Як запустити майстер зведеної таблиці Excel

Ви створюєте зведену таблицю — Excel називає перехресну таблицю зведеною таблицею — за допомогою команди « Зведена таблиця» (здається, її легко запам’ятати). Щоб запустити команду зведеної таблиці, виконайте такі дії:

1 Натисніть кнопку команди зведеної таблиці на вкладці «Вставка».

Excel відображає діалогове вікно Створення зведеної таблиці.

2 Виберіть перемикач, який вказує, де зберігаються дані, які потрібно проаналізувати.

Якщо дані, що підлягають аналізу, знаходяться в таблиці або діапазоні робочого аркуша Excel, наприклад, виберіть перемикач Таблиця/Діапазон. І якщо ви тільки починаєте, вам слід скористатися цим підходом, оскільки він найпростіший.

Якщо дані містяться у зовнішньому джерелі даних, виберіть перемикач Використовувати зовнішнє джерело даних. Переконайтеся, що ви вже захопили будь-які зовнішні дані та помістили їх у список робочих аркушів.

Якщо дані насправді зберігаються в купі різних діапазонів аркушів, просто відокремте кожен діапазон аркушів комою. (Цей підхід є складнішим, тому ви, ймовірно, не захочете його використовувати, доки вам не буде зручно працювати зі зведеними таблицями.)

Якщо у вас є дані, які розкидані в купі різних місць на аркуші або навіть у різних робочих книгах, зведені таблиці — чудовий спосіб консолідувати ці дані.

3Скажіть Excel, де зберігаються дані для аналізу.

Якщо ви отримуєте дані з однієї таблиці Excel, введіть діапазон списку в текстове поле Таблиця/Діапазон. Ви можете зробити це двома способами.

Ви можете ввести координати діапазону: Наприклад, якщо діапазон від A1 до клітинки D225, введіть $A$1:$D$225 .

Крім того, ви можете натиснути кнопку в правому кінці текстового поля Таблиця/Діапазон. Excel згортає діалогове вікно Створення зведеної таблиці.

Тепер за допомогою миші або навігаційних клавіш виберіть діапазон робочого аркуша, який містить дані, які ви хочете повернути. Після вибору діапазону робочого аркуша знову натисніть кнопку в кінці текстового поля Діапазон. Excel знову відображає діалогове вікно Створення зведеної таблиці.

4 Після того, як ви визначите дані, які потрібно проаналізувати в зведеній таблиці, натисніть кнопку OK.

Excel відображає нову книгу з частково створеною зведеною таблицею.

5 Виберіть поле Рядок.

Вам потрібно спочатку вирішити, яке поле зі списку ви хочете підсумувати за допомогою рядків у зведеній таблиці. Вирішивши це, ви перетягуєте поле з поля Список полів зведеної таблиці в поле Рядки (під списком полів зведеної таблиці). Наприклад, якщо ви хочете використовувати рядки, які показують продукт, ви перетягніть поле Продукт у поле Рядки.

6 Виберіть поле Column.

Так само, як і для поля Рядок, вкажіть, яку інформацію зі списку ви хочете зберегти в стовпцях перехресної таблиці. Після того, як ви зробите цей вибір, перетягніть елемент поля зі списку полів зведеної таблиці в поле з позначкою «Стовпці».

7 Виберіть потрібний елемент даних.

Після того, як ви виберете рядки та стовпці для перехресної таблиці, ви вкажете, який фрагмент даних потрібно перехресно таблювати в зведеній таблиці. Наприклад, щоб скласти перехресну таблицю доходу від продажів, перетягніть товарну позицію зі списку полів зведеної таблиці в поле Значення.

Зауважте, що зведена таблиця перехресно табулює інформацію з таблиці Excel. Кожен рядок зведеної таблиці показує продажі за продуктами. Кожен стовпець зведеної таблиці показує продажі за штатами. Ви можете використовувати стовпець E, щоб побачити загальні підсумки продажів продукту за позиціями продукту. Ви можете використовувати рядок 11, щоб побачити загальні підсумки продажів за штатами.

Ще одна коротка примітка щодо елемента даних, який ви перехресно зводить у таблицю: якщо ви виберете числовий елемент даних — наприклад, дохід від продажів — Excel виконує перехресні таблиці, підсумовуючи значення елементів даних. Якщо ви виберете елемент текстових даних, Excel зробить перехресні таблиці, підраховуючи кількість елементів даних.

Хоча ви можете використовувати зведені таблиці не тільки для того, що ілюструє цей простий приклад, ця базова конфігурація дуже цінна. Завдяки таблиці, яка містить дані про товари, які ви продаєте, кому ви продаєте, і географічні місця, де ви продаєте, перехресна таблиця дає змогу точно побачити, скільки кожного продукту ви продаєте, скільки саме купує кожен клієнт і де саме ти продаєш найбільше. Дійсно, цінна інформація.