Як відфільтрувати список даних в Excel 2016

Функція фільтра в Excel 2016 дозволяє легко приховати все в списку даних, крім записів, які ви хочете побачити. Щоб відфільтрувати список даних лише до тих записів, які містять конкретне значення, потім натисніть кнопку «Автофільтр» у відповідному полі, щоб відобразити спадний список, що містить усі записи, зроблені в цьому полі, і виберіть той, який ви хочете використовувати як фільтр.

Потім Excel відображає лише ті записи, які містять значення, вибране в цьому полі. (Усі інші записи тимчасово приховані.)

Якщо заголовки стовпців таблиці списку даних наразі не мають кнопок розкривного списку фільтрів, що відображаються в клітинках після імен полів, ви можете додати їх, просто натиснувши Головна→ Сортувати та фільтрувати→ Фільтр або натиснувши Alt+HSF.

Наприклад, на малюнку я відфільтрував список даних співробітників, щоб відобразити лише ті записи, у яких місцеположення є Бостоном або Сан-Франциско, натиснувши кнопку «Автофільтр» у полі «Розташування», а потім поставивши прапорець (Вибрати все), щоб зняти його прапорець. . Потім я поставив прапорці Бостон і Сан-Франциско, щоб додати до них галочки, перш ніж натиснути OK. (Це так просто.)

Список даних співробітників після фільтрації всіх записів, окрім записів із Бостоном або Сан-Франциско в полі Місцезнаходження.

Після того, як ви відфільтруєте список даних, щоб відображалися лише записи, з якими ви хочете працювати, ви можете скопіювати ці записи в іншу частину аркуша праворуч від бази даних (або ще краще, інший аркуш у книзі). Просто виділіть клітинки, потім натисніть кнопку Копіювати на вкладці «Головна» або натисніть Ctrl+C, перемістіть курсор комірки до першої клітинки, де мають з’явитися скопійовані записи, а потім натисніть Enter. Після копіювання відфільтрованих записів ви можете повторно відобразити всі записи в базі даних або застосувати дещо інший фільтр.

Якщо ви виявите, що фільтрація списку даних, вибравши одне значення у спадному списку поля, дає вам більше записів, ніж ви дійсно хочете, ви можете додатково відфільтрувати базу даних, вибравши інше значення у спадному списку другого поля. список. Наприклад, припустимо, що ви вибрали Бостон як значення фільтра у випадаючому списку поля Місцезнаходження, і в підсумку на робочому аркуші відображаються сотні записів про Бостон.

Щоб зменшити кількість записів у Бостоні до більш керованого числа, ви можете вибрати значення (наприклад, Людські ресурси) у спадному списку поля Dept, щоб додатково відфільтрувати базу даних та зменшити записи, з якими потрібно працювати на екрані. Коли ви закінчите працювати з записами співробітників відділу кадрів Бостона, ви можете відобразити інший набір, знову відобразивши розкривний список поля Dept і змінивши значення фільтра з відділу кадрів на інший відділ, наприклад, бухгалтерію.

Коли ви будете готові знову відобразити всі записи в базі даних, клацніть кнопку «Автофільтр» у відфільтрованому полі (що позначається появою фільтра конуса на кнопці спадного списку), а потім натисніть кнопку «Очистити фільтр від» (за яким слід назвати поле в дужках) біля середини його розкривного списку.

Ви можете тимчасово видалити кнопки автофільтрації з комірок у верхньому рядку списку даних, що містить імена полів, і пізніше відобразити їх знову, натиснувши кнопку «Фільтр» на вкладці «Дані» або натиснувши Alt+AT або Ctrl+Shift+L.