Основний документ злиття в Word містить дві важливі речі: 1) текст, який залишиться незмінним між персоналізованими копіями, і 2) коди, які вказують Word, які поля в які моменти вставляти.
Виконайте такі дії:
Почніть новий порожній документ. (Натиснення Ctrl+N – це швидкий спосіб.)
Якщо ви створюєте листи або повідомлення електронної пошти, зазвичай можна використовувати наявний документ як основний документ. Можливо, у вас, наприклад, вже написано лист чи повідомлення, і вам просто потрібно персоналізувати кожну копію. Однак якщо ви створюєте етикетки, конверти або каталог, вам слід створити новий документ.
На вкладці Розсилка натисніть Почати об’єднання пошти.
Виберіть тип документа, який потрібно об’єднати.
Якщо ви виберете «Листи», «Повідомлення електронної пошти» або «Каталог», ваша робота на цьому завершена. Перейдіть до наступного кроку процесу: вибору або створення списку даних.
Виберіть тип документа.
Каталог схожий на злиття листів, за винятком того, що між копіями немає розриву сторінки. Так, наприклад, замість того, щоб копія кожної людини була на власній сторінці, каталог запускає всі об’єднані дані разом на одній сторінці, як у телефонній книзі.
Додаткові кроки для створення конвертів
Якщо ви виберете Конверти на кроці 3, після виконання кроків з’явиться діалогове вікно Параметри конверта.
Виберіть розмір конверта.
Стандартний конверт бізнес-розміру в США — розмір 10, за замовчуванням.
Натисніть кнопку OK.
Виберіть розмір конверта.
Розмір сторінки документа змінюється відповідно до вибраного вами розміру конверта. Унизу документа з’являється порожнє текстове поле, готове прийняти коди злиття для адресації конвертів.
Додаткові кроки для створення етикеток
Якщо на кроці 3 вибрати «Мітки», відкриється діалогове вікно «Параметри мітки».
Відкрийте список постачальників етикеток і виберіть марку етикетки.
У списку номерів продуктів виберіть номер продукту на етикетці. Він повинен бути надрукований на упаковці.
Мета вибору виробника та номера продукту полягає в тому, щоб забезпечити точність розміру етикетки, кількості етикеток на аркуші та інтервалу між етикетками в Word. Якщо у вас немає коробки з етикетками, можливо, доведеться ввести інформацію вручну. Знайдіть лінійку, щоб ви могли виміряти свої етикетки. Потім клацніть «Нова етикетка» та заповніть діалогове вікно, яке з’явиться, зі специфікаціями аркуша етикеток.
Натисніть кнопку OK.
Виберіть виробника етикетки та номер продукту.
Якщо ви створюєте написи, Word створює таблицю з розмірами, відповідними розміру та розташування етикеток, які ви вказали. За замовчуванням лінії сітки цієї таблиці не відображаються. Якщо ви хочете їх побачити, виберіть «Макет інструментів таблиці»→ «Переглянути лінії сітки».