Як додати записи до списків даних за допомогою форми даних у Excel 2013

Excel 2013 дозволяє додавати записи до списків даних за допомогою форми даних. Коли ви вперше натискаєте кнопку спеціальної форми, яку ви додали на панель інструментів швидкого доступу, Excel аналізує рядок імен полів і записів для першого запису та створює форму даних.

У цій формі даних перераховані назви полів у лівій частині форми разом із записами для першого запису у відповідних текстових полях поруч із ними. Ви можете побачити форму даних для нової бази даних співробітників; це виглядає як налаштоване діалогове вікно.

Форма даних містить записи, які ви зробили в першому записі. Форма даних також містить ряд кнопок, які ви використовуєте для додавання, видалення або пошуку певних записів. Прямо над першою кнопкою у формі даних вказано номер запису, а потім загальна кількість записів. Під час створення нових записів над цією кнопкою замість номера запису відображатиметься Новий запис.

Усе форматування, яке ви призначаєте конкретним записам у першому записі, автоматично застосовується до цих полів у наступних записах, які ви вводите, і використовується у формі даних.

Наприклад, якщо ваш список даних містить поле телефону, вам потрібно ввести лише десять цифр номера телефону в поле «Телефон» форми даних, якщо початковий запис номера телефону відформатовано в першому записі у форматі «Спеціальний номер телефону». .

Таким чином, Excel приймає новий запис у файлі телефону, наприклад, 3075550045, і автоматично форматує його так, щоб він відображався як (307) 555-0045 у відповідній клітинці списку даних.

Процес додавання записів до списку даних за допомогою форми даних простий. Коли ви натискаєте кнопку «Створити», Excel відображає порожню форму даних (з позначкою «Новий запис» у правій частині форми даних), яку ви маєте заповнити.

Після введення інформації для першого поля натисніть клавішу Tab, щоб перейти до наступного поля в записі.

Вау! Не натискайте клавішу Enter, щоб перейти до наступного поля в записі. Якщо ви це зробите, ви вставите новий, неповний запис у базу даних.

Продовжуйте вводити інформацію для кожного поля та натискайте Tab, щоб перейти до наступного поля в базі даних.

• Якщо ви помітили, що зробили помилку, і хочете відредагувати запис у полі, яке ви вже пройшли, натисніть Shift+Tab, щоб повернутися до цього поля.

• Щоб замінити запис, просто почніть вводити.

• Щоб відредагувати деякі символи в полі, натисніть → або клацніть вказівник двотаврової балки у записі, щоб знайти точку вставки; потім відредагуйте запис звідти.

Під час введення інформації в певне поле ви можете скопіювати запис, зроблений у цьому полі, із попереднього запису, натиснувши Ctrl+' (апостроф). Наприклад, натисніть Ctrl+', щоб перенести той самий запис у полі «Стан» кожного нового запису під час введення серії записів для людей, які живуть в одному штаті.

Під час введення дат у поле дати використовуйте узгоджений формат дати, який знає Excel. (Наприклад, введіть щось на кшталт 7/21/98 .) Під час введення поштових індексів, які іноді використовують нулі, які ви не бажаєте зникати з запису (наприклад, поштовий індекс 00102), відформатуйте перший запис поля за допомогою спеціального Формат номера поштового індексу.

У випадку інших чисел, у яких використовуються початкові нулі, ви можете відформатувати їх за допомогою текстового формату або поставити ' (апостроф) перед першим 0. Апостроф повідомляє Excel, що число розглядається як текстова мітка, але не відображається в самій базі даних. (Єдине місце, де ви можете побачити апостроф, це на рядку формул, коли курсор комірки знаходиться в клітинці.)

Натисніть клавішу ↓, коли ви введете всю інформацію для нового запису. Або замість клавіші ↓ ви можете натиснути Enter або натиснути кнопку Створити. Excel вставляє новий запис як останній запис у базі даних на аркуші та відображає нову порожню форму даних, у яку можна ввести наступний запис.

Після завершення додавання записів до бази даних натисніть клавішу Esc або кнопку Закрити внизу діалогового вікна, щоб закрити форму даних.