Microsoft Office Excel 2007 дозволяє зберігати файли книги безпосередньо у форматі PDF (Portable Document File), розробленому Adobe Systems Incorporated. Цей формат дозволяє людям відкривати та друкувати ваші робочі аркуші Excel (документи з безлічі інших програм), навіть якщо вони не мають Excel на своїх комп’ютерах. Все, що їм потрібно встановити, щоб відкрити та роздрукувати PDF-копію файлу робочої книги, це безкоштовне програмне забезпечення Adobe Reader, яке можна завантажити з веб-сайту Adobe .
Перш ніж ви зможете зберігати файли у форматі PDF, ви повинні завантажити та інсталювати програму надбудови Зберегти як PDF або XPS з веб-сайту Microsoft. Виконайте такі дії:
Відкрийте вікно довідки Excel, а потім знайдіть PDF і XPS у текстовому полі Пошук.
Натисніть посилання Увімкнути підтримку інших форматів файлів, таких як PDF і XPS у вікні довідки Excel.
Знайдіть і клацніть посилання Microsoft Save as PDF або XPS Add-in для програм Microsoft Office 2007.
Відкриється вікно браузера і відобразиться правильна сторінка надбудови на веб-сайті центру завантажень Microsoft.
Дотримуйтесь онлайн-інструкцій щодо завантаження та встановлення цієї програми надбудови.
Завершивши завантаження та встановлення програми надбудови, виконайте такі дії, щоб зберегти книгу як файл PDF:
Натисніть кнопку Office, наведіть курсор на команду «Зберегти як» і виберіть параметр PDF або XPS у меню продовження.
З’явиться діалогове вікно Опублікувати як PDF або XPS.
Відредагуйте ім’я файлу та/або розташування папки (за потреби) та натисніть кнопку Опублікувати.
Excel зберігає книгу у файлі PDF і автоматично відкриває її в Adobe Reader.
Якщо ви створюєте книгу Excel 2007, яка містить нові функції, які не підтримувалися в попередніх версіях Excel, замість того, щоб зберегти книгу як файл Excel 97–2003 .xls, втративши, таким чином, усі вдосконалення Excel 2007, спробуйте зберегти її як файл PDF. так що колеги, які використовують старіші версії Excel, можуть отримати доступ до даних у всій красі через Adobe Reader.