Як знайти дані в Access 2016

Якщо ви хочете відстежити певний запис прямо зараз, створення запиту для роботи є зайвим. На щастя, у Access 2016 є дуже простий спосіб знайти одну конкретну частину даних у таблицях і формах вашого проекту: команду «Знайти».

Знайти — великий сюрприз тут — у розділі «Знайти» вкладки «Головна» разом із значком бінокля. Ви також можете перейти до пункту Знайти, натиснувши Ctrl+F, щоб відкрити діалогове вікно Знайти.

Хоча команда «Знайти» досить проста у використанні, знання кількох хитрощів робить її ще потужнішою, і якщо ви користуєтеся Word або Excel, ви знайдете ці прийоми корисними і в цих програмах, оскільки команда «Знайти» є Функція для всього офісу.

Швидко знайти щось

Використання команди «Знайти» є дуже простим завданням. Ось як це працює:

Відкрийте таблицю або форму, у якій потрібно шукати.

Зауважте, що команда «Знайти» працює у режимі перегляду таблиці та з формами Access і стає доступною, щойно відкривається таблиця або форма.

Клацніть поле, яке потрібно шукати.

Команда «Знайти» шукає поточне поле в усіх записах таблиці, тому обов’язково клацніть правильне поле перед початком процесу пошуку. Access не має значення, який запис ви натискаєте; якщо ви ведете запис у правильному полі, Access точно знає, в якому полі ви хочете знайти.

Запустіть команду «Знайти».

Ви можете натиснути кнопку «Знайти» у розділі «Знайти» вкладки «Головна» або натиснути Ctrl+F.

Відкриється діалогове вікно «Знайти та замінити», готове до роботи.

Введіть текст, який ви шукаєте, у полі «Знайти».

Перед початком пошуку перевірте своє правопис. Доступ доволі розумний, але він недостатньо яскравий, щоб зрозуміти, що ви насправді мали на увазі сантехніка, коли вводили plumer.

Діалогове вікно Знайти та замінити.

Натисніть «Знайти далі», щоб запустити пошук.

• Якщо дані, які ви шукаєте, знаходяться в активному полі, команда «Знайти» негайно відстежує потрібний запис.

  Клітинка, що містить дані, які ви шукаєте, буде виділено.

  Що робити, якщо перший запис, який Access знайде, не той, який ви шукаєте? Припустимо, ви хочете, щоб у таблиці був другий, третій чи чотирнадцятий Джон Сміт ? Без проблем; тому діалогове вікно «Знайти та замінити» має кнопку «Знайти далі». Продовжуйте натискати «Знайти далі», доки Access або не вдасться до потрібного запису, або не повідомить, що він припиняє пошук.

• Якщо Find нічого не знаходить, він нарікає на свою невдачу в невеликому діалоговому вікні, супроводжуючи таким сумним твердженням:

  Microsoft Access завершив пошук у записах. Елемент пошуку не знайдено.

Якщо Find не знайшов те, що ви шукали, у вас є кілька варіантів:

• Ви можете відмовитися, натиснувши OK у маленькому діалоговому вікні, щоб зникнути.

• Ви можете перевірити пошук і спробувати ще раз (вам все одно доведеться натиснути ОК, щоб позбутися діалогового вікна підказки). Ось що потрібно перевірити після того, як ви знову повернетеся в діалогове вікно «Знайти та замінити».

  • Переконайтеся, що ви клацнули у правильному полі та правильно написали все правильно в полі «Знайти».

    Ви також можете перевірити спеціальні параметри пошуку, щоб побачити, чи один із них не заважає вашому пошуку.

  • Якщо ви змінили правопис або параметри, знову натисніть «Знайти далі».

Перемикання Find на високу передачу

Іноді просто введення потрібних даних у поле Знайти не дає потрібних результатів:

• Ви знаходите забагато записів (і в кінцевому підсумку нескінченно натискаєте кнопку Знайти далі, щоб перейти до потрібного запису).

• Записи, які збігаються, не ті, які ви хочете.

