Багато разів вам захочеться захистити книгу Excel 2013, якою ви збираєтеся поділитися в мережі. Таким чином, ви можете дозволити одночасне редагування вмісту його аркушів (за умови, що ви також не захищаєте окремі аркуші), водночас не дозволяючи нікому, крім вас, видалити відстеження змін (і таким чином видалити журнал історії змін). .
Якщо робоча книга наразі не є спільною, ви можете як захистити книгу, так і поділитися нею, натиснувши командну кнопку «Захистити та поділитися книгою» на вкладці «Перегляд» стрічки або натиснувши Alt+RO. Зауважте, що якщо робоча книга вже є спільною, ви повинні припинити спільний доступ до файлу, перш ніж використовувати цю команду.
Коли ви натискаєте командну кнопку «Захистити та надати доступ до книги», Excel відкриває діалогове вікно «Захистити спільну книгу». У цьому діалоговому вікні ви встановлюєте прапорець Спільний доступ із відстеженням змін, щоб увімкнути спільний доступ до файлів і ввімкнути відстеження змін.
Як тільки ви встановите цей прапорець, Excel робить доступним текстове поле Пароль (необов’язково), куди ви можете ввести пароль, який необхідно ввести, перш ніж ви зможете припинити спільний доступ до книги.
Якщо ви введете пароль у цьому текстовому полі (а ви повинні — інакше немає причин використовувати цю опцію, оскільки будь-хто може зняти захист із спільної книги і таким чином припинити спільний доступ до файлів), Excel негайно відобразить діалогове вікно підтвердження пароля. , де ви повинні точно відтворити пароль.
Коли ви це зробите, Excel відобразить діалогове вікно сповіщення, яке інформує вас про те, що тепер він збереже книгу, а коли ви натиснете кнопку Так, програма збереже книгу як спільний файл і захищає її від ексклюзивності без пароля.
Програма також додає індикатор [Shared] до імені файлу у верхній частині вікна програми Excel, щоб ви знати, що робоча книга надається спільно.
Щоб зняти захист зі спільної книги та одночасно припинити надання спільного доступу до неї, ви вибираєте командну кнопку «Скасувати захист спільної книги» (яка замінює кнопку «Захистити спільний доступ») у групі «Зміни» на вкладці «Огляд» на стрічці.
Після того, як ви введете пароль для зняття захисту файлу в діалоговому вікні «Зняти захист спільного доступу» та натисніть кнопку «ОК», Excel відобразить діалогове вікно попередження, яке повідомляє, що ваша дія збирається видалити файл із спільного використання та стерти файл журналу історії змін.
Якщо натиснути Так, користувачі, які зараз редагують книгу, не зможуть зберігати свої зміни. Якщо ви впевнені, що ніхто інший не використовує книгу, ви можете продовжити та видалити спільний доступ до файлів, натиснувши кнопку Так.