Як зробити запит до таблиць бази даних Access з Excel 2019

Щоб зробити зовнішній запит даних до таблиці бази даних Microsoft Access , натисніть Дані→ Отримати дані→ З бази даних→ З бази даних Microsoft Access на стрічці Excel або натисніть Alt+APNDC. Excel відкриває діалогове вікно «Імпорт даних», де ви вибираєте ім’я бази даних Access (за допомогою розширення файлу *.mdb), а потім натискаєте кнопку «Імпорт».

Після того, як Excel встановлює з’єднання з файлом бази даних Access, який ви вибрали в діалоговому вікні Імпорт даних, відкриється діалогове вікно Навігатор. Діалогове вікно «Навігатор» розділене на дві панелі: «Вибір» зліва та «Попередній перегляд» справа. Коли ви клацнете назву таблиці даних або запиту на панелі вибору, Excel відображає частину даних Access на панелі попереднього перегляду праворуч. Щоб імпортувати декілька (пов’язаних) таблиць даних із вибраної бази даних Access, установіть прапорець Увімкнути кілька елементів. Потім Excel відображає прапорці перед іменем кожної таблиці в базі даних. Після встановлення прапорців для всіх таблиць, які потрібно імпортувати, у вас є вибір:

• Кнопка « Завантажити », щоб імпортувати дані файлу Access з елементів, вибраних у навігаторі, безпосередньо на поточний аркуш, починаючи з поточної позиції курсору комірки.
• Навантаження Для опції меню, що випадає на кнопку Завантажити, щоб відкрити імпорт даних діалогового вікна , в якому ви можете , як ви хочете , щоб переглянути імпортовані дані доступу (як таблиці робочого аркуша даних зведеної таблиці, зведеної діаграми, або просто підключення даних без імпорту яких - небудь даних) і куди імпортувати дані Access (існуючий чи новий аркуш), а також чи додавати дані Access до моделі даних аркуша
• Кнопка « Трансформувати дані » для відображення таблиць даних Access у редакторі Excel Power Query, де ви можете додатково запитувати та трансформувати дані перед імпортуванням у поточний робочий аркуш Excel за допомогою параметра «Закрити та завантажити» або «Закрити та завантажити до».

Використання Навігатора, щоб вибрати, які таблиці даних і запити з бази даних Northwind Access імпортувати в поточний аркуш Excel.

Коли ви вибираєте параметр «Завантажити до», щоб вказати, як і куди імпортувати дані Access, діалогове вікно «Імпорт даних» містить такі кнопки параметрів:

• Кнопка параметра « Таблиця », щоб імпортувати дані з таблиць даних Access у таблицю даних Excel на поточному або новому аркуші — див. маркери «Існуючий робочий аркуш» та «Новий аркуш». Зауважте, що якщо ви імпортуєте більше однієї таблиці даних, параметр «Існуючий аркуш» більше не доступний, а дані з кожної імпортованої таблиці даних буде імпортовано на окремий новий аркуш у поточній книзі.
• Кнопка параметра звіту зведеної таблиці (за замовчуванням), щоб імпортувати дані з таблиці даних Access у нову зведену таблицю, яку можна створити з даними Access.
• PivotChart кнопка вибору , щоб дані в таблиці даних Access (и) імпортований в нову зведену таблицю з вкладеною зведеної діаграми , які можна побудувати з даними доступу.
• Лише кнопка параметра « Створити з’єднання », щоб створити з’єднання з таблицями бази даних Access, які ви можете використовувати пізніше для фактичного імпорту її даних.
• Існуюче Worksheet кнопки вибору , щоб дані в таблиці даних Access (и) , що імпортується в поточний робочий лист , починаючи з поточним адресою комірки , зазначеним в текстовому полі нижче.
• Кнопка параметра « Новий аркуш », щоб імпортувати дані з таблиць даних Access у нові аркуші, які додаються в кінець аркушів, які вже є в книзі.
• Прапорець «Додати ці дані до моделі даних» , щоб додати імпортовані дані в таблицю(и) даних Access до моделі даних, уже визначеної в книзі Excel, використовуючи відповідні ключові поля.
• Кнопка спадного меню « Властивості », щоб відкрити спадне меню з прапорцем «Імпортувати зв’язки між таблицями» (вибрано за замовчуванням) та пунктом «Властивості». Зніміть прапорець, щоб Excel не розпізнавав зв’язок, встановлений між таблицями даних у Access. Натисніть кнопку «Властивості», щоб відкрити діалогове вікно «Властивості підключення», де ви можете змінити всі види властивостей з’єднання, включно з тим, коли дані Access оновлюються на робочому аркуші Excel та спосіб встановлення з’єднання.

