Як зробити базовий запит у Access 2016

Основним інструментом запитів у Access 2016, створеним для полегшення вашого життя, є запит Select, названий так тому, що він вибирає відповідні записи з вашої бази даних і відображає результати відповідно до ваших інструкцій.

Найкращий процес створення запиту Select залежить від наступного:

• Якщо ви новачок у написанні запитів, майстер запитів — це швидкий і простий спосіб розпочати роботу. Він проведе вас через процес вибору таблиць і полів для вашого запиту — і навіть може додати деякі підсумкові обчислення (наприклад, підрахунок записів) до вашого запиту.

• Якщо ви вже написали деякі запити і вам зручно користуватися вікном «Конструктор запитів», вам, ймовірно, захочеться обійти Майстер запитів і створювати запити з нуля.

Міцні стосунки є ключем до отримання всього (з ваших столів)

У житті міцні стосунки роблять людину щасливішою; у Access міцні стосунки роблять запити більш щасливими.

Щоб ефективно запитувати вашу базу даних, вам потрібно знати наступне про її структуру таблиці:

• Якими таблицями потрібно користуватися?

• Як пов’язані між собою таблиці, які потрібно використовувати?

• Які поля містять дані, про які ви хочете знати?

• Які поля вам потрібні в розв’язанні?

Access підтримує зв'язки між таблицями у вашій базі даних. Зазвичай ви (або ваш відділ інформаційних систем) створюєте ці відносини під час першого проектування бази даних. Коли ви створюєте таблиці та впорядковуєте їх за допомогою спеціальних ключових полів, ви фактично готуєте таблиці до роботи із запитом.

Ключові поля пов’язують ваші таблиці Access один з одним. Запити використовують ключові поля, щоб узгодити записи в одній таблиці з пов’язаними з ними записами в іншій таблиці. Ви можете отримати дані для елемента, який ви шукаєте, з різних таблиць, які містять ці дані у вашій базі даних — за умови, що вони належним чином пов’язані перед запуском запиту.

Якщо ви не зв’язуєте свої таблиці за допомогою вікна «Зв’язки», вам доведеться робити це для кожного запиту з кількох таблиць, створеного в Access. Як правило, приділяйте час правильному дизайну та співвідношенню ваших таблиць. Завдяки правильному дизайну таблиці та зв’язкам ви отримаєте бажані результати за менший проміжок часу.

Запуск майстра запитів

Ви можете покластися на Майстер запитів — і на Майстер простих запитів, який знаходиться в ньому — для справжньої дози фільтрації без використання рук. За допомогою Майстра простих запитів ви вводите інформацію про таблицю та поля. Майстер подбає про закулісну роботу за вас.

Доступ не є психічним (це заплановано на наступну версію); вона потребує в якій - то внесок від вас!

Щоб створити запит за допомогою майстра простих запитів майстра запитів, виконайте такі дії:

На аркуші паперу викладіть дані, які вам потрібні в результатах запиту.

Запит повертає таблицю (заголовки стовпців, за якими слідують рядки даних), тому створіть свій макет у цьому форматі. Все, що вам дійсно потрібно, це заголовки стовпців, щоб ви знали, які дані отримати з бази даних.

Визначте розташування в таблиці кожного фрагмента даних (заголовка стовпця) зі свого паперу.

Запишіть назву таблиці та поля, які містять дані, що відповідають заголовку стовпця, на папері над заголовком стовпця.

У вікні «База даних» перейдіть на вкладку «Створити» на стрічці, а потім натисніть кнопку «Майстер запитів» у розділі «Запити».

З’явиться діалогове вікно Майстра створення запитів із запитом, який тип Майстра запитів ви хочете запустити. Виберіть «Майстер простих запитів» і натисніть «ОК».

Виберіть першу таблицю, яку потрібно включити в запит.

Майстер простих запитів запускається і запитує, які таблиці(и) ви хочете зробити запит.

