Як експортувати дані Excel

Першим кроком під час отримання даних Excel з одного з цих зовнішніх джерел, припускаючи, що ви хочете пізніше імпортувати дані, буде спочатку використовувати іншу прикладну програму — наприклад, бухгалтерську програму — для експорту даних, що підлягають аналізу, до файл.

У вас є два основних підходи для експорту даних з іншої програми: прямий експорт та експорт у текстовий файл.

Прямий експорт

Прямий експорт доступний у багатьох бухгалтерських програмах, оскільки бухгалтери люблять використовувати Excel для аналізу даних. Наприклад, найпопулярнішою програмою бухгалтерського обліку малого бізнесу в світі є QuickBooks від Intuit. Коли ви створюєте бухгалтерський звіт у QuickBooks, вікно документа звіту містить кнопку з написом Excel або Експорт . Натисніть цю кнопку, і QuickBooks відобразить діалогове вікно Надіслати звіт до Excel.

Діалогове вікно Надіслати звіт до Excel містить перемикачі, за допомогою яких ви вказуєте, чи хочете ви надіслати звіт у файл із значеннями, розділеними комами, до нової електронної таблиці Excel чи до наявної електронної таблиці Excel.

Щоб надіслати ( експортувати ) звіт у наявну електронну таблицю Excel, вам потрібно визначити цю книгу, ввівши ім’я шляху та ім’я файлу книги у надане текстове поле. Або натисніть кнопку «Огляд» і скористайтеся діалоговим вікном «Відкрити файл Microsoft Excel», яке з’явиться (не показано), щоб визначити папку та файл книги.

Діалогове вікно Експорт звіту також містить кнопку Додатково. Натисніть цю кнопку, і QuickBooks відобразить діалогове вікно «Додатково», за допомогою якого можна керувати виглядом експортованого звіту. Наприклад, ви можете вибрати, які шрифти, кольори, інтервали та висоту рядка вам потрібні. Ви також можете вмикати та вимикати функції Excel у щойно створеній книзі, зокрема AutoFit, Gridlines тощо.

Ви можете побачити, як виглядає звіт QuickBooks після того, як його було безпосередньо експортовано до Excel.

Гаразд, очевидно, ви не захочете експортувати з QuickBooks. Ви можете експортувати дані безпосередньо з програми бази даних, наприклад, Microsoft Access.

Але головне, що вам потрібно знати, це те, що програми, які зберігають і збирають дані, часто є зручним способом для експорту інформації в Excel. Як і можна було очікувати, деякі прикладні програми працюють по-різному, але зазвичай процес це трохи більше, ніж натискання кнопки з позначкою Excel або вибір команди з позначкою « Експорт» або « Експортувати в Excel».

Тому, експортуючи дані з іншої програми, ваш перший крок — трохи покопатися й дослідити, чи є спосіб легко й автоматично експортувати дані до Excel. Цей пошук фактів не займе багато часу, якщо ви користуєтеся онлайн-системою довідки.

Версії Microsoft Access аж до Access 2003 включають команду Експорт у меню Файл, а Access 2007 та новіші версії включають команду Експорт у меню Microsoft Office. Виберіть команду Експорт, щоб експортувати таблицю Access, звіт або запит до Excel. Просто виберіть відповідну команду, а потім скористайтеся діалоговим вікном, яке відображається в Access, щоб указати, де потрібно розмістити експортовану інформацію.

Експортування в текстовий файл

Коли вам потрібно спочатку експортувати дані до текстового файлу, оскільки інша програма не експортуватиме ваші дані автоматично до книги Excel, вам доведеться докласти трохи більше зусиль. На щастя, процес все ще досить простий.

Коли ви працюєте з програмами, які не створюють автоматично книгу Excel, ви просто створюєте текстову версію звіту, яка показує дані, які потрібно проаналізувати.

Хитрість полягає в тому, що ви надсилаєте звіт у текстовий файл, а не надсилаєте цей звіт на принтер. Таким чином, звіт зберігається на диску як текст, а не роздрукований. Пізніше Excel зможе легко імпортувати ці текстові файли.

Подивіться, як це працює в більш конкретних термінах, простеживши, як працює процес у QuickBooks. Припустимо, що ви дійсно хотіли надрукувати список речей, які ви продаєте. Першим кроком є ​​створення звіту, який показує цей список. У QuickBooks ви створюєте цей звіт, вибираючи відповідну команду з меню Звіти.

Наступний крок — роздрукувати цей звіт у текстовому файлі. У QuickBooks ви натискаєте кнопку Друк або обираєте Файл→Друк звіту. Використовуючи будь-який підхід, QuickBooks відображає діалогове вікно Друк звітів.

Зверніть увагу на перемикач «Друкувати до», який відображається у верхній частині вкладки «Налаштування». QuickBooks, як і багато інших програм, дає вам можливість роздрукувати звіт на принтері або у файлі.

Якщо ви хочете пізніше імпортувати інформацію зі звіту, вам слід роздрукувати звіт у файлі. У випадку QuickBooks це означає, що ви вибираєте перемикач «Файл».

Інша річ, яку вам потрібно зробити — якщо у вас є вибір — це використовувати роздільник. У спадному списку «Файл» відображається тип файлу, який надрукує QuickBooks. Однак часто програми дозволяють друкувати текстові файли з роздільниками.

Текстові файли з роздільниками використовують стандартні символи, які називаються роздільниками, для розділення полів інформації у звіті. Ви все ще можете імпортувати прямий текстовий файл ASCII, але імпортувати текстовий файл із роздільниками легше. Тому, якщо ваша інша програма дає вам можливість створити текстові файли з роздільниками, зробіть це. У QuickBooks можна створювати як файли, розділені комами, так і файли з роздільниками табуляції.

У QuickBooks ви вказуєте, що вам потрібен текстовий файл із роздільниками, вибираючи Файл із роздільниками комами або Файл із роздільниками табуляції зі спадного списку Файл діалогового вікна Друк звітів.

Щоб надрукувати звіт у вигляді файлу, просто натисніть кнопку Друк у діалоговому вікні Друк звітів. Як правило, програма пропонує вам ввести ім’я шляху. Ім’я шляху містить як диск і папку текстового файлу, так і ім’я файлу. Ви надаєте цю інформацію, а потім програма створює текстовий файл.