На зображенні нижче показано нову книгу «Замовлення клієнтів Northwind» після імпорту таблиць даних «Клієнти» та «Замовлення» із зразка бази даних Northwind Access як нових таблиць даних на окремих аркушах. Коли дві таблиці даних було імпортовано, Excel автоматично додав два нові аркуші (Аркуш2 і Аркуш3) до книги, одночасно імпортуючи таблицю даних Клієнти в Аркуш2 (яку я перейменував Клієнти) і таблицю даних Замовлення в Аркуш3 (перейменовано Замовлення). Аркуш 1 (який був порожнім) був видалений перед тим, як зробити знімок екрана.

Таблиця клієнтів із даними, імпортованими з таблиці даних клієнтів Access у зразку бази даних Northwind.

На наступному зображенні показано ту саму нову книгу, цього разу з вибраним аркушем «Замовлення» та відкритим діалоговим вікном «Керування зв’язками» (натиснувши кнопку «Зв’язки» на вкладці «Дані» або натиснувши Alt+AA). Коли Excel імпортував ці дві таблиці даних, він автоматично підхопив і зберіг вихідний зв’язок між ними в базі даних Northwind, де поле CustomerID є полем первинного ключа в таблиці даних Customers і полем зовнішнього ключа в таблиці даних Orders.

Робочий аркуш замовлень із даними, імпортованими з таблиці даних замовлень у зразку бази даних Northwind, що показує зв’язок із таблицею Customers.

Після імпортування зовнішніх даних до одного з ваших робочих аркушів Excel ви можете використовувати кнопки « Фільтр», додані до різних полів, щоб відсортувати дані та відфільтрувати дані.

Після того, як ви імпортуєте дані із зовнішнього джерела, наприклад бази даних Microsoft Access, на робочий аркуш, Excel автоматично відображає панель завдань «Запити та підключення» з двома вкладками: «Запити», яка відображає джерела даних, імпортованих у поточну книгу. , і Connections, яка відображає їх зв’язок з моделлю даних робочої книги (і один з одним, якщо є кілька джерел і вони пов’язані один з одним). Якщо ця панель завдань наразі не відображається на поточному аркуші, клацніть Дані→ Запити та з’єднання (або натисніть Alt+AO), щоб повторно відобразити її.

Excel зберігає список усіх зовнішніх джерел даних і запитів даних, які ви робите до поточної книги, щоб ви могли повторно використовувати їх для імпортування оновлених даних з іншої бази даних або веб-сторінки. Щоб швидко підключитися до джерела даних, натисніть кнопку «Останні джерела» на вкладці «Дані» (Alt+PR), щоб відкрити діалогове вікно «Останні джерела», де ви клацніть назву зовнішнього файлу, перш ніж вибрати кнопку «Підключити». Щоб повторно використати запит, натисніть кнопку Існуючі з’єднання на вкладці Дані (Alt+AX), щоб відкрити діалогове вікно Існуючі з’єднання, щоб отримати доступ до цього списку, а потім клацніть назву запиту, щоб повторити, перш ніж натиснути кнопку Відкрити.