Як експортувати дані в Access 2016

Кожен об’єкт Access 2016 можна експортувати; Найпоширенішими завданнями експорту є експорт даних у таблицю або запит до іншої програми (наприклад, електронна таблиця) та експорт звіту у форматі Portable Document Format (широко відомого як PDF).

Експорт таблиці або запиту передбачає реорганізацію даних, які вони містять, у інший формат. Як і при імпортуванні, Access може перекласти дані в різноманітні формати файлів, залежно від ваших потреб.

Оскільки кожен об’єкт Access можна експортувати, на вкладці «Зовнішні дані» на стрічці представлені всі формати файлів, у які можна експортувати об’єкт. Якщо ви не можете експортувати його до певного формату, кнопка цього формату буде вимкнена.

Експортні формати

Access експортує в ті самі формати, що й імпортує. Access також експортує в PDF (файли Adobe Acrobat), XPS (XML Paper Specification), Microsoft Word та у вкладення електронної пошти.

Експорт даних таблиці або запиту

Дії для експорту таблиці або запиту прості:

Відкривши базу даних, клацніть таблицю або запит, які потрібно експортувати. Усі об’єкти бази даних розташовані на панелі навігації.

Назва таблиці або запиту буде виділено.

Натисніть вкладку Зовнішні дані на стрічці.

Група кнопок Експорт.

На стрічці з’явиться група кнопок «Експорт». Зверніть увагу на такі функції групи кнопок Експорт:

• Поширені завдання експорту мають власні кнопки.

• Рідко використовувані формати зведені разом; Ви можете отримати доступ до них за допомогою кнопки Більше.

Натисніть кнопку, яка відповідає програмі, до якої ви експортуватимете свої дані.

Крок 1 діалогового вікна Експорт – електронна таблиця Excel завершено.

З’явиться діалогове вікно «Експорт», яке налаштовано відповідно до вибраного формату.

Виконайте кроки в діалоговому вікні Експорт, щоб завершити експорт.

У діалоговому вікні Експорт відображаються варіанти формату експортованого файлу:

• Кожен вибір запитує ім’я файлу (включаючи шлях) для ваших експортованих даних.

• Деякі процеси експорту також запитують, чи хочете ви відкрити новий файл після завершення експорту.

  Ця остання функція може запобігти неприємному пошуку після збереження файлу.

Установіть прапорець «Зберегти кроки експорту», ​​якщо ви знаєте, що ви будете робити цей експорт знову.

Прапорець розташований на останньому екрані майстра експорту. Після того, як ви поставте прапорець, вам буде запропоновано ввести назву для експорту.

На стрічці є кнопка «Збережені експорти». Використовуйте цю кнопку, якщо ви хочете спростити частий експорт таблиці або запиту. Тут ви бачите таблицю, експортовану з Access, як вона відображається в Excel. Якщо ви запускаєте збережений експорт кілька разів, Access повідомляє, що файл призначення вже існує

Експортована таблиця добровольців у Excel, готова до всього.

Експорт звіту в PDF

Щоб експортувати звіт у PDF, виконайте наведені нижче дії.

Відкривши базу даних, клацніть звіт, який потрібно експортувати. Усі об’єкти бази даних розташовані на панелі навігації.

Назва звіту виділена.

Натисніть вкладку Зовнішні дані на стрічці.

На стрічці з’явиться група кнопок «Експорт».

Натисніть кнопку PDF або XPS у групі Експорт.

З’явиться діалогове вікно Опублікувати як PDF або XPS.

Експорт звіту «Події за типом» у формат PDF.

Перейдіть до папки, в якій ви хочете зберегти файл, і введіть ім’я файлу в поле Ім’я файлу.

Натисніть Опублікувати.

Звіт зберігається у форматі PDF у папці з вказаним ім’ям файлу.