Як додати надбудову Excel для фінансів та операцій до Dynamics 365

Фінанси та Excel йдуть рука об руку. Творці Dynamics 365 знають цінність інтеграцій і розуміють важливість Excel. Бухгалтери живуть і дихають електронними таблицями Excel. Без широкої, ефективної та простої у використанні інтеграції з Excel цінність вашого фінансового програмного забезпечення буде серйозно обмежена.

Щоб отримати максимальну віддачу від своєї ERP-системи, ви повинні мати можливість витягувати дані зі своєї ERP-системи в Excel одним натисканням кнопки. Ви повинні мати можливість створювати записи в журналі в шаблоні Excel і завантажувати їх у систему ERP одним клацанням миші. Вам потрібні прямі зв’язки між робочими книгами Excel і записами у вашій ERP-системі, щоб, коли запис оновлюється кимось у вашій організації, ваша електронна таблиця Excel відображала ці зміни, щойно ви оновлюєте посилання. У наші дні можливості перекачувати застарілі витяги даних із ERP в Excel недостатньо. На щастя, надбудова Excel для фінансів та операцій забезпечує надійну інтеграцію між Dynamics 365 і Excel для Office 365.

Інтеграція Dynamics 365 працює лише з останньою версією Excel; В ідеалі ви повинні використовувати Office 365 разом із Dynamics 365, обидві хмарні версії. Переконайтеся, що ваша версія Excel принаймні 16.0.6868.2060. Щоб побачити номер версії, запустіть Excel, виберіть Обліковий запис у меню Файл, а потім виберіть Про Excel. Номер версії відображається у верхньому лівому куті вікна «Про програму».

Excel працює з Dynamics 365 for Finance and Operations за допомогою надбудови Excel. Надбудова Excel – це встановлена ​​вами програма, яка розширює функціональні можливості Excel. Ці програми надбудов розроблено спеціально для Excel, і вони не працюють за межами Excel; скоріше, вони розширюють можливості Excel. Деякі зі способів розширення Excel надбудовами включають такі елементи:

• Веб-панелі завдань та панелі вмісту: відображають і дозволяють взаємодіяти з даними з іншої програми, які пов’язані з даними у вашій електронній таблиці Excel
• Настроювані елементи меню та кнопки на стрічці: надають вам більше функцій і функцій
• Діалогові вікна: дозволяють надати додаткову інформацію або перевірити процеси перед їх запуском

Надбудова, яка потрібна для інтеграції Excel з Dynamics 365, — це надбудова Microsoft Dynamics Office. Щоб встановити його, виконайте такі дії:

Запустіть Microsoft Excel.

На вкладці «Вставка» натисніть кнопку «Зберегти» у групі «Надбудови». Крім того, якщо ви використовуєте онлайн-версію Excel, натисніть кнопку Надбудови Office, а потім кнопку Зберегти у вікні надбудов Office, що з’явиться.
Відкриється Office Store.

Ознайомтеся з методом навігації по меню до кнопки «Надбудови» в онлайн-версії. порівняно з повними версіями Excel.

Кнопка Store, яка використовується для пошуку надбудови Excel.

Ознайомтеся з методом навігації по меню до кнопки «Надбудови» у повній версії Excel.

Кнопка надбудов Office знайдена в Excel Online.

У текстовому полі пошуку в магазині введіть Dynamics і натисніть Enter.

У результатах натисніть посилання Надбудова Microsoft Dynamics Office.

Натисніть кнопку Додати.

У діалоговому вікні, що з’явиться, виберіть параметр Довіряти цій надбудові.

Вам потрібно вказати, що ви довіряєте надбудові лише під час першого запуску, а не кожного разу.

Введіть URL-адресу вашого екземпляра клієнта Finance and Operations.
Ви можете скопіювати та вставити його в поле URL-адреса сервера.

Видаліть все після імені хоста.

Отримана URL-адреса має містити лише ім’я хосту, як у https://xxx.dynamics.com, де xxx означає ваше ім’я хосту.

Виберіть OK, а потім виберіть Так, щоб підтвердити зміну.

Надбудова перезапускається.

Завантажуються метадані (списки таблиць і доступних полів, які можна редагувати в Excel).

Кнопка Дизайн тепер увімкнена. Кнопка «Дизайн» дозволяє вам або вашому ІТ-відділу вказати точки дотику між Excel та об’єктами (типами записів) у Dynamics 365 for Finance and Operations, такими як клієнти, постачальники та замовлення на покупку.

Ви можете переключитися з Excel Online на повну (встановлену) версію Excel (за умови, що вона встановлена), натиснувши кнопку «Редагувати в Excel» у програмі Excel Online у ​​верхньому рядку меню.

Додавання, видалення та оновлення даних об’єктів (наприклад, постачальників, клієнтів, рахунків-фактур і замовлень на продаж) зазвичай здійснюється на екранах самої системи ERP, а не в Excel. Однак надбудова дозволяє створювати, оновлювати або видаляти записи даних ERP-об’єктів із Excel, хоча це непросто налаштувати з цілого ряду причин, у тому числі:

• Ви не можете додавати записи, не переконавшись, що ви включили всі обов’язкові поля.
• Вам потрібно вказати поле, яке є первинним ключем (унікальним ідентифікатором) для цієї сутності. Наприклад, ідентифікатор клієнта може бути унікальним первинним ключем основної таблиці клієнта, але при роботі з рахунками-фактурами, замовленнями на купівлю або іншими, більш складними таблицями, первинний ключ може бути складеним ключем, що складається з кількох полів.
• Ви можете отримати помилки, якщо спробуєте видалити запис, який використовується в інших пов’язаних таблицях. Це називається обмеженням зовнішнього ключа. Наприклад, ви не можете видалити продавця, якщо він використовується в рахунках-фактурах, які є частиною вашої історії платежів.

Зверніться за допомогою до свого ІТ-відділу або кваліфікованої консалтингової компанії-партнера Dynamics 365 під час розробки інтеграцій, які змінюють дані у вашій системі Dynamics 365 ERP із Excel. Ця функція чудово працює, але фахівець повинен правильно її налаштувати. Принаймні, почніть із перегляду даних Excel лише для читання в Dynamics 365 for Finance and Operations.

Якщо у вас немає експертів, щоб допомогти вам, ви можете почати зі створення інтеграцій Excel, які є лише переглядами даних Dynamics 365 ERP, які відображаються в Excel, без команд оновлення, вставки чи видалення; вони безпечніші, оскільки не можуть призвести до пошкодження даних в системі ERP.

Після того, як ви або хтось із вашого IT-відділу чи авторизованого постачальника рішень налаштували конектор даних за допомогою конструктора, який є частиною надбудови Microsoft Dynamics Office, конектор даних відображається на панелі праворуч від електронної таблиці. . Ви можете публікувати (зберігати, іншими словами) оновлення ваших даних назад у ваші системи Microsoft Dynamics. Ці оновлення обробляються за допомогою функції Microsoft Dynamics, яка називається службами OData (протокол відкритих даних). Надбудова Dynamics Office тепер підтримує лише точки дотику, доступні в службах OData. Якщо ви отримуєте повідомлення про помилку під час публікації змін, рядок, у якому була помилка, буде виділено. Крім того, відображається повідомлення, що вказує кількість рядків, які були видалені, додані або оновлені.