Як зробити запит до зовнішньої бази даних в Excel

Excel надає потужний метод для отримання інформації із зовнішніх баз даних. Ви не обмежуєтеся лише захопленням усієї інформації із зазначеної таблиці. Ви також можете зробити запит до бази даних.

Запитуючи базу даних, ви отримуєте лише інформацію з таблиці, яка відповідає вашим критеріям. Ви також можете використовувати запит для об’єднання інформації з двох або більше таблиць. Тому використовуйте запит, щоб обробити та відфільтрувати дані, перш ніж вони фактично будуть розміщені у вашій книзі Excel.

Запити часто є найкращим підходом, коли потрібно об’єднати дані перед їх імпортуванням і коли потрібно відфільтрувати дані перед їх імпортуванням.

Щоб виконати запит до бази даних та імпортувати результати запиту, виконайте такі дії:

1На вкладці Дані виберіть З інших джерел→З Microsoft Query.

Excel відображає діалогове вікно Вибрати джерело даних.

2Використовуючи вкладку Бази даних, визначте тип бази даних, до якої потрібно зробити запит.

Наприклад, щоб зробити запит до бази даних Microsoft Access, клацніть запис База даних MS Access, а потім ОК.

Ви можете запитати результати запиту, клацнувши вкладку Запити, а потім вибравши один із перелічених там елементів.

Ви також можете зробити запит до куба OLAP і отримати інформацію з нього. Якщо ви хочете надіслати запит або OLAP-куб, зверніться до адміністратора бази даних. Адміністратор бази даних може сказати вам, з якого запиту або куба OLAP ви хочете отримати дані.

3 Виберіть базу даних.

Excel відображає діалогове вікно Вибір бази даних. Використовуйте це діалогове вікно, щоб визначити розташування та ім’я бази даних, до якої потрібно зробити запит.

4 Виберіть зі списку каталогів базу даних, до якої потрібно зробити запит, а потім натисніть кнопку OK.

Excel відображає діалогове вікно «Майстер запитів – Вибір стовпців».

Ви використовуєте діалогове вікно «Майстер запитів – Виберіть стовпці», щоб вибрати, які таблиці та поля таблиці ви хочете відображати в результатах запиту. У полі «Доступні таблиці та стовпці» Excel відображає таблиці та поля. Спочатку в цьому списку відображаються лише таблиці, але ви можете побачити поля в таблиці, натиснувши символ + біля таблиці.

5Коли ви побачите поле, яке потрібно як стовпець у своєму списку Excel, клацніть його поле, а потім натисніть кнопку зі стрілкою вправо, яка вказує на поле зі списком Стовпці у вашому запиті.

Щоб додати всі поля таблиці до списку, клацніть назву таблиці, а потім натисніть кнопку зі стрілкою вправо, яка вказує на поле зі списком Стовпці у вашому запиті.

Щоб видалити поле, виберіть поле у ​​списку «Стовпці у вашому запиті», а потім натисніть кнопку зі стрілкою вліво, яка вказує на список «Доступні таблиці та стовпці».

Все це звучить дуже складно, але насправді це не так. По суті, все, що ви робите, — це визначити стовпці інформації, які вам потрібні у вашому списку Excel.

6 Після того, як ви визначите, які стовпці вам потрібні у своєму запиті, натисніть кнопку Далі, щоб відфільтрувати дані запиту за потреби.

Excel відображає діалогове вікно «Майстер запитів – фільтрувати дані».

Ви можете відфільтрувати дані, повернуті як частину вашого запиту, за допомогою текстових полів Включати лише рядки, де. Наприклад, щоб включити лише рядки, у яких у полі абревіатури стану вказано ЦС, клацніть поле state_abbrev у списку Стовпець для фільтрування. Потім у першому розкривному списку виберіть операцію фільтрації Дорівнює та введіть або виберіть значення CA у другому спадному списку.

Діалогове вікно «Майстер запитів – фільтрування даних» виконує ті самі види фільтрації, які можна виконати за допомогою команд «Автофільтр» і «Розширений фільтр».

7Відфільтруйте дані на основі кількох фільтрів, вибравши перемикач І або Або.

І: використання фільтрів І означає, що для того, щоб рядок був включений, він повинен відповідати кожній із вимог фільтра.

Або: використання фільтрів або означає, що якщо рядок відповідає будь-якій умові фільтрації, рядок буде включено.

8 Натисніть Далі.

Excel відображає діалогове вікно «Майстер запитів – порядок сортування».

9 Виберіть порядок сортування для даних результатів запиту в діалоговому вікні Майстра запитів – Порядок сортування.

Виберіть поле або стовпець, який потрібно використовувати для сортування, зі спадного списку Сортувати за. Вибравши перемикач «Зростання» або «Спадаючий», виберіть, чи слід розташовувати поле в порядку зростання чи спадання відповідно.

Ви також можете використовувати додаткові ключі сортування, вибравши поля в першому та другому спадних списках Потім за.

Ви сортуєте результати запиту так само, як сортуєте рядки в таблиці Excel. Сортування працює однаково, якщо ви говорите про результати запиту чи рядки в списку.

10 Натисніть Далі.

Excel відображає діалогове вікно Майстер запиту – Готово.

11У діалоговому вікні «Майстер запитів – Готово» вкажіть, куди Excel має розмістити результати запиту.

У цьому діалоговому вікні містяться перемикачі, за допомогою яких ви вибираєте, куди потрібно розмістити дані результатів запиту: у Excel, у вікні Microsoft Query, яке потім можна переглянути, або в кубі OLAP. Як правило, ви просто хочете повернути дані в Microsoft Excel і помістити дані в робочу книгу. Щоб зробити цей вибір, виберіть перемикач Повернути дані до Microsoft Office Excel.

12 Натисніть кнопку Готово.

Після натискання кнопки «Готово» для завершення роботи майстра запитів Excel відобразить діалогове вікно «Імпорт даних».

13У діалоговому вікні «Імпорт даних» виберіть розташування робочого аркуша для даних результатів запиту.

Використовуйте це діалогове вікно, щоб указати, куди слід розмістити дані результатів запиту.

Щоб розмістити дані результату запиту в існуючому аркуші, виберіть перемикач Існуючий робочий лист. Потім визначте клітинку у верхньому лівому куті діапазону аркуша та введіть її в текстове поле Існуючий робочий лист.

Або, щоб помістити дані на новий аркуш, виберіть перемикач «Новий аркуш».

14 Натисніть OK.

Excel розміщує дані у вибраному вами місці.