Як додати контакти в Outlook 2019

Outlook відноситься до інформації, яку ви зберігаєте про людей та організації, як контактну інформацію, і зберігає її в папці під назвою Контакти. Щоб отримати доступ до папки «Контакти», клацніть піктограму «Контакти» (яка виглядає як дві людини) у нижньому лівому куті вікна Outlook.

У папці Контакти показано кожен контакт, який ви ввели в Outlook 2019 .

Хоча на зображенні вище показано кілька контактів, у вас їх немає, коли ви починаєте. Ви повинні ввести кожен окремо.

Щоб зберегти чиюсь контактну інформацію, виконайте наведені нижче дії.

У вікні «Контакти» натисніть кнопку «Новий контакт» у верхньому лівому куті.

З’явиться нове вікно Без назви – контакт.

На кроці 1 ви також можете вибрати Головна → Новий контакт або натиснути Ctrl+N, щоб створити новий контакт. Перегляньте ці інші комбінації клавіш Outlook 2019 .

Заповніть інформацію, яку ви хочете зберегти для особи чи організації.

Ви можете заповнювати скільки завгодно, так і мало.

Чим повніше ви зробите запис для людини, тим кориснішим може бути Outlook. Однак для введення всіх даних, необхідних для повного запису, потрібно більше часу, ніж просто ввести ім’я та адресу електронної пошти. Жодне з полів не є обов’язковим.

Натисніть кнопку Зберегти та закрити на стрічці. Контакт додається до вашого списку контактів.

Нижче наведено кілька порад, які слід враховувати, коли ви вводите контактну інформацію в Outlook 2019.

• Все, що ви вводите в полі Повне ім’я, негайно замінює Untitled в рядку заголовка діалогового вікна.
• У полі «Файл як» вкажіть, як цей запис розміщено в алфавіті. За замовчуванням це прізвище, тому воно змінює все, що ви вводите в поле Повне ім’я. Наприклад, якщо ви введете John Doe у полі Повне ім’я, File As відображатиметься як Doe, John . Для імен людей це зазвичай найкращий шлях. Однак для назви компанії (наприклад, ACME Corporation) ви, ймовірно, не бажаєте, щоб вона була в алфавіті як Corporation, ACME. Щоб виправити це, відкрийте спадний список «Файл як» і виберіть ACME Corporation .
• Якщо ви введете назву компанії (у полі «Компанія»), у списку «Файл як» буде доступно ще більше варіантів. Наприклад, ви можете вибрати в алфавіті назву компанії, а не фізичну особу, і помістити особу або назву компанії в дужки, наприклад:
  • Корпорація ACME (Доу, Джон)
  • Доу, Джон (Корпорація ACME)

• Ви можете зберігати кілька адрес електронної пошти для однієї особи. Зверніть увагу, що електронна пошта — це не лише мітка поля, а й спадний список. Відкрийте список і виберіть Електронна пошта 2, Електронна пошта 3 тощо, щоб отримати додаткові адреси.
• Усі поля номерів телефонів також мають спадні списки, пов’язані з їхніми мітками. Ви можете зберегти чотири номери телефону для однієї особи, і ви можете вибрати, які ярлики буде носити кожен з них. Наприклад, одному з телефонних номерів можна призначити мітку Мобільний.
• Ви можете мати три адреси для особи: ділову, домашню та іншу. Перемикайтеся між ними за допомогою розкривного списку в розділі Адреси.
• Коли ви вводите адресу, але не вводите її у належному поштовому форматі (адреса, місто, штат та поштовий індекс), діалогове вікно запропонує вам заповнити їх. Це для вашого власного захисту: щоб переконатися, що кожна адреса Ви вводите, можна використовувати.
• Використовуйте панель приміток, щоб зберегти будь-яку додаткову інформацію про особу, яка не відповідає жодному з полів.
• Поля за замовчуванням, які з’являються, називаються загальними полями. Є більше доступних полів. На вкладці Контакти в групі Показати натисніть Деталі, щоб переглянути інші.
• Щоб налаштувати вигляд ваших контактів, виберіть із наборів полів, відмінних від значень за замовчуванням.