Ви будете використовувати спадне меню Таблиці/Запити, яке показує всі таблиці (і всі існуючі запити) у вашій базі даних. Ось особливості:

Натисніть стрілку вниз біля спадного меню Таблиці/Запити.

Розкривний список Таблиці/Запити.

Клацніть назву таблиці або запиту, які потрібно включити в цей запит.

Виберіть поля з цієї таблиці або запиту для свого запиту.

Повторіть ці кроки, щоб вибрати кожне поле, яке потрібно включити в запит:

Клацніть назву таблиці або запиту, які потрібно включити в цей запит.

Список доступних полів змінюється та відображає поля, доступні в таблиці.

У списку «Доступні поля» двічі клацніть кожне поле цієї таблиці або запиту, яке потрібно включити до створюваного запиту.

Якщо ви додали неправильне поле, просто двічі клацніть його в списку «Вибрані поля». Воно повернеться додому. Якщо ви просто хочете почати все спочатку, клацніть подвійний лівий шеврон (так ви називаєте символ, який виглядає як знак «менше»), і всі виділені поля зникнуть.

Після того, як ви виберете всі поля, натисніть «Далі».

Якщо майстер може визначити зв’язки між вибраними таблицями, з’явиться це вікно.

Майстер запитів може дати вам можливість узагальнити ваші дані.

Якщо ви не бачите вікна, не хвилюйтеся. Натомість Access просто хоче, щоб ви назвали запит. Перейдіть до кроку 8.

Якщо ви включите поля з двох таблиць, які не пов’язані, з’явиться діалогове вікно з попередженням. Діалогове вікно нагадує вам, що всі вибрані таблиці мають бути пов’язані, перш ніж ви зможете запустити запит, і пропонує виправити проблему, перш ніж продовжити. Насправді, це не дозволить вам піти далі, поки ви не заспокоїте його одним із двох способів:

• Видаліть усі поля, вибрані для вашого запиту, із непов’язаних таблиць.

• Виправте зв’язки, щоб усі таблиці, які ви вибрали у своєму запиті, були пов’язаними.

Якщо майстер попросить вас вибрати між запитом «Подробиці» та «Зведеним» запитом, клацніть перемикач поруч із вашим вибором, а потім натисніть «Далі».

• Detail створює таблицю з переліком усіх записів, які відповідають запиту. Як випливає з назви, ви отримуєте всі деталі з цих записів.

• Підсумок повідомляє майстру, що ви не зацікавлені в перегляді кожного окремого запису; замість цього ви хочете побачити короткий виклад інформації.

  Зведений запит може виконувати обчислення (наприклад, суми та середні значення) для числових полів. Якщо вибрано текстові поля, Access може підрахувати записи або витягнути перший і останній елемент із набору полів за алфавітом.

  Якщо ви хочете внести будь-які спеціальні зміни до підсумку, клацніть Параметри підсумку, щоб відкрити діалогове вікно Параметри підсумку. Виберіть параметри підсумку з прапорців для доступних функцій — Сума, Середнє значення, Мінімальна та Максимальна — і натисніть кнопку OK.

  

  Access пропонує різні способи узагальнення даних.

На сторінці майстра, що з’явиться, виберіть перемикач для того, що потрібно зробити далі:

• Якщо ви хочете зробити свій запит привабливим: виберіть параметр Змінити дизайн запиту.

  Майстер надсилає ваш щойно створений запит до салону для доопрацювання, наприклад, для включення сортування та підсумків.

• Якщо ви хочете пропустити незвичайні речі: виберіть опцію Відкрити запит для перегляду інформації, щоб побачити подання таблиці.

Майстер запускає запит і представляє результати у типовій таблиці даних Access.

Введіть назву свого запиту в текстове поле, а потім натисніть Готово.

Майстер створює запит і зберігає його з введеною назвою; потім Access відобразить результати.

Вітаю! Ви породили запит.

Результати запиту, створеного за допомогою Майстра запитів.

Коли ви закінчите кроки в цьому розділі, майстер запитів автоматично збереже ваш запит із введеною назвою.