Як додати контакт до Microsoft Outlook 2019

Коли справа не в тому, що ви знаєте, а в тому, кого ви знаєте, вам потрібен хороший інструмент для відстеження того, хто є хто. Microsoft Outlook 2019 — чудовий інструмент для керування вашими іменами та адресами, і його так само легко використовувати, як і ваша «маленька чорна книжка».

Щоб ввести новий контакт, виконайте такі дії:

1. Натисніть Люди на панелі навігації, щоб перейти до модуля Люди, якщо потрібно.

2. Натисніть кнопку «Новий контакт» на вкладці «Головна» стрічки.

Відкриється форма введення нового контакту.

3. Заповніть пропуски у формі.

На наступному малюнку показано приклад.

4. Натисніть кнопку Зберегти та закрити на стрічці.

Presto — у вас є список контактів.

Заповніть форму, щоб створити контакт.

Функція контактів Outlook може бути набагато більше, ніж фізична адресна книга — якщо ви знаєте, що таке.

Якщо ви хочете, ви можете ввести кілька подробиць про кожну людину у своєму списку контактів і вибрати буквально з десятків варіантів, але якщо все, що ви робите, це вводите основне й рухаєтесь далі, це нормально. Якщо ви більше думаєте про деталі, ось спосіб ввести кожну йоту та назву для кожного запису контакту:

1. У модулі «Люди» натисніть кнопку «Новий контакт».

Відкриється форма нового контакту.

Щоб бути дуже швидким, натисніть Ctrl+N, щоб побачити форму контакту.

2. Натисніть кнопку Повне ім'я.

Відкриється діалогове вікно Перевірити повне ім’я, як показано тут.

Діалогове вікно Перевірка повного імені.

3. Виконайте деякі або всі з наступних дій:

• Клацніть трикутник (називається кнопкою прокручування вниз ) на правому краю текстового поля «Заголовок». Або вибрати назву (наприклад, г - н , г - жа , або доктор ) зі списку , який падає вниз або типу один (наприклад, преподобний , Гуру , або Свамі ).
• Клацніть у текстовому полі Перший і введіть ім’я контакту.
• Клацніть середнє текстове поле та введіть середню ініціал контакту (якщо є). Якщо середніх ініціалів немає, це поле можна залишити порожнім. Це також хороше місце, щоб розмістити повні по батькові, якщо хочете.
• Клацніть у текстовому полі Останнє та введіть прізвище контакту.
• Клацніть у спадному меню Суфікс. Виберіть варіант (наприклад, Jr. або III ) або введіть його в поле (наприклад, Ph.D. , DDS або BPOE ).

4. Натисніть кнопку OK.

Діалогове вікно Перевірити повне ім’я закриється, і ви знову потрапите у форму «Новий контакт», де введене ім’я знаходиться в текстових полях «Повне ім’я» та «Файл як».

5. Клацніть у відповідному полі та введіть запитану інформацію у формі нового контакту.

Якщо інформація недоступна — наприклад, якщо контакт не має назви посади — залиште поле порожнім. Трикутник після поля означає, що варіантів більше. Якщо вашого варіанту немає в списку, введіть його в поле.

• Якщо ви ввели ім’я в поле Повне ім’я, у полі «Файл як» це ім’я вже відображатиметься.

• Якщо ви хочете, щоб ця особа була подана під іншим іменем, клацніть у полі «Файл як» і введіть бажане позначення. Наприклад, ви можете вказати ім’я свого стоматолога під терміном Стоматолог, а не за ім’ям. Якщо ви введете «Стоматолог» у поле «Файл як», ім’я з’явиться під «Стоматолог» в алфавітному списку, а не під самим ім’ям. У вашому списку контактів є позначення повного імені та файлу як. Таким чином (наприклад, ви можете шукати свого стоматолога за ім’ям або словом «Стоматолог».

6. Клацніть у текстовому полі Електронна пошта та введіть адресу електронної пошти вашого контакту.

