Як додати або видалити таблиці бази даних у Access 2016

Ніхто не очікує досконалості на цьому етапі гри. Звичайно, не під час вашого першого спроби створення бази даних у Access 2016, і навіть не з другої чи третьої спроби. Навіть досвідчені експерти час від часу про щось забувають, розуміючи, що після створення таблиці, що вона їм не потрібна, або після того, як вони почали створювати звіти та запити, вони забули необхідну таблицю. Це може статися з кожним.

Що робити? Використовуйте простий інтерфейс Access для додавання потрібних таблиць і видалення таблиць, які вам не потрібні.

Додавання нових таблиць

Якщо після того, як ви почнете створювати свою базу даних, ви вирішите, що ваша база даних вимагає більше однієї таблиці — іншими словами, якщо ви розумієте, що вам потрібна реляційна база даних, — тоді вам потрібно додати ще одну таблицю. Якщо ви вже знали, що вашій базі даних знадобиться кілька таблиць, то — після створення першої — єдине, що потрібно зробити, — це створити одну за одною решту.

Щоб додати нові таблиці до існуючої бази даних, повторіть наступні кроки для кожної нової таблиці:

Натисніть вкладку Створити на стрічці.

З’являться кнопки вкладки «Створити».

Вкладка «Створити» — це логічне місце, куди потрібно перейти, коли ви хочете створити нову таблицю.

Натисніть кнопку Таблиця на стрічці.

З’явиться нова таблиця, порожня та очікує на назву для першого поля.

Виглядає знайомо, чи не так? Нова таблиця чекає на поля та імена полів, не кажучи вже про записи.

Створіть і назвіть поля для цієї нової таблиці.

Періодично зберігайте свою базу даних під час роботи.

Продовжуйте додавати таблиці, використовуючи кроки з 1 по 3 для такої кількості таблиць, скільки вам потрібно в базі даних.

Вам не обов’язково робити це ідеально з самого початку — ви завжди можете повернутися до перейменування полів і додати чи видалити таблиці (докладніше про те, як це зробити, за секунду). Мета тут полягає в тому, щоб просто зробити це — просто розпочніть і запустіть базу даних, щоб ви могли побачити, що у вас є, і почати працювати з нею.

Іменування таблиць має важливе значення, тому що вам потрібно буде знати, з першого погляду на цю ліву панель, що знаходиться в Таблиці 1, Таблиці 2 чи Таблиці 3, чи не так? Краще називати їх Клієнтами, Замовленнями, Продуктами тощо, щоб вам не довелося запам’ятовувати кожного за загальним номером. Щоб назвати таблицю, ви можете зробити це, коли ви вперше закриєте її та отримаєте запит на збереження.

Діалогове вікно «Зберегти як» містить вікно «Ім’я таблиці». Введіть назву та натисніть Enter. Якщо пізніше ви вирішите, що вам не подобається ім’я, просто клацніть правою кнопкою миші назву, яку воно має наразі, як показано на панелі зліва, і поточне ім’я буде виділено. Введіть нове ім'я та натисніть Enter, щоб підтвердити його.

Ви також можете вибрати «Перейменувати» у меню, яке з’явиться, якщо клацнути правою кнопкою миші назву таблиці на панелі зліва, де перераховані компоненти бази даних. Це також дає можливість ввести ім’я заміни.

Коли ви закриєте таблицю, вам буде запропоновано зберегти таблицю.

Видалення таблиці

Отже, у вас є стіл, який вам не потрібен. Можливо, після створення таблиці C ви зрозумієте, що вам дійсно потрібні лише таблиці A і B — або що таблиця D, яку ви також створили, дійсно робить таблицю C непотрібною. Якою б не була причина, від таблиць, навіть із записами, легко позбутися.

Від столів легко позбутися. Можливо, занадто легко. Перш ніж видалити таблицю, перевірте і перевірте свою базу даних, щоб переконатися, що ви не видаляєте інформацію, яку потрібно зберегти. Коли таблиця видаляється, усі з’єднання з нею, включаючи всі зв’язки та посилання в запитах і звітах, також видаляються. Коли ви вирішите видалити таблицю, з’явиться підказка, яка нагадує вам про це.

Все ще бажаєте відмовитися від столу? Ось як це робиться:

Відкривши базу даних, подивіться на панель у лівій частині робочої області.

На цій панелі ви повинні побачити список ваших таблиць.

Кожна таблиця має власну кнопку з назвою, яку ви дали таблиці.

Клацніть правою кнопкою миші назву таблиці на панелі в лівій частині робочої області та виберіть Видалити зі спливаючого меню.

Виберіть Видалити, щоб позбутися небажаної таблиці.

Натисніть Так у відповідь на запит, якщо насправді ви хочете видалити таблицю.

Все зникло!

Тепер ви, напевно, думаєте, що настав час почати вводити записи, але ні, не починайте цього поки що. Перш ніж почати заповнювати таблиці даними, краще налаштувати зв’язки між таблицями, встановити ключові поля, які з’єднають ваші реляційні таблиці, і визначити специфікації для кожного з ваших полів, використовуючи переваги параметрів полів.

Навіть якщо ваша база даних буде (відносно простою) базою даних із плоскими файлами, вам потрібно згладити налаштування для ваших полів, перш ніж почати вводити дані — встановити правила введення імен, чисел, дат тощо — щоб введені вами поля люб’язно приймаються полями, які ви налаштували.