Найкращий спосіб зменшити кількість неправильних збігів — додати більше деталей до свого пошуку, що зменшить кількість збігів і, можливо, дасть вам лише той запис, який вам потрібно знайти.

Access пропонує кілька інструментів для точного налаштування пошуку. Щоб скористатися ними, відкрийте діалогове вікно «Знайти та замінити».

• Натисніть кнопку Знайти на вкладці Головна

  або

• Натискання Ctrl+F

Якщо ваша команда Find працює не так, як ви думаєте, перевірте наступні параметри. Швидше за все, принаймні один із цих параметрів виключає те, що ви шукаєте.

Заглядати

За замовчуванням Access шукає збіги лише в поточному полі — у якому б полі ви не клацнули перед запуском команди «Знайти». Щоб натомість наказати Access шукати всю таблицю, виберіть Поточний документ зі спадного списку Шукати.

Щоб здійснити пошук у всій таблиці, змініть Шукати в.

Матч

Ваші варіанти такі:

• Будь-яка частина поля: дозволяє знайти відповідність у будь-якому місці поля (пошук Річарда, Ульріха та способу життя багатих і відомих ). Це значення за замовчуванням.

• Ціле поле: це вимагає, щоб пошукові терміни (те, що ви вводите у полі «Знайти», що) були повним значенням поля. Тож Річ не знайде Ульріха , Рішльє , Річарда чи Річмонда . Воно знаходить тільки Річа.

• Початок поля: розпізнає лише ті збіги, які починаються з початку поля. Тож Річ знаходить Річмонда, але не Ульріха.

  Ця опція також дозволяє вам вводити лише частину імені, особливо якщо ви знаєте лише початок імені або початок адреси.

Щоб змінити налаштування відповідності, клацніть стрілку вниз біля поля «Відповідність», а потім виберіть у спадному меню, що з’явиться.

Використання параметра "Збіг".

Пошук

Якщо ви знайшли занадто багато збігів, спробуйте обмежити пошук однією конкретною частиною таблиці за допомогою параметра Пошук. Пошук повідомляє команді «Знайти» шукати будь-який

• У всіх записах у таблиці (налаштування за замовчуванням)

  або

• Вгору або вниз від поточного запису

Клацнувши запис на півдорозі таблиці, а потім наказавши Access шукати внизу, пошук обмежиться нижньою частиною таблиці.

Точніше налаштуйте параметри пошуку, натиснувши стрілку вниз біля поля пошуку та вибравши відповідну пропозицію зі спадного меню.

Випадок матчів

Установка прапорця «Відповідати регістру» гарантує, що термін, який ви шукаєте, точно відповідає значенню, що зберігається в базі даних, включаючи ті самі символи верхнього та нижнього регістру.

Це дуже добре працює, якщо ви шукаєте ім’я, а не просто слово, щоб насичений заварний крем не був знайдений, коли ви шукаєте (велика R ) Rich у всій таблиці.

Пошук полів у форматі

Цей параметр дозволяє Access переглядати відформатовану версію поля, а не фактичні дані, які ви ввели. Під «відформатованим» це означає форматування, застосоване до вмісту – числа, відформатовані у відсотках, дати, встановлені як короткі дати проти середніх дат тощо.

Обмеження пошуку таким чином зручно, коли ви шукаєте дати, ідентифікатори одиниць ведення запасів або будь-яке інше поле з досить спеціальним форматуванням.

Увімкніть поля пошуку як відформатовані, поставивши прапорець біля них.

Цей параметр не працює з регістром відповідності, тому якщо позначено прапорець «Збігати регістр», поля пошуку як відформатовані будуть затемненими. У такому випадку зніміть прапорець Відповідати регістру, щоб повернути поля пошуку як відформатовані.

У більшості випадків цей варіант не має великої різниці. Насправді, єдиний раз, коли вас, ймовірно, хвилює ця конкретна опція «Знайти», це коли (або якщо) ви шукаєте у багатьох високо відформатованих полях.