Якщо ваш контакт має більше однієї адреси електронної пошти, клацніть стрілку поруч із «Електронна пошта», як показано тут, виберіть «Електронна пошта 2», клацніть у текстовому полі та введіть другу адресу.

Ви можете ввести більше однієї адреси електронної пошти для кожної особи у вашому списку контактів.

7. Клацніть у текстовому полі поруч із полем «Комерційний телефон» і введіть службовий номер контакту.

8. Клацніть у текстовому полі поруч із полем домашнього телефону та введіть номер домашнього телефону контакту.

Для номерів, відмінних від службових і домашніх телефонів, клацніть трикутник біля опції номера, виберіть тип номера, який ви вводите, а потім введіть номер.

Форма нового контакту містить чотири блоки телефонних номерів. Ви можете використовувати будь-який з них для будь-якого з 19 типів телефонних номерів, доступних у спадному меню — як показано тут — залежно від типів телефонних номерів ваших контактів.

Ви завжди можете зв’язатися зі своїм контактом за одним із цих номерів телефону.

9. Клацніть трикутник у розділі Адреси, щоб вибрати тип адреси, який потрібно ввести.

Ви можете вибрати «Бізнес», «Дім» або «Інше».

10. Натисніть кнопку в розділі Адреси.

Відкриється діалогове вікно Перевірка адреси.

11. Введіть таку інформацію у відповідні поля:

• вул
• Місто
• Штат/провінція
• Поштовий індекс
• Країна/Регіон

Перегляньте наступний малюнок, щоб побачити заповнене діалогове вікно Перевірити адресу.

Діалогове вікно Перевірка адреси.

12. Натисніть OK.

Діалогове вікно Перевірка адреси закриється.

13. У формі «Новий контакт» установіть прапорець «Це поштова адреса», якщо щойно введена адреса є адресою, яка буде використовуватися для надсилання пошти контакту.

14. Клацніть у текстовому полі «Адреса веб-сторінки» та введіть адресу сторінки, якщо ви хочете створити посилання на цю сторінку безпосередньо з адресної картки.

Щоб переглянути веб-сторінку контакту, відкрийте запис контакту, натисніть кнопку «Більше» на вкладці «Контакти» на стрічці та виберіть «Веб-сторінка» (або натисніть Ctrl+Shift+X). Ваш веб-браузер запускається та відкриває сторінку.

У своєму веб-переглядачі ви можете побачити веб-сторінку, ввівши URL-адресу сторінки в поле Адреса. Якщо особа або компанія у вашому списку контактів Outlook має веб-сторінку, ви можете ввести URL-адресу цієї сторінки в текстове поле Адреса веб-сторінки.

URL – це вигадлива назва для адреси сторінки у всесвітній мережі. Коли ви бачите на телебаченні рекламу, яка посилається на www.discovery.com або www.dummies.com, ви бачите уніфікований локатор ресурсів (ще більш модний термін, що означає URL-адреса — по суті, Інтернет-адреса).

15. Клацніть у полі Примітки в нижньому правому куті форми та введіть все, що хочете.

Ви можете ввести напрямки, деталі зустрічі, Декларацію незалежності — все, що забажаєте (бажано те, що може допомогти вам у відносинах з контактом).

Відформатуйте текст у великому текстовому полі, як показано тут, натиснувши вкладку Формат тексту на стрічці та скориставшись кнопками на цій вкладці. Інструменти на вкладці Формат тексту такі ж, як і всі інші програми обробки текстів: шрифт, розмір точки, напівжирний, курсив, вирівнювання та колір. Виберіть текст, який потрібно відформатувати. Ви можете змінити форматування окремої літери або всього текстового поля. Ви не можете форматувати текст у менших текстових полях даних в інших частинах контактної форми — лише текст у полі Примітки.

Отримайте задоволення від форматування в текстовому полі «Примітки».

16. Коли ви закінчите, натисніть кнопку «Зберегти та закрити» на вкладці «Контакт» на стрічці.

Після того, як ви введете все, що вам потрібно або вам потрібно (або може знадобитися) знати про людей, з якими ви маєте справу на роботі, ви готові почати працювати.