Як зберегти свою роботу в Office 2019

Під час роботи в програмі Office 2019 створений вами вміст зберігається в пам’яті комп’ютера. Ця пам'ять є лише тимчасовим сховищем. Коли ви виходите з програми Office 2019 або вимикаєте комп’ютер, усе, що зберігається в пам’яті, видаляється назавжди — якщо ви не збережете його.

Основне збереження

Якщо ви хочете зберегти те, над чим працюєте в Office 2019 , ось кілька способів заощадити:

• Перейдіть на вкладку Файл і натисніть Зберегти.
• Натисніть Ctrl+S.
• Натисніть кнопку Зберегти на панелі інструментів швидкого доступу.

Під час першого збереження файлу програма запропонує вам ввести його розташування та назву. Сторінка «Зберегти як» з’явиться у поданні «За кулісами». Звідти натисніть одне з місць збереження, наприклад OneDrive – Особистий або Цей комп’ютер.

Ось пояснення цих двох місць, щоб ви могли зробити мудрий вибір:

• OneDrive — це ваше власне місце зберігання в Інтернеті, яке надається Microsoft безкоштовно. Економія тут має багато переваг. Ви можете отримати доступ до нього з будь-якого комп’ютера, під’єднаного до Інтернету, і ваші файли в безпеці, тому вам не доведеться турбуватися про резервне копіювання. Ви також можете поділитися посиланнями на свої файли OneDrive з іншими для спільної роботи. І навіть незважаючи на те, що для доступу до OneDrive потрібне підключення до Інтернету, Windows відображає копії файлів OneDrive на локальному жорсткому диску, щоб ви могли отримати доступ до своєї роботи, навіть якщо ви не підключені до Інтернету.
• Цей комп’ютер відноситься до вашого локального жорсткого диска та будь-яких підключених дисків, як-от USB-флеш-накопичувачі. Якщо ви виберете це місце, файли будуть існувати лише на комп’ютері, яким ви зараз користуєтеся. Це хороший вибір, якщо у вас немає доступу до Інтернету, або якщо ви рідко маєте доступ до Інтернету. Ви також виберете це, якщо хочете зберегти на портативному флеш-накопичувачі.

Після того, як ви виберете загальне місце збереження, у верхній частині правої панелі з’явиться кілька полів. Один пропонує вам ввести тут ім’я файлу, а інший — розкривний список типів файлів. Якщо ви хочете зберегти в папці за замовчуванням у цьому місці та у форматі за замовчуванням, ви можете просто ввести ім’я в це перше поле та натиснути кнопку Зберегти, і бум, все готово.

Коли ви повторно зберігаєте вже збережений файл, екран «Зберегти як» більше не з’являється; файл автоматично зберігається з останніми налаштуваннями. Якщо ви хочете змінити налаштування (наприклад, розташування або тип файлу) або зберегти під іншим ім’ям, виберіть «Файл» → «Зберегти як», щоб відобразити елементи керування «Зберегти як».

Зміна місця збереження

Якщо ви зберігаєте всі свої файли в розташуванні за замовчуванням, вам не доведеться турбуватися про вибір різних місць. Спочатку це може здатися привабливим, але що станеться, коли у вас буде дві тисячі файлів? Ви можете виявити, що хочете зберегти в різних місцях.

На зображенні вище див. Документи у верхній частині правої панелі? Це поточне розташування. Якщо вам потрібна одна з підпапок у поточному місці, ви можете клацнути її у списку на правій панелі. Наприклад, ви можете натиснути «Файли Outlook», щоб перейти до папки Outlook у папці «Документи».

Якщо вам потрібно інше розташування, натисніть кнопку «Огляд», щоб відкрити діалогове вікно «Зберегти як». Відкривши діалогове вікно «Зберегти як», ви можете змінити місце збереження.

Щоб зрозуміти, як змінити розташування для збереження, спочатку слід зрозуміти концепцію шляху до файлу. Файли організовано в папки, і ви можете мати папки всередині папок. Наприклад, у вас може бути

• Папка під назвою Retirement
• У цій папці є ще одна папка під назвою « Фінанси».
• У цій папці файл Excel під назвою xlsx

Шлях до такого файлу буде

C:\Retirement\Finances\BankAccounts.xlsx

C на початку - це буква диска. Основний жорсткий диск комп’ютера називається C. Зворотні косі риски (\) є роздільниками між рівнями папок.

