Як додати власні правила форматування Excel вручну

Вам не потрібно використовувати один із попередньо визначених сценаріїв, запропонованих Excel. Excel дає можливість створювати власні правила форматування вручну. Створення власних правил форматування допомагає вам краще контролювати форматування клітинок і дає змогу робити те, що ви не могли б зробити у попередньо визначених сценаріях.

Наприклад, корисним правилом умовного форматування є тегування всіх значень вище середнього значком Перевірка, а всіх значень нижче середнього значком X. Рисунок демонструє це правило.

За допомогою спеціального правила форматування ви можете позначити значення вище середнього прапорцем, а значення нижче середнього — X.

Хоча це правда, що сценарії «Вище середнього» та «Нижче середнього», вбудовані в Excel, дозволяють форматувати атрибути комірок і шрифтів, вони не дозволяють використовувати набори значків. Ви можете собі уявити, чому набори значків були б кращими на приладовій панелі, ніж просто кольорові відхилення. Значки та фігури набагато краще передають ваше повідомлення, особливо коли приладова панель надрукована у чорно-білому кольорі.

Щоб розпочати створення свого першого спеціального правила форматування, перейдіть на вкладку Створити правило вручну, а потім виконайте такі дії:

Виберіть цільовий діапазон комірок, до яких потрібно застосувати умовне форматування, і виберіть Нове правило з меню Умовне форматування, як показано.

Виберіть цільовий діапазон, а потім виберіть Нове правило.

Цей крок відкриває діалогове вікно Нове правило форматування, показане на наступному малюнку.

Виберіть правило «Форматувати всі клітинки на основі їхніх значень», а потім скористайтеся спадним меню «Стиль форматування», щоб перейти до «Набори піктограм».

Ось що робить кожен тип:

• Форматувати всі клітинки на основі їхніх значень: вимірює значення у вибраному діапазоні одне з одним. Цей вибір зручний для пошуку загальних аномалій у вашому наборі даних.

• Форматувати лише клітинки, які містять: застосовує умовне форматування до тих комірок, які відповідають визначеним вами критеріям. Цей вибір ідеально підходить для порівняння значень із визначеним еталоном.

• Форматувати лише верхні або нижні рангові значення: застосовує умовне форматування до тих комірок, які ранжуються у верхній або нижній N-й числі або відсотках від усіх значень у діапазоні.

• Форматувати лише значення вище або нижче середнього: застосовує умовне форматування до тих значень, які математично вищі або нижчі середніх значень у вибраному діапазоні.

• Використовуйте формулу для визначення осередків для форматування: оцінює значення на основі заданої вами формули. Якщо певне значення має значення true, до цієї клітинки застосовується умовне форматування. Цей вибір зазвичай використовується при застосуванні умов на основі результатів розширеної формули або математичної операції.

Панелі даних, колірні шкали та набори піктограм можна використовувати лише з типом правила «Форматувати всі клітинки на основі їхніх значень».

Переконайтеся, що вибрано тип правила «Форматувати всі клітинки на основі їхніх значень», а потім скористайтеся спадним меню «Стиль форматування», щоб перейти до «Набори значків».

Натисніть спадне меню «Стиль значка», щоб вибрати набір піктограм.

Змініть обидва спадні меню Тип на Формула.

У кожному полі Значення введіть =Середнє($C$2:$C$22).

Цей крок повідомляє Excel, що значення в кожній клітинці має бути більше, ніж середнє значення для всього набору даних, щоб отримати значок Перевірити.

На цьому етапі діалогове вікно виглядає так, як показано тут.

Змініть розкривні поля Тип на Формула та введіть відповідні формули в поля Значення.

Натисніть OK, щоб застосувати умовне форматування.

Варто витратити трохи часу, щоб зрозуміти, як працює це правило умовного форматування. Excel оцінює кожну клітинку в цільовому діапазоні, щоб перевірити, чи відповідає її вміст у порядку (спочатку вгорі) логіці кожного поля значення. Якщо клітинка містить число або текст, який відповідає дійсності першого поля «Значення», застосовується перша піктограма, і Excel переходить до наступної клітинки в діапазоні. Якщо ні, Excel продовжує вниз кожного поля значення, доки одне з них не буде мати значення true. Якщо комірка, що оцінюється, не відповідає жодній логіці, розміщеній у полях Значення, Excel автоматично позначає цю клітинку останнім значком.

У цьому прикладі ви хочете, щоб клітинка отримала значок Перевірки, лише якщо значення клітинки більше (або дорівнює) середньому із загальних значень. В іншому випадку ви хочете, щоб Excel перейшов безпосередньо до значка X і застосував X.