Учасники аудиторії бачать презентацію у своїх браузерах.

Проведіть презентацію.
Використовуйте ті самі прийоми для переходу або відступу від слайда до слайда, що й у будь-якій презентації.

Коли презентація закінчиться, ви потрапите на вкладку Present Online.

На вкладці Present Online натисніть кнопку End Online Presentation; натисніть Завершити онлайн-презентацію у діалоговому вікні підтвердження.
Ваша аудиторія бачить повідомлення: «Презентація закінчилася».

Упакування презентації PowerPoint на компакт-диск або DVD

The Package for CD command copies a presentation to a CD or DVD so that you can take a presentation on the road or distribute it to others. Follow these steps to copy your presentation and the PowerPoint Viewer to a CD, DVD, or a folder:

Open the presentation you want to package.

On the File tab, choose Export.

Choose Package Presentation for CD, and click the Package for CD button.
You see the Package for CD dialog box.

Packaging a CD to distribute to others.

Enter a name for the CD, DVD, or folder in the Name the CD text box.

The name you enter will appear as the name of the CD or DVD if you view it in File Explorer; if you’re copying your presentation to a folder, the name you enter will be given to the folder PowerPoint creates when it creates the packaged presentation file.

Create the packaged presentation and copy it to a CD, DVD, or folder on your computer.
Copy the presentation to a folder if you want to send the presentation by email.

• Copying to a CD or DVD: Click the Copy to CD button.
• Copying to a folder: Click the Copy to Folder button. In the Copy to Folder dialog box, click the Browse button, and in the Choose Location dialog box, select a folder for storing the folder where you will keep your packaged presentation. Then click the Select button and click OK in the Copy to Folder dialog box.

Click Yes in the message box that asks if you want to include linked content in the presentation.

It can take PowerPoint several minutes to assemble the files and copy them to the CD, DVD, or folder.

If you’re copying your presentation to a CD or DVD, PowerPoint asks whether you want to copy the same presentation to another CD or DVD. Either insert a fresh CD or DVD and click Yes, or click the No button.

Creating a PowerPoint presentation video

Yet another way to distribute a video is to record it in an MPEG-4 file and distribute the file on a CD or DVD, distribute it by email, or post it on the Internet. PowerPoint offers a command for creating an MPEG-4 version of a presentation. Every aspect of a PowerPoint presentation, including transitions, animations, sound, video itself, and voice narrations, is recorded in the presentation video.

Here, you see s an MPEG-4 version of a PowerPoint presentation being played in Windows Media Player.

Viewing an MPEG-4 version of a PowerPoint presentation in Windows Media Player.

Before creating your presentation video, consider how long you want each slide to appear onscreen. You can make each slide appear for a specific length of time or make all slides appear for the same length of time. To decide for yourself how long each slide appears, switch to Slide Sorter view, go to the Transitions tab, and for each slide, select the After check box and enter a measurement in the After text box.

Follow these steps to create an MPEG-4 version of a PowerPoint presentation:

On the File tab, choose Export.

Choose Create a Video.
You see the Create a Video window.

Open the first drop-down list and choose a display resolution for your video.

Open the second drop-down list and choose whether to use recorded timings and narrations.
Your choices are twofold. If you recorded a voice narration for your PowerPoint presentation, choose the second option if you want to preserve the voice narration in the video.

• Don’t Use Recorded Timings and Narrations: Each slide stays onscreen for the same amount of time. Enter a time period in the Seconds to Spend on Each Slide box to declare how long each slide stays onscreen.
• Use Recorded Timings and Narrations: Each slide stays onscreen for the time period listed on the Transition tab.

  Your presentation video plays. How do you like it? This is what your video will look and sound like after you save it as a video file.

Натисніть кнопку Створити відео.
Відкриється діалогове вікно Зберегти як.

Виберіть папку для зберігання файлу MPEG-4, введіть назву файлу та натисніть кнопку Зберегти.
Рядок стану в нижній частині екрана PowerPoint показує перебіг відео під час його створення. Створення відео може зайняти кілька хвилин, залежно від того, наскільки велика ваша презентація PowerPoint і скільки вишуканих штучок, таких як звук та анімація, вона містить.