У верхній частині діалогового вікна «Зберегти як» частини контуру розділені трикутниками, що вказують праворуч, а не косими рисками. Ви можете клацнути будь-який із трикутників, щоб відкрити розкривний список, що містить усі підпапки (тобто папки в цій папці), а потім клацніть одну з цих папок, щоб швидко перейти до неї.

Зверніть увагу на місця збереження Office 2019

Кожен обліковий запис Windows має окрему папку «Документи» для локального ПК; версія Документів, що з’явиться, залежить від того, в який обліковий запис Windows ви ввійшли.

Кожен користувач також має свій власний OneDrive; OneDrive, який з’явиться, залежить від того, який обліковий запис Microsoft увійшов у Office. На першому зображенні вище зверніть увагу на адресу електронної пошти в розділі OneDrive – Personal; це адреса електронної пошти, пов’язана з користувачем, який наразі ввійшов у Word. Ім’я користувача, який увійшов, відображається у верхньому правому куті вікна Word.

На перших двох зображеннях вище один і той самий користувач увійшов у Windows і Office, але це не завжди так. У Office можна ввійти в інший обліковий запис Microsoft, ніж у саму Windows. Візьмемо приклад двох користувачів, Віку та Віку. Припустимо, що Фейт увійшла в систему Windows, а Віка ввійшла в Office. Під час перегляду розташування «Цей комп’ютер» папки користувача, наприклад «Документи», належать Фейт, але під час перегляду OneDrive папки користувача належать Віку. Щоб змінити користувача, який увійшов у програму Office, клацніть ім’я користувача у верхньому правому куті вікна програми, а потім натисніть Змінити обліковий запис.

Шляхи також відображаються як дерево, що згортається/розгортається, на панелі навігації зліва в діалоговому вікні «Зберегти як». Ви можете двічі клацнути папку, щоб згорнути (приховати) або розгорнути (показати) її вміст.

У вас є кілька способів переходу між папками:

• Натисніть ярлик у списку швидкого доступу (Windows 10), щоб перейти до певної папки. Якщо список згорнуто в області завдань, двічі клацніть його, щоб розгорнути.
• Натисніть Цей комп’ютер на панелі навігації, щоб відобразити список усіх дисків на вашому ПК. Звідти двічі клацніть, щоб перейти між рівнями папок до потрібної області.
• В адресному рядку у верхній частині діалогового вікна клацніть трикутник, щоб відкрити список для рівня папки, підпапки якого ви хочете побачити, а потім виберіть потрібну.
• Клацніть в адресному рядку. Це змінює його відображення на традиційний шлях (наприклад, C:\ Ім'я папки ); ви можете вручну ввести шлях, а потім натиснути Enter.

Ви можете створити нову папку для збереження файлів. Просто натисніть кнопку «Нова папка» у діалоговому вікні «Зберегти як», введіть назву нової папки, а потім натисніть клавішу Enter.

Якщо ви часто змінюєте місце збереження, ви можете встановити інше місце розташування за замовчуванням. Виконайте такі дії в Word, Excel або PowerPoint:

Виберіть Файл → Параметри.

Натисніть категорію Зберегти.

У полі Розташування файлу за замовчуванням введіть інший шлях.

Ви можете використовувати кнопку «Огляд», щоб знайти його, якщо потрібно.

Натисніть OK.

Вибір типу файлу в Office 2019

Щоб змінити тип файлу, відкрийте список «Зберегти як тип» у діалоговому вікні «Зберегти як» і зробіть інший вибір. У кожній із програм є три важливі типи файлів, про які слід знати:

• За замовчуванням: Формат за замовчуванням у кожній програмі підтримує всі функції, крім макросів. Розширення файлу закінчується буквою X для кожного: Word – .docx; Excel є .xlsx; PowerPoint – це .pptx.
• Увімкнено макрос: цей формат підтримує всі функції, включаючи макроси. Розширення файлу закінчується буквою M для кожного: .docm, .xlsm і .pptm.

  Макроси — це записані фрагменти коду, які можуть автоматизувати певні дії в програмі, але вони також можуть переносити віруси. З цієї причини формати за замовчуванням не підтримують макроси. Якщо вам потрібно створити файл, який містить макроси, ви можете зберегти його у форматі з підтримкою макросів.

• 97-2003: Кожна програма містить формат файлу для зворотної сумісності з попередніми версіями програми (версії 97-2003 ). Деякі незначні функції можуть бути втрачені під час збереження в цьому форматі. Розширення файлів: .doc, .xls і .ppt.